Practice makes perfect

We normally write this blog in swedish, but as the larp Last Will was an international larp we want to make this information accessible to all our participants.

This is a breakdown of the changes between the first and second run of Last Will. It will include changes in the sign-up procedure, design, information to the players, workshops and also situational changes that greatly affected the outcome, for the players and for us organisers.

Sign-up procedure
For the first run we had the rule of “first come, first serve”, meaning that what got you a spot at the larp was a quickly completed sign-up form. When both the sign-up and payment system failed at setting the correct limit of participants the timestamp on the form was what decided if you were in or out. Because of the failing technical solutions we had to return the money and explain to ten persons that even though they had managed to send in a form and complete the payment procedure they did not get a spot on the larp. Several of those we had to give these news were our friends and the situation really sucked. It was an extremely stressful and demoralising experience for us, even if we were happy about the big interest in the project.

When it was time for the second run we really didn’t want to go through that experience again, so instead we kept the sign-up open for 48 hours and after that gathered to draw lots for the spots. We also drew lots for a reserve list of 14 people. This so that those high up on that list could know that they had fairly good chances of getting a spot anyway and if you were low on the list or not on it at all, your chances were fairly slim and then you would most likely choose to plan something else for that weekend. For us the experience of drawing lots was a lot less stressful and it was also better for our participants who had plenty of time to fill in their sign-up form and think about their replies. This had the added bonus of making the casting procedure a lot easier, as people had had the time to write more about what kind of experience they were after (more on the casting procedure in a separate post later).

A surprising difference was also that we had more drop-outs for the second run, several in the following week when they got the message that they had gotten a spot and we now expected payment. We are still a bit perplexed about why this was so, but with our reserve-list we managed to fill those spots without too much hassle, if still some extra work.

Casting in process
Casting in process

Design
The design changes between the two runs were actually very few, but for some at least, perhaps quite significant.

One change was the sleeping times, for the first run we had divided them to be a first slot of 3 hours and a second slot of 4 hours. When we announced this to our participants we got some quite strong and negative reactions, some even considered dropping out because of this. As organisers we were quite surprised about this; we had stated in out vision, one of the first text available on our website that: “As a player you can expect a physically and mentally quite demanding larp. In the design of vulnerability, you might need to sleep rough (but you will get to sleep), eating nasty food (but you will not go hungry)…” But I guess thats just one of several examples that you can never be clear enough in your information to your players. The reactions after the first run was mixed about this particular thing, but I think slightly more negative than positive, so we did decide to adjust it for the second run. Instead of 3 + 4 hours of sleep the players got 2 + 6 hours, so one more hour in total and also one period that was longer, which probably did a lot for those who needed some time falling asleep. But the division of sleep still helped with the things we wanted; to let the players feel a loss of control over their own lives and to loose some perspective of time. It was also good for us organisers to get some more sleep. If not six, then at least 4-5 hours. It helped a lot when it was time for the de-brief and cleaning.

We changed the safe words from ”cut” and “brems” to “green” = ok, “yellow” = this, but not further/ cool down a tad bit, “red” = break the game, I am not ok and “black” = please increase. To have an increase word was requested during the first run, so we added it for the second run. However, I don’t know if it was ever used during the game. Green could also be used as a question if you wanted to check if everyone in a scene were ok.

For the second run we wrote down in-game rules for Jericho, to make it clear what rules to follow and break and what could happen if you did. We did this as there had been confusion during the first run as to what was status quo and what was outside of the everyday life in Jericho. We also created some soft whips that could be used for punishment during the second game, and they seemed to be used quite vigorously.

Another detail that we changed for the second run was that we added Organizer Comments to the order slips that went out to the players during the game. Through those comments we could clarify the purpose with the order, define if it was essential to start a plot or if it was optional and should only be carried out if there was time and interest in that play.

We also added a character for the second run, a fourth security guard. This as we had seen that the security guards had quite an intense time during the first run, and not only in a positive way, but so much that they had little time for their own story arcs and role play and spent a majority of their time creating play for others. We hoped to get a bit more balance within that group by adding a character, making them four and thereby able to work in shifts. Without having a complete analysis of this, the initial impression is that it did indeed work better for the second run. This addition also enabled us to split the administration, now being 12 instead of 11, into three working teams and make them prepare routine and a history before the larp. This hopefully gave tighter relationships and play for the admin team in the second run.

solin ring

Information to players
This area is for me personally the one that I feel like I learned the most from. I think, and can also confirm by looking at our mail history, that we almost doubled the amount of information we sent out to the players before the larp between the first and second run. While a lot of the information might have been available at the website or something we would talk about during the workshops, it really helped that we had pushed the information to our players more than once. Naturally, knowing better what we would need to tell our participants before the second run made it easier for us to structure the information and repeat information that we considered crucial or easily missed. And apart from just pure information I also think the regular emails helped managing the expectations ahead of the game. My impression is that the players for the second run felt safer, already when they showed up for the workshop-day and that they had spent more time talking to each-other, preparing their relationships and team-play. While we did tell our players to do this ahead of the game for the first run as well, and many of them definitely did, we pushed this a lot more for the second run. We also gave them more tools for it in the form of questions about their different working relationships that we wanted them to sort out prior to the game. I think and hope that this is a learning that I can bring with me to any other larp I organize in the future.

