Arbetsfördelning i din arrangörsgrupp

eller “vem skulle ta det där, egentligen?”

eller “It takes two to tango but a village to make a larp.”

Så, du ska påbörja arrangerandet av ditt lajv. Din vision är klar (typ) och tavlan på Pinterest av full av inspirationsbilder. Kanske är också hemsidan färdig.

Nu kommer biten som många arrangörer inte tänker på. Att allt behöver göras typ samtidigt. Som jag nämnt i ett tidigare inlägg så är en lajvarrangör inte en övernaturlig varelse som kan vara överallt samtidigt. En lajvarrangör är en människa med en väldigt bra idé som nu ska förverkligas. Men det där med förverkligande är knepigt, för vet någon annan hur det ska göras lika bra som du? Förstår någon annan detaljerna som du kommit på? Kan någon annan planera maten lika bra som du?

Det korta svaret? JA. Det här blogginlägget kommer att föreslå några överordnade principer och ett antal konkreta checklistor till ert första arrangörsmöte.

 

Alltför många gånger har jag hört om arrangörer som kollapsat av vätskebrist mitt under ett lajv, som brutit ihop i tårar för att hen inte tänkt på att planera städningen eller som legat till sängs i en vecka efter arrangemangets avslut för att varenda mental sked gått åt att hålla ihop det hela. Och visst är det energikrävande att arrangera lajv. Den mängd planering och interaktion som krävs kommer att kräva en del extra sömn och mat. Men det finns sätt att minska på stressen och delegering är ett väldigt bra sådant.

Men hur gör jag då?

Kommunicera. Det är sant att många nog inte kommer att kunna förstå din vision direkt. Men om ni kan samtala, diskutera med och respektera varandra så kommer det att gå mycket bättre. Försök att inte ha taggarna utåt när någon kommer med förändringsförslag, men stå också upp för det som du anser är kärnan i visionen.

Gör en plan. Dela upp alla uppgifter i enskilda punkter. Dela sedan upp de punkterna i minst tre egna delar. Gör ett kalkylark eller använd en whiteboardtavla. Få upp allt, precis allt, konkret i en punkt. Ingenting är för litet, ingenting är oviktigt och absolut ingenting får läggas åt sidan med en “det där tar säkert någon när vi är igång”. Det är okej att vissa små uppgifter känns som att de hör ihop alldeles för bra. Många små uppgifter som hör ihop kommer antagligen att göras av samma person. Men de ska upp på listan som egna punkter.

Ni kan också dela upp alla uppgifter i teman, exempelvis “sjukvård”, “intriger” och så vidare. Samma regel gäller här, allt ska upp på listan som egna punkter. Var övertydlig. Vad ingår i området ‘PR’ egentligen? Hur kan det området delas upp i mindre områden? Igen, allt ska upp på listan.

Delegera. Okej, så planen är uppsatt och godkänd och trippelkollad. Nu ska ni komma igång med att dela ut uppgifterna. Här gör olika arrangörer lite olika med vad som görs först, att få ihop folk och sen göra planen eller göra planen och sen be om hjälp. Båda har sina för- och nackdelar men ingen är egentligen bättre än den andra.

Kom ihåg att ingen får ta på sig för mycket. För mycket kan dock vara en relativ term. Personligen brukar jag titta på punkternas storlek snarare än antal och jämföra det med hur mycket funktionären ifråga sagt att hen vill och kan göra. Vissa uppgifter tar en kvart en enda gång, andra kommer att ta veckor plus hela lajvet i anspråk. Kom ihåg att kommunicera.

Och för alla gudars skull, kom ihåg att ge cred till alla som hjälper till. En namnlista på hemsidan, blomutdelning efter lajvet framför alla, en liten personlig present. Något som visar att du ser vad alla har gjort för att göra din dröm till verklighet. Utan funktionärer finns det nämligen inga lajv, bara människor med coola idéer. Jag är i den fasta tron att ett välfungerande team gör ett bättre jobb än tre utmattade individer. Kom också ihåg att du som arrangör inte “bara” kan vara ansvarig för den coola idéen och sen luta dig tillbaka. Du kommer att behöva jobba praktiskt du också.

Vill du veta hur jag brukar göra? Fortsätt läsa.

Jag ska här under presentera två olika sätt att lägga upp planen på. Det första sättet är en lista på alla arbetsuppgifter som kan finnas under planering och utförande av ett lajv. Det andra sättet är en lista på de olika ansvarsområden som kan finnas i arrangerandet av ett lajv och en tillhörande generell frågelista på vilka uppgifter som kan appliceras till vilket område. Du kommer att märka att vissa rubriker återfinns på bägge listorna, och att den ena listan egentligen är avhängig på att den andra listans utförande fungerar som det ska. Att arrangera lajv är en levande, föränderlig process.

Kom ihåg att olika lajv arrangeras på olika sätt. Vissa tips fungerar oavsett lajvets form, andra kan inte appliceras alls. Kommunicera, både med ditt eget team och med andra arrangörer.

