System för lajvanmälan: lottning, casting, viktning…

envelope-1829488_1280

Som arrangör är det bättre att ha lyxproblem än jobbiga problem, och att ens platser på lajvet fylls inom några minuter från påsläpp är definitivt ett lyxproblem. Men ett lajv med begränsade platser, högt deltagartryck och först-till-kvarn-system för anmälan kan också orsaka rejält med stress, ångest och misspepp hos både arrangör och deltagare, samt potentiellt några ytterligare negativa effekter. Låt oss därför titta lite på alternativ för hur man kan hantera anmälningsförfarande till lajv med begränsade platser.

Den absolut vanligaste metoden för att anmäla sig till ett lajv (det vi brukar kalla “först till kvarn”) är helt enkelt att arrangörerna öppnar för anmälan, och platserna går åt i den takt som anmälningarna kommer in. Har du ett eftertraktat lajv med få platser kommer platserna gå snabbt – ett antal storproduktioner har sista tiden sålt slut inom minuter. Det är trevligt att ha ett så åtråvärt lajv, men det kommer också med problem – som att deltagare som t.ex inte kan sitta vid en dator exakt vid anmälningssläppet (t.ex någon som arbetar den tiden) blir utan plats. Det blir ett race där de absolut snabbaste deltagarna är de som får plats, och det orsakar både stress, före och efter, och ångest.

Det kan dessutom ge några andra problem – det första är att göra de potentiella deltagare som inte hann anmäla sig misspepp på lajvet i sig, och därför svåra att fånga upp i efterhand om man skulle få avhopp eller kunna utöka mängden platser på lajvet. Andra problem är att du kan hamna i situationen att grupper inte lyckats anmäla alla sina deltagare, och därför väljer att hoppa av – de ville kanske specifikt ha det gruppspelet eller spela med/mot några andra lajvare. I kombination med det första, att de som inte fick plats tappar peppen, kan det bli ganska mycket jobb för dig som arrangör i efterhand att fylla upp avhoppade platser med folk som nu är både ledsna, misspepp och/eller bokat sig på annat. Vissa lajv jag haft inblick i har också haft problemet att i och med att trycket är så stort på biljetterna är det många som varken läser in sig på koncept eller är säkra på att de faktiskt kommer kunna delta på lajvet, vilket lett till att arrangörerna får lägga mycket tid på att dels korrigera och coacha deltagare som inte förstått konceptet när de anmälde sig, och dels att lappa och laga i anmälningslistan när anmälda efter stressen upptäcker att de kanske ändå inte var så intresserade, eller inte kunde ta ledigt.

Så, vad finns det då för andra metoder man som arrangör kan använda för anmälningsförfarande? Låt oss titta på tre grundmetoder – det finns säkerligen fler, och varianter eller kombinationer av dessa, men vi förenklar det tre. Men till att börja med ska vi tänka oss bort från “först till kvarn” och istället tänka att vi har en anmälningsperiod, kanske en vecka eller en månad beroende på vad som passar dig. Under den perioden kan alla anmäla sig till lajvet – de är dock inte garanterade en plats – i lugn och ro. De hinner läsa din information ordentligt, de kan fundera på vad de vill spela, vem de skulle vilja spela med, de kan prata rollkoncept eller grupper med arrangören och så vidare, och de hinner anmäla sig även om de jobbar kvällsskiftet.

Lottning

lottery-loose-1422098_640

Det enklaste sättet, och är ungefär lika rättvist mot alla som anmält sig. När du väl haft en period under vilka folk kunnat anmäla sig gör du helt enkelt en lottning. Dra slumpmässigt så många deltagare som du skall tilldela plats, klart! För upp resterande på en reservlista (denna kan du antingen också ha slumpat och sedan låta den vara i den ordningen, eller slumpa deltagare varje gång du behöver fylla reservplatser).

Nackdelen här är att du får ett helt slumpmässigt urval. Av den där gruppen om tjugo balla drakjägare kanske bara en fick plats nu. Du skall också vara medveten om att det finns en stor känsla av misstänksamhet därute kring lottning – hävdar arrangörerna nu att de lottar men att de i själva verket väljer ut vilka spelare de vill ha? Det behöver du ha i åtanke, och gärna jobba runt för att bygga förtroende. Var så transparent som det bara går – själv funderade jag vid ett tillfälle på att livesända hela lottningsförfarandet, inklusive “seedningen” av namnen, men det kanske är lite overkill.

Casting

network-1969932_640

Den här är lite känsligare, och kan ge lite sura miner om du inte sköter det snyggt och ärligt, och väljer du den här metoden bör du vara öppen med hur ni tänkt kring castingen redan innan deltagarna anmäler sig. Castingmetoden går helt enkelt ut på att arrangörerna väljer vilka deltagare från listan som skall ges plats. Det kan man göra med olika sorters kriterier, det går även att kombinera med viktning (se nedan) och viss slump – men framför allt handlar det om att arrangörerna här sätter sig ner och faktiskt plockar namn ur listan och ger dem plats (med eller utan specifik tilldelning till roll eller grupp).

Nackdelen med den här modellen är att den riskerar att vara godtycklig. Vid en castad anmälningsprocess kan du såklart beskriva vad du tänkt för rollkoncept, vad du kan bidra med osv, och det bör såklart vägas in, men i slutändan har personer som känner arrangörerna eller är kända på scenen troligtvis en fördel. Det kan du dock kontra eller balansera genom att t.ex låta utomstående hjälpa till med casting, och genom t.ex kriterier om att plocka ut även personer som är okända för er som arrangörer osv.

Hur som helst är det viktigt som arrangör att förstå att det kan bli ganska känsligt för deltagare om de inte får en plats i ett castingförfarande, och att ni är tydliga och kommunicerar ärligt före, under och efter castingprocessen.

Viktning

balance-154516_640

Viktningskriterier kan t.ex vara att du vill uppnå en specifik ratio män/kvinnor eller nybörjare/erfarna, det kan gälla ekonomiska viktningar (om du t.ex har olika prisnivåer på biljetter behöver det vägas in), eller saker som roll-, grupp- eller sid-val deltagaren gjort i anmälan, och även arrangörens bedömning (hur väl känner ni deltagarna, har ni önskemål om var ni hellre skulle se specifika deltagare, finns det deltagare som har speciella kunskaper, färdigheter eller utrustning lajvet tjänar på att få med) och så vidare.

Har du dessutom ett lajv med förskrivna roller (eller kanske bara fördefinierade funktioner som skall besättas) kan viktning kanske lösa hela problemet åt dig automatiskt, genom att ni låter deltagarna rangordna roller de skulle vilja spela, och viktar på det – sortera alla spelarnas förstaval, därefter på andraval osv osv tills ni har löst rollfördelningen. Detta går såklart också att kombinera med övriga kriterier samt viss slump.

Att välja förfarande

Till sist vill jag uppmana arrangörer att tänka till kring anmälningsförfarandet. Det val ni gör, även om valet är att inte göra ett val utan “köra som vanligt”, kommer att påverka vilka av era deltagare som kommer ha tid och möjlighet att anmäla sig, vilka som kommer känna sig stressade eller misspeppade. Det påverkar också hur ni som arrangörer kommer behöva jobba med anmälningarna när de väl är inne. Såvida ditt lajv inte har obegränsade platser och yta att jobba på – välj något annat än “först till kvarn”!

sebastianSebastian Utbult är en mycket erfaren arrangör som bland annat arbetat mycket med Berättelsefrämjandets olika produktioner.

 

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s