Workshops and debrief
For the second run we did some changes in the workshop schedule, listed below:

  • We made sure to introduce ourselves better and talk a bit more about the theme of the larp initially.
  • The Ars Mandi workshop was shortened by 15min to be a total of about one hour.
  • Slightly longer lunch, spent talking with the team
  • The Ars Marte workshop was divided into two parts. 45min with everyone and then another 45 min for fighters and trainers while the others talked in their professions groups.
  • By request from the first run we added a 30min oppression workshop.
  • By request from the first run we also talked through what was status quo in Jerico, what the rules where and what could happen if you break them.

So the difference in content was not huge, but I do think that some of the information and exercises we added did a big difference. But perhaps an even more significant difference could be gained from the fact that we got started at 11.00 instead of 16.00 for the second run. So while it was almost the exact amount of time spent doing workshops, we and the players seemed a lot more rested for the second run. And perhaps it was that we were more rested, or because we had already done it all once before, but it felt like the workshops for the second run worked better. We felt safer and calmer and those feelings seemed to pass on well to our players. We ended the workshop-day for the second run on a very good note. I can’t really say for sure anymore about the general feeling that day for the first run, I think it was quite good as well, but we organisers were a great deal more exhausted that time.

The debrief was quite similar for the two runs, the general difference was again that the organisers (and perhaps a majority of the players as well) were more rested and therefore more focused, patient and calm. We had also realised that despite being less exhausted, we would probably still not be able to take in feedback on the game then and there, and told our participants. Instead we asked them to give us their stories but wait a few days with any feedback. We did another clever thing in setting ourselves to make waffles to our players and asking them to tell us some of what they had experienced while they waited for their waffle (we served a luxurious breakfast during the debrief as the food served during the game had not been plentiful and in some cases hard to stomach). This meant that for the second run we got a much better idea of the state of our players and got to hear some of what had happened during the game. This was really great and important for us. After the first game we felt in the dark, and in many ways still do, as to the sum of experiences and emotions that our players went through.

lastwill_vofflor_lisaHEkbom
Photo: Lisa H Ekbom

 

Situational
The first run was held on the 15-17 of August, two weeks after the medieval week in Visby and 1-2 weeks after we organisers had our summer vacations during which we had been traveling, or spending most of our time out in the sun rather than in front of a computer. This meant that there was a lot of small and big things left that needed to be done in the days just prior to the larp. So by the time it was time to meet the participants, we organisers were already exhausted.

The second run was held 2-4 of January, this meant that we organisers had had a full week of rest and good food during the Christmas holiday before we had to start preparing for the larp. And naturally, we had less to prepare as many of the props could be re-used. So while the week leading up to the larp was spent on preparations, it was done in a sane manner with time to spare and plenty of sleep. This made a world of a difference for the energy and patience we could meet our participants with, and I do think it affected the net result.

Group Dynamic
One gut feeling I have of the difference between the two runs is that during the second run more players seemed to go all in when it came to oppressing each other and I think did the whole difference for many players in getting the experience they wanted. As an organiser I feel a responsibility to try and create a safe atmosphere and trust among the players for them to dare to go all the way. And because of many of the changes mentioned in this blogpost I think we managed that better for the second than the first run. However, once the game starts it’s pretty much out of our hands and up to the players to create the experience for each other.

lastwill_abandon hope

Expectations
Another personal theory based on nothing else than my gut feeling is this; it is my impression that while not all, still a good portion of our players for the first run entered the game and workshops with very high expectations based on the hype that preceded this larp. And while the hype helped us secure some awesome players even when we had very late drop-offs, it did not give us more time or money to help us make this larp all that it could be. Rather I think it made us feel very pressured to try to excel beyond people’s expectations. And then made us feel very down when we felt that we hadn’t. We did our best, we did quite a lot, and yet it didn’t really feel enough. The three of us felt quite down after the first run, to the extent that we almost didn’t set up the second one.

We did though, and I am very glad for it now. I think both the players and organisers entered into it with more sane expectations on ourselves and each other. That combined with the experiences and improvements meant that the second run really seemed to hit the spot for a majority of our players. And the love and appreciation we have received afterwards have made us feel like it was all worth it, those 18 months of work.

Of course there were players who seemed to have a great experience at the first run also, that told us so and shared their love and appreciation. And most likely there will be those at the second run who perhaps didn’t really get the experience that they wished for. I don’t think you can ever get 100% player satisfaction for any larp. But the truth is that love and appreciation is the fuel that makes an organiser able to work on and set up a new larp. And at least I now feel that, given a time of rest first, will be able and willing to do it all again.

Love and misery
/Annica

lastwill_cheers

Photo-shoot

Med hjälp av modeller, fotografer och stora mängder lånad utrustning fick vi ihop galet många galet bra bilder.
Med hjälp av modeller, fotografer och stora mängder lånad utrustning fick vi ihop galet många galet bra bilder.

Vad vi gjorde
Arrangörsgruppen inledde året med att samla ett gäng fantastiska människor och en massa rekvisita för att ta ett gäng (det blev ca 1000st) bilder till vårt kommande arrangemang Last Will. Vi tre i arrangörsgruppen började med att käka lunch ihop och prata lite om dagens plan. Sedan mötte vi upp våra två fotografer Staffan och Niclas, samt My som hjälpte till som sminkös och modell. Tillsammans preppade vi den danslokal vi lånat av Studiefrämjandet till att bli en tillfällig fotostudio med sminkhörna, rekvisitaställ och fikabord. En timma senare kom våra modeller med ytterligare rekvisita och sig själva till låns. Baserat på vilka modeller som behövde gå lite tidigare samt vilka bilder som behövde mer eller mindre smink och fejkblod så gjorde vi en scen-ordning och började sminka, preppa och fota som på löpande band. Alla scener blev klara på minde än 5 timmar. Jag var sjukt  imponerad av hur duktiga, tålmodiga och peppiga alla var!

