Samåkningsguide för lajv

När man ska iväg på lajv så är det vanligt att man samåker med andra som ska på samma lajv. Samåkning är bra för plånboken, miljön och kan ofta vara riktigt trevligt, men för att samåkning ska funka bra finns det en del att tänka på. Den här guiden ger tips på hur man kan tänka om planering, ekonomi, packning och själva resan.

Planering

Första steget för att samåka till ett lajv är planeringen. Det vill säga när man kommer överens om vilken bil man ska åka med, med vilka människor, från var och när bilen ska åka, ekonomin samt när och hur man ska åka tillbaka.

Tydlighet
Var tydlig i när du annonserar om samåkning. Om du postar i en deltagargrupp om att du letar någon att samåka med, skriv varifrån du vill åka, från vilken tid du kan åka, om du har en tid då du senast måste vara tillbaka och om du har körkort eller inte. Om du har bil och letar medpassagerare, skriv också hur många personer plus packning du är villig att ta i bilen och hur du tänker kring ersättning.

Om du svarar i en samåkningstråd var lika tydlig. Skriv varifrån du kan åka, från vilken tid du kan åka, om du har en tid då du senast måste vara tillbaka och om du har körkort eller inte.

Klara besked
Ge folk klara besked. Skriv inte att någon kanske kan åka med i bilen eller att du kanske vill åka med. Det skapar osäkerhet för alla och kan ställa till med rejäla problem. Det är naturligt att man ibland inte kan ge definitiva besked på en gång, och då är det är helt okej att svara något i stil med “Jag vill eventuellt åka med men vet inte säkert förrän på på onsdag då jag får mitt schema. Är det okej om jag ger dig ett definitivt svar på onsdag?” Då är du tydlig, även om den definitiva svaret kanske dröjer något. Men i övrigt är luddiga svar om att man kanske vill åka med eller kanske får plats i bilen ett big no no.

Red ut detaljerna
Efter att man gett svar om att man vill samåka är det dags att reda ut detaljerna. Hör av dig till de du ska samåka med att bekräfta att de verkligen sett ditt svar och har uppfattat att du var intresserad av att samåka.

Gör upp i detalj vart och när folk ska hämtas och vilken tid ni ska fara från lajvområdet. Diskutera packning, om ni ska stanna efter vägen och äta, eller om någon har en luftburen allergi som är bra att känna till inför färden.

Kommunicera kring hur och när ersättningen ska ske. Kontant, swish eller kontobetalning? Innan eller efter lajvet? Om någon hoppar av i sista sekund, ska de fortfarande stå för sin del av kostnaden? Göra upp sånt i förväg så att ingen drabbas av någon obehaglig ekonomisk överraskning.

Ekonomi

Att komma överens om hur man ska dela på kostnaderna vid samåkning är viktigt. Sköts det dåligt så kan det orsaka både bråk och ekonomiska problem. Här kommer ett par tips på hur man kan tänka.

Milersättning
Ett bra tal att utgå från är den statliga milersättningen. Milersättningen är en uppskattning från skatteverket på vad det ungefär kostar egentligen att köra en bil en mil. Milersättningen inkluderar både priset för bränsle och slitage på bilen med mera och ligger i underkant. 2018 ligger milersättningen på 18,5 kr/mil. Eftersom den är lågt satt om man vill ha matten enklare är ett alternativt att avrunda upp till 20 kr/milen. (Summan uppdateras ibland så läser du det här i framtiden kolla upp vad milersättning är på skatteverkets hemsida.)

Enklaste sättet att räkna ut vad var och en ska betala är att ta:

[Milersättningen] * [Sträckan till lajvet tur och retur] / [Antalet passagerare] = [Summan var och en ska betala]

Exempel: Om det är en förare och tre passagerare i bilen det är 50 mil tur och retur till lajvet och milersättningen  är 18,5 kr/milen ska varje person stå för 231 kr. Den som äger bilen och består för bensinen kommer stå för 231 kr, lika mycket som alla andra, men eftersom den betalar till sig själv så överför den inga pengar. Resten överför pengar 231 kr till den som kommer stå för bensin och äger bilen. Eftersom 18,5*50/4=231 kr.

Åker någon bara med en del av vägen vara rättvist att denna person inte betalar lika mycket som alla andra. Till exempel om de flesta i bilen åker 50 mil, men att  en passagerare som bor på vägen bara åker med den sista 10 milen. I det fallet kan man beräkna hur mycket alla ska betala genom att räkna med 3 ⅕ dels passagerare, de vill säga 3,2 passagerare. Då blir beräkningen 18,5*50/3,2=289 kr. Varav den som åker med en femtedel av vägen betalar 298*0,2=60 kr.

Bränslekostnad
Ett annat sätt att räkna är att bara dela på bränslekostnaden. Då är den som äger bilen snäll och räknar inte med risken och slitaget. Denna summa är alltså mycket lägre än milersättningen.

För att beräkna hur man ska dela upp bränslekostnaden kan man använda denna formel:

[Hur mycket bränsle bilen drar per mil] * [Bensinpriset] * [Sträckan till lajvet tur och retur] / [Antalet passagerare] = [Summan var och en ska betala]

Kom ihåg att en bil som är fullastad med folk och packning kommer dra mer bränsle än när man åker ensam i bilen. Uppskatta alltså hur mycket bränsle bilen förbrukar per mil till snäppet högre än vad den normalt gör.