Lista på arbetsuppgifter som kan finnas

  • Kommunikation med deltagare
    • facebook
    • mail
    • telefon
    • skype
    • akut-telefonen före lajvet på incheckningsdagen/lajvdagen
    • akut-telefonen under lajvet
      • (-s första dag, andra dag, tredje dag)
    • akut-telefonen efter lajvet på utcheckningsdagen/lajvdagen
    • skriva anmälningsformulär
    • ha ansvar för anmälningar
  • Fiktionen
    • ha ansvar för att skriva intriger för grupp 1
    • ha ansvar för att skriva intriger för grupp 2
    • och så vidare…
    • ha ansvar för att fiktionstexter på hemsidan återföljs i svar till deltagare
    • ha ansvar för att fiktionstexter speglar rätt värderingar för lajvet
  • PR
    • uppdatera hemsidan
    • skriva inlägg på hemsidan och facebook
    • ordna flyers eller visitkort att dela ut på exempelvis Prolog
  • Budgetansvar
    • lägga upp den initiella budgeten
    • ha ansvar för kassan
    • ha ansvar för fysiska kvitton och fakturor
    • ha ansvar för betalning av fakturor
    • ha ansvar för att kvitton skrivs in i budgeten
  • Mat
    • ta reda på vilka allergier och matpreferenser som finns
    • planera meny
    • handla allt som behövs
    • köra handlingsbilen
    • planera vilka matlagningsredskap som behövs
    • ordna matlagningsredskap
    • skjutsa tillagad mat till området/lokalen
    • skjutsa rå mat till området/lokalen
    • skjutsa matlagningsredskap till området/lokalen
    • skjutsa matlagningsredskap från området/lokalen
    • skjutsa matlagningsredskap till där de ska vara om de mellanlandade hos någon efter lajvet
    • tillaga mat i förväg
    • tillaga mat under lajvet
      • (-s första dag, andra dag, tredje dag)
    • Servera mat och dryck under lajvet
      • (-s första dag, andra dag, tredje dag)
    • städa efter matlagningen
    • disk under lajvet
      • (-s första dag, andra dag, tredje dag)
    • disk direkt efter lajvet
  • Funktionärande i direkt anknytning till lajvet
    • registrera deltagare innan lajvet / skriva ut deltagare efter lajvet
    • ha ansvar för att rekvisita läggs fram där den ska vara
    • möta deltagare som bett om det vid tunnelbana/buss och guida
    • skjutsa deltagare från kommunal trafik till lajvet
    • skjutsa deltagare från lajvet till kommunal trafik
    • ha ansvar för akut-bil under lajvet
      • (-s första dag, andra dag, tredje dag)
    • möta deltagare vid parkering och guida
    • skjutsa rekvisita till området/lokalen
    • skjutsa rekvisita från området/lokalen
    • skjutsa rekvisita till där den ska vara om den mellanlandade hos någon efter lajvet
    • ha ansvar för att rekvisita tas bort efter lajvet
    • planera städningen av området/lokalen
    • utföra och leda städningen av området/lokalen
    • tömma bajamajor under lajvet
      • (-s första dag, andra dag, trede dag)
    • köra fram bajamajor före lajvet
    • köra bort bajamajor efter lajvet
  • Direkt arrangörshjälp
    • före lajvet: mandat för att säga stopp när en arrangör eller funktionär tar på sig för mycket arbete
    • under lajvet: se till att arrangören/funktionären tar pauser och äter/dricker något
    • direkt efter lajvet: se till att alla med frågor går till ansvarig och lämnar arrangören ifred
    • korr av texter som arrangören skriver
  • Deltagartrygghet
    • stationär trygghetsvärd under lajvet
      • (-s första dag, andra dag, tredje dag)
      • (-s första timme, andra timme, tredje timme)
    • ha ansvar för att det finns ett trygghetsdokument
    • ha ansvar för att det finns en handlingsplan
    • ha ansvar för den fysiska sjukvården
  • Spelleda och regissera pågående händelseförlopp under lajvet.

Lista på ansvarsområden som kan finnas

  • Vision
    • arrangörerna. Ramverk, utformning, fokus på vilket spel.
  • Fiktion
  • Praktiskt
  • Deltagartrygghet
  • PR
  • Direkt arrangörshjälp
  • Ekonomi
  • Jourhavande spelledare / regissör under lajvet

Frågor att ställa till de i varje ansvarsområde

  •  behövs en ansvarig som svarar på frågor via
    • facebook?
    • mail?
    • telefon?
  • Var ligger de största ansvarsbitarna?
    • Före lajvet?
    • Direkt före lajvet?
    • Under speltimmarna?
    • Direkt efter lajvet?
    • Senare efter lajvet?
  • Hur många personer behövs inom varje område?
    • (här brukar jag tänka att jag alltid ska räkna en mer än vad jag först tänkt)
    • Kan de personerna jobba med planering separerade från varandra med enstaka möte för avstämning eller behövs en hierarki med någon som håller i alla trådar?
  • Hur ska de olika områdena rapportera till visionsansvarig, alltså arrangörerna?

 

Jag hoppas att mina tankar och listor har varit dig behjälplig. Har du något eget att tillägga? En punkt som du alltid tar med för att det räddat livet på lajvet eller kanske till och med en deltagare? Hör av dig till oss på arralajv@gmail.com!

Jag som skrivit den här artikeln heter Constance Bell-Long och bor i Stockholm. Jag är lajvarrangör, beteendevetare, nördfeminist och tedrickare.

constance

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s