Varför vi ville göra detta
Vårt arrangemang Last Will kommer att vara satt i en möjlig, inte alltför avlägsen men mycket dyster framtid. Känslan och stämningen i lajvet är väldigt viktig för att detta ska bli ett lyckat arrangemang, därför har det för oss känts väldigt viktigt att försöka förmedla dessa till våra deltagare. Den visuella visionen är starkt länkad till den känsla och stämning vi vill frammana. Men om vi bara skulle googla fram bilder på kläder och stilar som vi tycker skulle passa så är risken stor att det ändå skulle ge väldigt stort utrymme för tolkning. För ett lyckat lajv är det viktigt att alla strävar åt samma mål, arrangörer som deltagare. Med tydliga riktlinjer så ges möjlighet för alla att bidra till helheten. (Läs mer om visuella visoner i ett tidigare blogginlägg).

Arrangemang som är satta i en tid som inte redan passerat har svårare att hjälpa sina deltagare att hitta/göra rätt. Är det t.ex. ett vikingalajv så finns det en uppsjö av material för deltagarna att gräva i och arrangörerna att referera till. I andra fall kanske man har en film eller bok som stark inspiration till sitt arrangemang och då kan det också vara lätt att ge tydliga riktlinjer till sina deltagare. Men i vårt fall har vi inget att referera till, och för att undvika att några kommer på lajvet inspirerade av Mad Max och andra av Gattaca så kände vi oss starkt motiverade att lägga arbete på att förmedla just den unika stil och stämning vi är ute efter.

Modeller och fotografer arbetar med en stämningsscen.
Modeller och fotografer arbetar med en stämningsscen.

Hur vi planerade det
Till vårt lajv kommer vi att ha skrivna roller och alla rollerna kommer att ha en arbetsuppgift att utföra under lajvets gång. En del av de scener vi tog bilder på har som huvudsyfte att sätta stämning till den arbetsuppgiften och visa på hur en roll som har det arbetet kan vara klädd. De bilderna är lite mer konkreta och kommer troligtvis att användas främst i samband med texter som pratar om det arbetet eller de rollerna.Andra scener är mer till för att beskriva hur något förhåller sig i denna tid och plats och är lite mer abstrakta och ytterligare några är mer ikoniska och sätter stämningen mer än de visar på något som faktiskt kommer förekomma på lajvet.

Vi planerade 11 scener som vi ville fota och varje scen fotades i lite olika versioner för att se till att vi skulle få något som funkade. Medan en scen fotades så preppade vi inför nästa med smink, kläder och rekvisita. Vi gav fotografer och modeller en kort brief om vad det var vi var ute efter när en ny scen startades och oftast höll en av oss ett öga på hur det gick, men i övrigt lämnade vi stor frihet till fotografer och modeller att prova sig fram till något som funkade.

Nöjd arrangör håller ordning på modellerna med järnhand.
Nöjd arrangör håller ordning på modellerna med järnhand.

Lajvare är awesome!
Att vi alls kunde göra allt detta var helt och hållet tack vare fantastiska vänner och bekanta som ställde upp och hjälpte till utan annan betalning än fika, kramar och vår tacksamhet. Lajvsverige går runt och utvecklas tack vare alla helt awesome människor som finns inom hobbyn. Får arrangörsgruppen vill vi ropa ut ett stort tack till alla som kom och hjälpte oss med detta, resultatet ser ut att kunna bli enastående!

Finansiering av lajv, Del 3

Sista delen av Anna Westerlings tips om finansiering av lajv. Läs även del 1 av Annas utmärkta finaniseringsskola och del 2 av Annas utmärkta finaniseringsskola.

Vilka fonder finns det?

Det finns flera olika typer av fonder, och många finns med på Invovativ kulturs omfattande lista.

De fonder mina projekt har fått bidrag av finns listade här: http://annawesterling.se/financing/

Sverok

Men det kan vara svårt att veta var man ska börja och hur man ska skriva sin första ansökan. Här brukade jag rekommendera att man börja med att ansöka hos Sverok, där det ofta fanns projektbidrag att få för större typer av projekt som skulle generera positiva effekter för hela lajvhobbyn. Det var ett bra sätt börja, lära sig skriva ansökningar och få hjälp.

Idag ser det dock annorlunda ut. Distrikten som förr hade projektbidrag har lagt ner det eller skurit ner dem. Till exempel hade Stockholm i år 2013 10 000 kr totalt budgeterat i sin projektbidragsfond, att jämför med 150 000 kr för några år sedan. Ett tag drev Sverok riks projektbidrag, men har nu också lagt ner det. Riks har istället lokalbidrag och träffbidrag, båda dåligt anpassade för lajvprojekt. Lokalbidragen gäller för lokaler som disponeras regelbundet, och ej till lokaler som hyrs vid enskilda tillfällen. Träffbidragen ger 150 kr/träff, och att få 150 kr extra till ditt lajv är ju bra, men kanske inte så mycket. Du kan själv läsa om Sveroks alla bidrag och fundera på hur du kan anpassa ditt lajv till dem här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/

