Den typiska lajvbudgeten

Eller: ”Oh no where are all the monies?”.

Eller: ”My preciousssss…”

coins-1015125_640

Den här bloggposten uppkom ur en diskussion och ett samarbete i Facebookgruppen Arrnätverket

Det finns vissa återkommande teman när det gäller att göra en budget för lajv. I den här bloggposten har vi samlat dels

A) En lista över vanliga budgetposter när det gäller utgifter.

B) Några exempelbudgetar från gamla arr – ibland även med utfallsberäkningar. Vill du bidra med nån till budget? Maila arralajv@gmail.com.

All info finns även i det här länkade google-kalkylarket.

BUDGETPOST KOMMENTAR
PR O KOMMUNIKATION
Hemsideskostnader
Tryckkostnader
TRANSPORT Räkna 18.5kr / mil i bilersättning ungefär. (Vid släp ca 23.5kr / mil)
Arrangörsresor till/från förberedelsemöten
Arrangörsresor till/från lajvet
Funktionärsresor till/från lajvet Alla lajv bekostar inte sina funkisars resor. Vissa funkisar är vana vid det, andra inte. Glöm inte att prata med dina funkisar om vad som gäller för just ditt lajv, så att de tar med det i sin beräkning!
Transport av mat
Transport av rekvisita
HYGIEN
Hyra av toaletter (inkl transport?) Hur många toaletter per deltagare?
Toapapper, desinficeringstvål
Hygienkit (mensskydd, våtservetter)
MAT Om man lagar mat själv kan 100kr per person och dag vara en vettig matkostnad, om gruppen överstiger 10 personer
Om du erbjuder buffé-stil med mat, kan du använda det här verktyget: https://www.kokaihop.se/blogPost/show/kokaihop-1/portionsberaknare
Tänk även på att du kan använda mathem.se eller liknande affärer som kör ut maten åt dig – kan spara tid och energi för funk.
Mat till deltagare FÖRE lajvet (workshops etc.)
Mat till deltagare under lajvet
Mat till funktionärer Glöm inte typ läsk och socker- eller saltbaserade mutor.
Mat till arrangörer under förberedelsemöten Glöm inte typ läsk och socker- eller saltbaserade mutor.
Mat till arrangörer och funkisar efter lajvet
LOKALER/OMRÅDE
Lokal/områdeshyra
Lokal/områdesdeposition RÄKNA MED ATT DU INTE FÅR TILLBAKA DENNA!
Städningskostnader Om du har tajt budget, se till att dina deltagare hjälper till. Skriv isf på hemsidan att det är obligatoriskt att hjälpa till så får ingen en chock.
Utkörning av vatten
Kostnader för att bygga på område Spik, virke, tyg för att dölja saker
REKVISITA Tänk på: ”vad händer om det här går sönder?”
Prylar A
Prylar B
Prylar C
En övrigtpott för alla prylar D som du inte tänker på nu
SJUKVÅRD Gör en riskanalys av eventet. Vad kan behövas? Plåster och alvedon eller allt från hemostatiska förband till brännskadekit? Mycket kan återanvändas till fler gånger (hålla koll på bf-datum).
Sjukvård Lite receptfritt utbud av smärtstillande, allergimedicin, kortsionsalva, Xylocain kan vara räddningen för någons lajv.
MOBILT KONTOR FÖR ARR FÖRE/UNDER/EFTER LAJVET
pennor, papper, mappar, sax, tejp, klister, pärmar
skrivare
telefonkostnader
kostnader för dokumentation, t ex fotografering
ÖVRIGA KOSTNADER Räkna 10% på resten av budgeten
BUFFERT 10% av resten av budgeten.
Det här är __inte__ samma budgetpost som ”övriga kostnader” ovan. ”Övriga kostnader” är oväntade kostnader som du ändå tror kommer. Bufferten är där för kostnaderna du absolut inte väntar dig, som när ni råkar ha sönder en privatpersons bil eller köra på en orienterare.

Exempel på budgetar

Vår Sista Natt Tillsammans (här är en länk till fortsättningen, men budgeten rör det första evenemanget) var ett lajv för ett 40-tal deltagare. Det skedde inomhus i en hyrd lokal och deltagarna kunde välja om de ville köpa mat från oss, eller ta med sig egen.

budgetvsnt

 

En Midsommarnattsdröm hade också ca 40 deltagare. Här gjordes ett klassiskt misstag i budgetplaneringen: innan lajvet var avslutat så såg det hela såpass bra ut, att arr bestämde sig för att erbjuda funktionärer halva eller i vissa fall hela deltagaravgiften tillbaka. Men sen kom en rad oväntade utgifter – i slutändan gick projektet plus minus noll, men det hade också kunnat sluta på negativa siffror. Lärdom: planera alltid in en BUFFERT på 10%, vänta med glädjeutgifter (beställa arrangörsfirarmiddag på Grand, erbjuda funkisar anmälningsavgift tillbaka trots att det aldrig nämnts innan…) till hela arrangemanget är avklarat.

En midsommarnattsdröm fick mer än en tredjedel av sina inkomster från studiecirklar i Studiefrämjandet.

budgetmidsommar

Shiny Heroes var ett scifi-lajv där lajvstugan Lugnet hyrdes. Arrangörerna var utspridda över Sverige, så en hel del pengar gick till transportkostnader.

budgetsh

Mare Incognitum var ett skräcklajv – här återfinns dess budget (alltså planen man gör) och resulträkning (alltså hur det faktiskt blev):

mareincogresultatrakning

Sluttankar

Känns det fortfarande oöverkomligt svårt? Gå med i Arrnätverket på Facebook och fråga om hjälp om du har specifika frågor – svenska lajvarrangörer hjälper gärna varandra.

Har du en egen exempelbudget du kan bidra med från nåt lajv du arrat? Hör av dig till arralajv@gmail.com eller lämna en kommentar nedan, vetja!

Annonser

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s