>insert panic<: problem/möjligheter med digitala anmälningsverktyg.

The best laid plans
I torsdags öppnade till slut anmälan för lajvet. Vi hade väntat och förberett och klurat för att få tekniken att stämma och få ut all information till alla presumtiva deltagare så att ingen skulle känna sig förvirrad eller stressad i onödan. Well, låt oss säga att det blev blandat resultat på det där med både förvirring och stress 😛

Strax innan kl. 19, då vi skrivit att anmälan skulle öppna, satt vi och var rejält nervösa. Skulle allt funka? Skulle vi få några anmälningar? Nä, ok, vi visste att det fanns ett gäng som låg på låset och skulle anmäla sig direkt så det kändes inte som vi skulle ha några större problem att fylla platserna, men vad som komma skulle var ändå lite oväntat. Anonym Bäver nämnde någon gång under eftermiddagen ”jag tror det kommer ta kanske en timme eller två innan anmälan är full, det vore rätt tufft”. Dagens Bäver skrattar åt denna naivitet.

Prick kl. 19:00 trycker vår hemside-Orangutang på ”uppdatera” och går in på lajvets FB-sida och meddelar att anmälan är öppen. 19.02 kommer den första anmälan in och en våg av IIIiiIIIhihihiiii går genom rummet. Det verkar funka! Sen kom lavinen… 19.07 inser vi att vi kanske behöver… göra något… ta ner länken när det blivit fullt och skriva något om det? 19.09 utbryter mer seriös panik när vi inser att formuläret vi gjort med bara ett visst antal platser tillgängligt inte funkat som förväntat och helt plötsligt har vi över 50 anmälningar till ett lajv med 43 platser :O

Stopp! Stanna! Ta ner formuläret! Hjääälp! *viftar med armarna*
Stopp! Stanna! Ta ner formuläret! Hjääälp! *viftar med armarna*

Så vad hände egentligen? Vad var det som inte funkade?
Jo, vi hade lagt ner en hel del tid på att researcha, experimentera och utvärdera olika lösningar. Det första vi började med var Google Forms. De har vi använt till mycket annat och var bekanta med. Men vi hade två något speciella krav på vad detta anmälningsformulär skulle klara av. Delvis så ville vi kvotera platserna mellan män och kvinnor och delvis hade vi ett mindre antal subventionerade biljetter. Båda dessa saker krävde att man i formuläret kunde göra frågor där vi kunde säga att endast en viss mängd anmälningar fick välja ett visst svar på dessa två frågor. Det visade sig att varken Google Forms eller flera andra lösningar/program vi tittade på hade en enkel lösning på detta. Och med de begränsade programmeringskunskaperna vi har i vår arrangörsgrupp så ville vi helst hitta just en enkel lösning. Men efter ca 5-7 försök med olika lösningar/program och ungefär lika många timmar research senare så hittade vi den lösning vi sedan kom att använda: JotForm.
De hade en widget för att hantera ”gifts” genom vilken man då kunde begränsa mängden formulärs-svar som kunde välja de fält vi val att definiera som ”gifts”. Toppen, tänkte vi, för en tjänst som används för onlineförsäljning borde ju kunna hantera ca 40 anmälningar utan problem. Men för säkerhets skull satte vi också en gräns för antal biljetter hos Paypal, det är ju ett jätteföretag, de måste verkligen kunna hantera ca 40 anmälningar utan att strula! …Ha ha!
Det visade ju sig att vi var väldigt naiva när det gällde tekniken och vad vi trodde den skulle klara av. Men vi var heller inte bereda på den enorma takt som anmälningarna rullade in. Inget av systemen hanterade alltså att rapportera till deltagarna som anmälde sig att platserna var slut. Helt enkelt för att så många skickade in sina anmälningar och betalningar samtidigt, med knappa sekunders mellanrum. Helt enkelt vet vi inte riktigt vad för system som skulle kunna hantera detta på ett felfritt sätt. Åtminstone inte som är gratis eller billigt nog för vår budget. Troligtvis blir det en mer manuell eller mänsklig spärr nästa gång. Det må kanske inte vara fullt så snyggt, men desto mer tillförlitligt.

-Trojkan jobbade under Torsdagen på den Anonyma orangutangens jobb, fiffigt med whiteboard och mångfärgade post-it's!
Trojkan jobbade under Torsdagen på den Anonyma orangutangens jobb, fiffigt med whiteboard och mångfärgade post-it’s!

Åtta minuter och tretton sekunder tog det att fylla lajvets platser. Det har omnämnts att det kan vara någon slags rekord – vilket ju är helt galet och fantastiskt roligt! Och ganska nervöst…

Resten av kvällen spenderades i någon slags chocktillstånd. Med stirrande ögon och mosiga hjärnor lyckades vi till slut sortera ut vilka som fick plats och vilka som inte gjorde det (vi utgick från timestamp på anmälningarna, det var alltså sekundrar som skilde åt). Sen vi var tvungna att meddela vissa att tyvärr, även om hemsidan sa det så är du inte alls anmäld 😦 Att behöva säga sånt var verkligen inte roligt, det var ju uppenbarligen folk som väldigt gärna ville åka på lajvet eftersom de hängt på låset när vi öppnade anmälan… Återbetalningar av deras avgifter gick ändå ganska smidigt via Paypal och de hamnade på en reservlista som än idag fylls på med nya namn.

Några få har gnällt öppet över att de trodde sig vara anmälda och att vi strulat till det, men de allra flesta har varit förstående för vårt tekniska strul och bara stärkt oss med stöd och pepp via olika kanaler. Lajvare är fantastiska!

Hype is a fickle mistress
Det är verkligen svårt, nästan omöjligt att i förväg säga vilka lajv som kommer bli populära och vilka som kanske till och med måste ställa in för att de inte får tillräckligt med deltagare. Rätt personer vid rätt tillfälle som säger något positivt i en grupp så sprider sig snart engagemanget som löpeld. Men det kan lika gärna utebli, att de där rätta personerna just då känner för något annat, råkar missa att lajvet finns, att lajvet ligger i fel stad, fel årstid, inte riktigt får fram vad det handlar om, har för snävt tema… Tusen små saker påverkar. Har väl hypen kring ett evenemang börjat så sprider det sig sen rätt mycket av sig självt och kan till och med bli en lavin, som i vårt fall, men får man inte igång det så är det inte mycket man kan göra. Satsa mer på marknadsföring än vad man tror behövs, det produceras väldigt många lajv i dag så det gäller att synas och höras på denna fantastiskt färggranna marknad.

Till nästa gång ska vi nog ta en funderare kring olika former av anmälningsprocess. Det ska vara rättvist först och främst, men också öppet, enkelt och fungera utan strul. Den stress som vår variant framkallade är kanske inte jättebra… Ett förslag som låter intressant är att man har anmälan öppen en lagom lång period och sen lottar man bland de anmälda. Kan det kanske vara något för anmälningsproceduren vi ska ha i september inför den andra uppsättningen? Kom gärna med tips och tankar!

When in doubt, insert INTURNET KITTENZ
When in doubt, insert INTURNET KITTENZ

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s