Sverok ger också föreningsbidrag. För 2013 var det 3000 kr/förening plus 50 kr/medlem i åldern 6-25 år om man har minst 60% medlemmar i åldern 6-25 år. Det kan därför vara idé att låta dina deltagare bli medlem i en förening i och med att de anmäler sig till lajvet. Det måste dock vara tydligt att de blir det, kanske bör de också ha en valmöjlighet att få kryssa i en ruta så de har gjort ett aktivt val för sitt medlemskap. Läs mer om Sveroks regler här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/#ungdomsforeningsbidrag

Men Sverok ändras ju hela tiden utefter de demokratiska beslut som tas på årsmöten. Ring därför Sverok riks och prata med dem och kolla vad som gäller just nu. De har också mycket kompetens och kan ge dig tips även vidare, så det är absolut värt att kolla upp. Fundera också igenom hur du skulle vilja att Sverok fungerade. Som medlem i en förening i ett demokratiskt förbund så kan du ju välja att vara med och påverka. Bidrag är ju politik och politik går ju att förändra.  Till exempel har motionen om projektbidrag varit uppe flera år på riksmötena och alltid röstats ner med ganska små marginaler. Men förändringsarbete kräver långsiktighet samt organisering, man kan inte bara arbeta för sitt arrangemang utan man måste arbeta för alla framtida arrangemang.

Sverok är ju ett demokratiskt förbund, och det är årsmötena som styr dem. Så prata ihop er i er förening, gå på årsmötena, skriv motioner och rösta igenom förändringar. Distrikten brukar ha årsmöte i mars-april. Sveroks riksmöte är under november och dit kan du åka om du är intresserad av nationella frågor. Notera att du får röster utefter om du representerar en förening så se till att kolla upp det.

Studieförbundet

Studieförbund ger egentligen inte ut direkta projektbidrag, men ger ofta pengar till studiecirklar eller ibland till kulturaktiviteter. En lajvarrangörsgrupp kan till exempel vara en studiecirkel. Men det är olika regler för olika studieförbund, och ofta beroende på vem du stöter på. Så igen, se till att ringa runt och kolla vad som gäller. Jag brukar boka upp ett möte med dem så vi kan diskutera igenom mitt projekt och hur vi kan jobba tillsammans med det.

Sverok är anslutet till Studiefrämjandet, och hänvisar därför till dem. Både när jag har talat med Studiefrämjandet om hjälp med finansiering till Knutpunkt 2010 och till Stockholm Scenariofestival så har de inte kunna hjälpa mig. Men kolla även med andra studieförbund om du kan samarbeta med dem. Prolog samarbetar ju med ABF och Stockholm Scenariofestival samarbetar med Sensus. Så ring runt, få möten och se om du kan hitta något som passar. Ibland kan ju studieförbunden inte ge ut rena pengar, men låna ut lokaler billigt. Till exempel till tango-lajvet In fair Verona fick vi låna danssalar av Studiefrämjandet. Därför är det bra att ta ett möte och kolla vilka möjligheter som finns.

Kommun och landsting

Varje kommun och landsting har sina egna bidrag för att stötta kulture eller barn och ungdomar hos sig. Ring därför kommunen och kolla upp vad som gäller för just den. Du bör förstås även läsa på deras hemsidor, men ibland kan det vara svårt att navigera där. Du kan både ringa kommunen där arrangörsgruppen har säte och kommunen där arrangemanget hålls. Sverok har listat kommuner och deras bidrag här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/#kommunbidrag

Större fonder

Till de större fonderna hör fonder som till exempel Allmänna arvsfonden, Nordisk kulturfond, Innovativ kultur och Kulturbryggan. Hos alla, förutom allmänna arvsfonden, finns en sista datum för ansökan några gånger om året. Det är här de stora pengarna finns, men också här du får lägga mycket tid på en ansökan och sedan skicka in och vänta månader och sedan få ett kort brev med ja eller nej. Men även dessa fonder kan man också ringa och fråga. De vill ju ge ut pengar och de vill hitta de bästa projekten för att ge pengar till, så om du känner dig osäker, ring och be om råd innan.

En regel hos Nordisk kulturfond är också att om du får mer än 50 000 DKK så ska du ha en auktoriserad revisor som tittar igenom din redovisning. Att ta in en revisor blir ju också en kostnad för projektet, och kräver en vis grad av professionalism. Å andra sidan, får du samtidigt 300 000 kr från Allmänna arvsfonden så bör ju ha det ändå.

Ibland pratades det också om stöd från EU. EU har olika stödformer som de låter olika avdelningar i Sverige ta hand om. Det kan vara allt från barn och ungdomar, till kultur till landsbygdsstöd. EU-ansökningar är generellt väldigt byråkratiska så det gäller att hitta en handläggare som stödjer dig och kan hjälpa dig. Det gäller också att veta vart du ska leta, och det är inte alltid uppenbart. Till exempel till Knutpunkt 2010 fick vi EU landsbygdsstöd till för att hålla det i Katrineholm. Min kunskap om EU-stöd är begränsad, men varje gång jag ger mig på att leta så slås jag av att det är besvärligt.

Udda mindre fonder

Det finns också gott om udda fonder där ute som stödjer väldigt specifika projekt.  Ett exempel är lajvet Vreden (2004) som fick pengar av en stiftelse som ungefär syftade till att vi skulle minnas de brott nazismen och kommunismen begått mot mänskligheten. Många hade ansökt gällande nazismen, men få om kommunism. När så Vreden som handlade om Röda armén 1944 kom så fanns det mycket pengar till dem.

Andra fonder som finns är de bilaterala fonderna, de handlar om att man gör ett samarbete mellan två nordiska länder, ej mellan alla.

Ytterligare andra fonder är små privata stiftelser efter folk som gått bort och skapat en stiftelse av sitt arv. De kan vara kluriga att hitta och vara väldigt specificerade, men hittar man rätt så kan det gå. Nackdelen är dock att de stödjer ofta stipendium och utbildningar, samt att min erfarenhet av de jag sökt av är att jag ofta får nej. Men om man hittar rätt så kan det vara värt ett försök.

Andra finansieringsformer

Som ni säkert förstått nu så är det inte helt lätt att söka pengar, utan det kräver en del tid och arbete. Som ett exempel var den ansökan En stilla middag skickade in till Arvsfonden 18 sidor, då visserligen inklusive föreningens stadgar och rekommendationsbreven.

Därför ska vi nu titta på andra sätt att finansiera ditt lajv.

Deltagaravgifter och Crowd sourcing

Du kan låta deltagarna betala för lajvet på olika sätt. Även om inte alla dina deltagare har ekonomiska medel så kan du skapa olika nivåer för att få visa att betala mer. På Knutpunkt är det numera standard att det finns en stor spridning på priserna. I Sverige 2014 är det från 1200 kr, till 2000 kr, till 4000 kr. Då får dem lägsta prisklassen lite sämre boende, och de som betalar 4000 kr får anmäla sig först av alla, men konventet och programmet som alla får är samma. Det handlar ju om att Knutpunkt-deltagarna har förstått att de vill ha med alla, och då måste vissa betala mer. Det blir en solidaritetshandling.

Det danska konventet Fastaval arbetar efter samma solidaritets princip. Man kan när man anmäler sig vara Fastavals ”rike farbror” och betala 300 DKK extra. När man tänker efter hur mycket skoj vi har på ovanstående konvent så blir det ju en billig summa.

En annan metod är crowd sourcing. Lajvet Celestra använde det, och fick, om jag inte minns fel, in över 100 000 kr i crowd sourcing. Det handlade om folk som betalade innan anmälan öppnade för att gör det möjligt och för att få visa fördelar i castingen av roller och kostymer. Celestra hade ju även olika avgifter beroende på roll och kostym du tilldelades för den. Men en bra crowd sourcing kräver ju också att den underhålls och marknadsförs på rätt sätt.

Ytterligare en metod är ju att lägga ut visa delar och på så vis sänka deltagaravgiften. De klassiska fanatasylajven har gjort det länge. Du betalar deltagaravgiften, och tänker att det var ju inte så farligt, men sen tillkommer kostnader för mat, transport, boende, kläder etc. På så vis blir deltagaravgiften en väldigt liten del av vad lajvet i själva verket kostar. Prolog gör också det till visst del med boende. Enkelt boende ingår i deltagaravgiften, men vill man bo på hotell så får man köpa till det utanför.

Så förutom extern finansiering från fonder, fundera över hur du kan lägga upp ditt projekt med finansiering från deltagarna. En iakttagelse från min sida är också att under 2000-talet så har lajv-rörelsen gått mer från fond-finansiering till finansiering från deltagarna. En förklaring är att det är lättare att få barn och ungdomspengar än kulturpengar, och många av oss har växt ur barn och ungdomsfacket och behöver därför se på andra finansieringsformer. Samtidigt så går ju hela kultursektorn i samma riktning, med mer tal om crowd sourcing och sponsring än om stadsbidrag.

Sponsring

Idén om sponsring dyker upp med jämna mellanrum. I Saga mot Verklighet från 1997 står det ungefär att sponsring är ett outforskat område. Jag skulle vilja säga att i stort gäller fortfarande. Lajvfestivalen Futuredome fick 2002 frysmat från Dafgårds till alla sina deltagare mot att Dafgårds hade stora affischer precis utanför staden. Men Futuredrome siktade på 2000 deltagare, vilket är mer än många lajv. För ett problem när det kommer till spons på lajv är att lajven generellt är för små, det är för få personer för en sponsor att lägga pengar på. Som arrangör som försöker sälja in ett sponsorsamarbete bör man också fundera på vad får företaget ut av detta, hur gör jag dem nöjd? Sen kan man ju också fundera på om man vill sälja ut sina deltagares uppmärksamhet på reklam, och i så fall ska ju den reklamen kännas relevant. Men en tumregel kan vara att det är lättare att få prylar eller tjänster än rena pengar. En idé är också att arbeta lokalt. Få den lokala pizzerian att ge alla era deltagare rabatt på pizzan mot att de syns på hemsidan, eller få hjälp med viss utrustning från någon etc. Så sammanfattningsvis är det svårt med spons, men man kan få lite hjälp av lokal samarbeten.

Slutsats

Nu vet du hur en fond fungerar, hur du gör för att få stöd, vilka fonder som finns samt att vi har tittat på andra finansieringsmetoder. Som synes finns det många olika sätt att finansiera lajv. Hur du än väljer att finansiera ditt arrangemang så finns det inte bara en väg för det utan flera. Fundera därför igenom det så du har en finansieringsplan för hur just ditt projekt ska finansieras. Lycka till!

Anna Westerling
Annaw.org

Friska upp minnet?
Läs första delen, om fonder, föreningar och syften.
Läs andra delen, om hur du utformar din ansökan.

Finansiering av lajv, Del 1

Ett gästbloggsinlägg i tre delar av Anna Westerling. Del två hittar du här.

Finansiering av lajv

Sitter du och funderar på att arrangera lajv, men upplever att pengarna inte räcker? Här följer lite handfasta råd på hur du kan tänka runt finansiering av lajv. Artikelserien fokuserar på hur du kan få pengar från fonder, men eftersom det kräver en hel del jobb och inte är rätt väg för alla så berör en också hur man kan tänka runt deltagaravgifter, crowd founding och sponsring. Men vi börjar med att titta på hur fonder fungerar, och hur du kan få finansiering från dem.

Hur fungerar en fond?

1) Förening

Grunden för alla fonder är att de sällan ger bidrag till enskilda individer, de vill istället ge till föreningar. Starta därför en förening och sök sedan alla bidrag i föreningens namn. Hur du startar en förening kan du kolla upp på Sveroks hemsida. Vissa fonder kräver ibland att du skickar med er förenings stadgar, och om du inte vill skriva själv går det också utmärkt att använda Sveroks exempel-stadgar för er förening.

2) Syfte

Alla fonder vill uppnå något syfte med att ge ut pengar. Det kan vara att främja nordiskt samarbete, främja nyskapande projekt eller stödja ungdomsverksamhet. De uppnår det här syftet genom att stödja projekt som också arbetar mot samma syfte.  Så regel nummer 1 för att få finansiering via fonder:

Ditt projekts syfte måste gå in linje med den fonds syfte du vill söka pengar ur.

Ditt projekt kan förstås ha flera olika syften, men du måste kunna visa på att något av dem går i linje med just den fonden du söker ur.

Exempel:

När jag skapade lajvet En stilla middag med familjen så baserade det sig från början på bara den danska filmen Festen. När jag sedan kom i kontakt med den norska författaren Henrik Ibsen och den svenska August Strindberg så ville jag lägga till deras pjäser som spelbara roller. Jag insåg att blanda dessa nordiska pjäser kunde dessutom ge mig finansiering från nordisk kulturfond. Därav letade jag också upp och la till en finsk pjäs för att få cirkeln fullständig. Det lönade sig då vi fick 55 000 kr från nordisk kulturfond. Sensmoralen är att man inte kan skapa projektet och sedan utse en person i projektgruppen till att ordna finansieringen utan finansieringen måste finnas med som en del av planen när själva projektet skapas.

Men En stilla middag var självklart inte bara nordiskt, det var även ett nyskapande kulturprojekt av ungdomar för ungdomar. Så det resulterade också i bidrag från allmänna arvsfonden och Sverok. Så ett projekt kan ha flera syften, så länge de inte går emot varandra.

3) Projekt

Fonder ger oftast endast stöd till projekt, ej till ordinarie verksamhet. Ett projekt är något avgränsat som har en tydlig början och att tydligt slut, och den beskrivning passar ju bra på de flesta lajv som görs. Att de bara ger till projekt är egentligen inte så konstigt, då fonder till stor del är kulturens riskkapital. Någon har en ny idé och en fond väljer att satsa på just den idén.

Det innebär att fonder till exempel inte vill ge pengar till ett lajv som är nummer tre i en serie. Konceptet har ju gjorts förut, så varför ska de stötta extra? Ingen fond vill heller att en förening ska bli beroende av stöd från dem varje år för att överleva. Fonden vill ju kunna ge pengar till nya projekt varje år.

Om man ska söka pengar till ett lajv som är nummer 3 i en serie så ska det vara för att man vill göra något extra. Det kan till exempel vara;

”Vi har gjort det här konceptet två gånger, och upplever ett problem med att det kommer bara deltagare som är vit medelklass. Vi vill breda oss och därför göra en speciell marknadsföringssatsning mot invandrartäta förorter. Det vill vi göra genom förträffar, affischering mm enligt bifogad plan. ”

Om ni söker ur en fond som arbetar för mångfald kan ni då få stöd för er marknadsföringssatsning, men inte för lajvet. Om ni tänker att de marknadsföringspengarna ska gå till att ha förträffar i de här förorterna, och de ersätter de träffar ni ändå skulle haft mer centralt i stan och ni då sparar pengar på de senare så är det absolut ok. Så länge ni håller just de träffar ni lovat fonden och arbetar i den riktning ni lovat.

4) Avkastning

Eftersom fonden har ett syfte de vill uppnå med att ge er pengar, så vill de försäkra sig om att de pengarna de ger verkligen ger en avkastning och inte bara blir en ”one-hit-wonder”. Därför frågar de ofta efter böcker eller annan form av dokumentation som gör att projektet kan leva kvar längre. Du som söker bidrag ska kunna berätta om vilka långtgående effekter som just ditt projekt har och hur det kommer att förändra världen lite.

Två exempel på projekt som lyckats bra med sin avkastning är lajvet Nyteg (1997) och lajvet En stilla middag med familjen (2007). Nytyg fick bidrag av allmänna arvsfonden för att skriva en bok om hur man arrangerar lajv, boken Saga mot verklighet. Den levde sedan kvar länge som referensmaterial. En stilla middag fick bidrag för att utveckla nya tekniker, och blanda lajv och teater. För att se till att dessa tekniker verkligen befästes så gav allmänna arvsfonden oss särskilt med finansiering för att genomföra ett konvent året efteråt och fortsätta med utvecklingen av dem. Det är ju också från En stilla middag som den idag populära tekniken ”meta” kommer. Så visst ger fonders pengar effekt utnyttjade på rätt sätt.

Läs andra delen av Annas finansieringstips här.

Middag och mini-lajvs design

Jag vill bara börja med att påpeka att om man gör det med rätt personer, så kan lajv-arrangerande vara ett helt underbart sätt att umgås med bra vänner. Man ser till att ses regelbundet, man pratar om sånt man tycker är intressant och man får utlopp för kreativitet och idéer. Fler borde ägna sig åt det!

Hur som helst så var det denna gång en fredagkväll med middag, vin och dags att dyka djupare in i våra tankar om ett mindre scenario satt i samma värld och fiktion som det större lajv vi planerar. Idéen att skriva ett sådant parallelt med vårt större arrangemang verkar ha uppstått i flera hjärnor samtidigt, så det måste ju onekligen vara en bra idé. Vi tänker oss att ett mindre scenario kan användas på flera sätt. Dels är det ett bra sätt att sprida ordet om vad vi planerar och skapa förtroende för oss som arrangörer. Det är också ett format som gör det lättare att spela flera gånger och även gör det lätt för andra arrangörer att sätta upp. Allt detta är positivt för oss eftersom vi tycker att det underliggande temat för både det mindre och större arrangemanget är väldigt viktigt och värt att diskutera; i vårt fall slaveri.

Med hjälp av Post-its och god mat lyckades vi komma på bra namn till både vårt större och mindre arrangemang, hurra!
Med hjälp av Post-its och god mat lyckades vi komma på bra namn till både vårt större och mindre arrangemang, hurra!

Här är några bra frågor att diskutera utifrån när ni börjar designa erat eget mini-lajv/scenario:
* Vad är temat?
* Vad vill vi att spelarna ska uppleva?
* Hur tror vi att vi kan framkalla den upplevelsen?
* Vad är settingen?
* Hur får vi spelarna att utveckla meningsfulla relationer till varandra?
* Hur många spelare borde det minst/max vara för att lyckas med ovanstående?
* Finns det några tekniker eller knep vi kan använda oss av för att driva på spelet?
* Passar det bäst med färdigskrivna roller och relationer till detta scenario, eller kan det bli intressantare om rollerna skapas på plats i samarbete mellan spelare och arangörer? (till minilajv är det ovanligt att spelarna skriver sina egna roller i förväg som annars är vanligt, men visst är det möjligt även här)
* Hur lång tid ska själva lajvet vara och hur lång tid ska man schemalägga för hela arrangemanget, med inledande workshops och eftersnack?
* Kräver detta scenario något speciellt i form av lokal, teknik eller rekvisita?
* Hur ska scenariot börja och avslutas?
* Vad för sorts workshops och övningar skulle kunna hjälpa och förbereda spelarna på ett bra sätt?

I vårt fall blir svaren såhär:
Temat för vårt scenario är modernt slaveri. För att diskutera det har vi satt scenariot i en möjlig, ganska snar framtid där en stor del av befolkningen föds in i ekonomisk skuld. Det stora lavjet utspelar sig i en tid där systemet är i full gång, medan minilajvet blir i tiden innan, precis i början av utvecklingen till slaveriet. Vi vill pressa spelarna in i utsatta situationer där deras roller på kort tid får sina öden bestämda, ofta till följd av andra eller sin egens rolls prestationer men ibland också av ren slump och otur.
Settingen är en lagtävling på TV där deltagarna tävlar i olika grenar, dock utspelar sig själva lajvet bara i de scener som sker mellan tävlingsmomenten och spelarna får själva bestämma detaljerna kring hur det gick när det egna laget vann/förlorade. Vinnarna i tävlingen får sina skulder avskrivna, förlorarna får ta över vinnarnas skulder men får också erbjudanden från de sponsrande företagen att skriva livstidskontrakt och jobba av sina skulder.
TV settingen ger oss möjlighet att baka in meta-tekniker till att bli en naturlig del av spelet med bl.a tidshopp och scenbyte. För att öka på den obehagliga känslan har vi tänkt använda oss av ljudeffekter så som applåder, bu-anden och andra publik-ljud.
Uppdelningen i lag skapar genast vi/dem relationer och de prestationer eller misslyckanden som rollerna går igenom under tävlingarna bygger ansträngda relationer inom lagen. “Direkt efter matchen”-intervjuer gör det lätt för oss arrangörer att rikta rampljus och pusha spelare.
Vi har tänkt ut en avslutningscen som både funkar som en reflektion av upplevelsen med lite besk eftersmak, men samtidigt blir en avrollningsövning.
Vi tänker att rollerna skapas på plats genom övningar innan lajvet. Vi kommer också att skriva alla texter och instruktioner till lajvet på engelska för att lättare kunna sätta upp det utanför Sverige.

Vår plan är nu att skriva scenariot så att vi kan sätta upp det med till exempel Lajvfabriken, på Prolog och kanske rentav på Grenselandet i Norge.

Hoppas ni kommer och lajvar med oss när det är dags!

Presentationer, del 1: Annica

EDIT: I slutet av 2016 övergick Arrtankar från att skötas av Annica, Sofia och Frida till att bli en communityblog.

Vi kommer köra en serie om tre där vi som skriver i denna blogg presenterar oss. Jag blev först ut!

Kort om mig
Jag heter Annica, är 30år, gift med en skäggig man och bor med honom och två katter på en blåsig kulle med fin utsikt. På dagarna jobbar jag som producent på Rovio i Stockholm och på kvällarna spelar jag mycket spel, kollar på mycket film och serier och när jag känner mig social så gillar jag att dansa, samtala, dricka (te och annat), rollspela och lajva i goda vänners lag.

IKEAbreakfast

Bakgrund och erfarenhet som lajvarrangör
Jag glömer ibland bort det, men jag arrangerade små lajv ihop med Frida när vi bodde i Gävle. Det här var ju i slutet på 90-talet så det var i väldigt liten skala och med väldigt små ambitioner. Vi arrade för vänner, ett gäng äventyrare i skogen och på gatorna. Kan nog inte längre minnas exakt vad jag lärde mig av det, men roligt var det i alla fall!

Nästa gång jag arrangerade var det i betydligt större skala. Jag tror att det var 2008 som jag och min vän Emma tog över arrangerandet av lajvkampanjen Kampen i Ringen som fortfarande hålls i lajvbyn utanför Skillingaryd. Kampanjen är en low fantasy kampanj i ett alternativt Norden på 1100-talet. Fokus har skiftat en del under året, men återkommande teman har varit konflikter mellan kristna och asatroende, kamper, ätte-spel och intriger, by och familjeliv och statusspel. Kampanjen hade varit igång ett bra tag när vi tog över arrandet och jag hade spelat i den nästan sedan starten. Det var också en kampanj som hade skiftat arrangörsgrupp tidigare och har gjort det igen efter min tid. Det var inte en lätt sak att ta över en kampanj efter flera års spelande, på vissa sätt långt svårare än att starta något från grunden. Svårigheterna låg i ett arv av mixat och spretigt material och en vision som nog varje spelare hade en egen uppfattning om vad den var. Det fanns ju också ett bagage av historia i kampanjen som vi inte kunde ignorera eller ändra, det gjorde det trögstyrt och svårt att riktigt nå ut med vår nya vision. Många spelare var vana att bara köra på som tidigare år och vi fick en hel del mothugg på grund av de förändringar vi införde. Men samtidigt fick vi mycket stöd också, folk som såg förändringarna och den nya visionen som välbehövlig och bra. Gamla spelare lämnade kampanjen, nya kom till,en hel del blev kvar. Det var helt klart en lärorik erfarenhet. En tydlig sak jag lärde mig var att jag ogärna skulle ta över en kampanj med så mycket historia igen. Att arrangera är ett kreativt och hårt arbete som oftast slukar mycket av ens fritid, då är det viktigt att få ha frihet att skapa något man brinner för och tror på.

För två år sedan blev jag bjuden på vin och god mat av två fina vänner och fick frågan om jag ville vara med och arrangera ett större lajv i Understockholm världen. Jag tvekade inte innan jag sa ja och det är jag väldigt glad för idag. Det var inte en smärtfri resa där heller, men svårigheterna i det arbete låg främst i praktiska saker som att hitta en riktigt bra lokal och att söka finansiering för att kunna nå våra storartade visioner för det visuella uttrycket på lajvet. Vi lyckades med båda och mer därtill och de vänskapsbanden som skapades mellan mig och de två medarrangörerna Sofia Stenler och Annika Lykta var den finaste gåvan det arbetet belönade mig med. Även i detta fall blev jag presenterad till en vision som redan var skapad av andra, skillnaden här var att endast ramarna för visionen fans, vad vi sedan tillsammans skapade var allas vision. En utmaning vi ställdes inför under arrangerandet av Den Flytande Marknaden; det större arrangemanget vi gjort i Understockholms regi, var att låta deltagarna ha stor frihet i sitt roll och gruppskapande. Vi ville att lajvet skulle vara deltagarskapat i så stor mån som möjligt. Det gav en otydligare vision gentemot deltagarna, vad det var som förväntades och det skapade en del osäkerhet. Men å andra sidan så fick vi in väldigt många kreativa förslag och i slutändan en större bredd på grupperna än vad vi själva hade kunnat skapa.

I samband med vårt arbete med det större arrangemanget Den Flytande Marknaden så kom vi också på en idé för ett minde lajv vi ville göra, ett kort, bara två timmar och med skrivna roller och ett styrt scenario. För mig var det första gången jag skrev ett sådant scenario, men det blev väldigt lyckat och uppskattat. Och själv har jag blivit väldigt förtjust i den formen av scenarion, både att skriva och att spela.

Mina styrkor som arrangör
En av de saker som jag tror gör mig till en bra, eller åtminstone mångfasetterad arrangör är att jag både kan komma med många och nya idéer samt att jag också har drivet att genomföra dem. En annan sak är att även om jag har mycket idéer så känner jag inget större ägandeskap över dem utan ser gärna att mina medarrangörer spinner vidare eller formar om dem. Eller kanske kommer med helt andra idéer som vi tycker funkar bättre. Har vi deadlines så håller jag mig till dem, det är också viktigt.

Mina svagheter som arrangör
Några svagheter jag har är att om vi nu inte har deadlines så är risken stor att väldigt lite blir gjort. Jag behöver lite tidspress. Jag har också en tendens att ta på mig för mycket, jag har blivit bättre på att hantera detta med åren, men det händer fortfarande. Och när jag tar på mig för mycket så kommer jag i alla fall försöka göra allt och då är risken att jag blir överstressad, och blir jag det så blir jag rätt så ynklig och ledsen. I alla fall i nån dag eller två, sen brukar jag antingen hitta lite djävlar anamma eller be om hjälp.