Exempel om det är 4 personer i bilen, det är 50 mil tur och retur till lajvet bilden uppskattas dra 0,7 liter/mil och bensinpriset är 15.50 kr/liter så ska var och en betala 136 kr till den som tankade. Eftersom 0,7*15,5*50/4=135.62

Full tank metoden
Ett annat sätt att beräkna bränslekostnaden i efterhand är att man börjar resan med full bränsletank, och tankar fullt igen det sista man gör på resan, och delar på summan på kvittot. Reser man väldigt långt kan man behöva tanka mer än en gång och då sparar man dom kvittona med. Nackdelen är då att den som tankar måste lägga ut alla bensinpengar och sedan få igen dom i efterhand, samt att man inte vet hur mycket det kommer gå på i förväg.

Ska föraren betala lika mycket?
När man är flera som har körkort och turas om att köra kvittar det här. Men när man har en enda förare som får lägga kanske fem timmar på att köra till och från lajvet, samt ytterligare en timme på hämta och lämna av folk, plus att städa ur bilen, då innebär det att den föraren får jobba ner väldigt många timmar jobb. Då kan man diskutera om det schyssta är att föraren ska slippa betala utan de andra står för förarens andel. Ett annat alternativ är att bjuda föraren på mat eller fika.

Försäkringar
Tänk på att vissa försäkringsbolag kan ha andra regler eller högre självrisker ifall en person under en viss ålder kör bilen. Kolla upp vad för säkringar som gäller innan du annonserar.

Hyrbil
Att hyra bil innebär både mer risker och kostnader, och den hyrbilen står på riskerar att åka på en rejäl ekonomisk smäll om något händer. Det kan också innebära extra kostnader man kan behöva diskutera. Till exempel kan företagen ibland ta ut en extra avgift om man vill ha fler än en förare. Man behöver också diskutera frågor kring försäkringar och vem som betalar självrisken, så att den vars namn står på hyresavtalet inte ensam inte behöver hamna i ekonomisk knipa om något händer. Har man en förening så kan man se om föreningen kan stå för eventuell självrisk om något händer.

Packning

När man åker tillsammans finns det en hel del grejer man ska tänka på kring packning. Mängd, hur man bäst får in allting och hur man ska tänka kring stora otympliga grejer.

Hur mycket packning kan du ha med?
Bilar har begränsat med packutrymme och det finns bara så mycket man kan klämma in i en bil om man vill åka trafiksäkert. Samåkning innebär alltså att man måste begränsa hur mycket man tar med sig, samt packa det så att det går att lasta så effektivt som möjligt i bilen.

Som passagerare så utgå från att du har en ganska liten del av bagageutrymmet. Är det fyra personer i bilen så har du ¼ baklucka samt en liten påse du kan ha mellan benen. 

Ta inte med mer. Argumentet att du kan ha det i ditt knä håller inte. För det första är det inte trafiksäkert och det är inte säkert att föraren eller dina medpassagerare är bekväma med att ha massa lös packning i kupén. För det andra det så är det den som äger bilen som har första tjing på eventuellt extra utrymme eftersom hen äger bilen, inte du. För det tredje kan föraren inte ha någon liten väska nere vid fötterna så det av förarens packning som inte ryms i bagaget måste få plats någonstans.

Tänk på att den som sitter bakom ratten (inte bilens ägare i baksätet) är ansvarig om packningen inte är tillräckligt förankrad vid en eventuell olycka eller poliskontroll. Kör bara om du själv är bekväm med hur sakerna lastas.

Specialpackning
Det finns en del saker man kan ha inne i kupén på trafiksäkert sätt. Till exempel filtar. Man kan sitta på en filt, eller lägga ut en filt nere vid fotutrymmet.. Man kan självklart inte sitta på hur många lager filtar som helst, men en ellet två filtar brukar funka. Detta trick har räddat många fantasylajvare. Men är filten smutsig och blöt så bör man inte lägga den på sätet.

Om du har något som är extra skrymmande, till exempel långa spjut, rustning eller en gigantisk luftmadrass så fråga innan om det ryms och du kan ta med dig det. Utgå inte från att det magiskt kommer få plats.

Har du sköra grejer som man inte kan lägga tunga saker på ha dom packade på sånt sätt att de går lätt att identifiera och lägga överst.

Minimera din övriga packning om du tar med dig något stort. Behöver du en jättestor luftmadrass av medicinska skäl ska den självklart med, men då måste resten av packningen vara minimalt. (Behöver du inte en extremt stor luftmadrass är det en bra ide att lämna den hemma eller skaffa egen bil.)

Packa smart
Att packa en lajvbil är som att spela tetris. Det gäller att kunna packa allt så tätt som möjligt. Packa saker i väskor man kan stapla på varandra. Mellanstora väskor är ofta bäst. Detta eftersom flera stora väskor är ofta svåra att packa tätt och med massor av små väskor så blir det rörigt och svårt att stapla saker.

Korgar och andra tjusiga grejer är dålig samåkningpackning, då de oftast är sköra och svåra att stapla. En korg per bil kan man kanske få med sig men om alla i bilen har packat så blir det omöjlig att få in allt.

Har du inte bra väskor utan måste packa saker i påsar så snör ihop filtar kläder och annat i tighta buntar som hålls ihop av spännband eller snöre så att de inte blir skrymmande. Har du smågrejer eller hårda grejer så snör in dom i en av buntarna, så att de inte faller ut påsarna.

Packa i tid
Ha packningen klar i god tid innan du ska åka. De mesta kan man packa redan dagen före avresan när man ska till lajvet. Ha packningen klar. Du får inte springa fram och tillbaka från bilen och sista minuten packa när folk kommer och hämta dig. Det skapar massa förseningar och frustration och i 90% av fallen kommer det också innebära att du glömmer något viktigt hemma. Det här gäller även på hemresan från lajvområdet.

Själva resan

Den här delen av texten handlar om vad man bör tänka på under själva resan, både till och från lajvet, och hur du är en bra samåkare under resan

Håll tiden
Kom i tid till upphämtningsplatsen eller var redo att fara den tid ni kommit överens om. Ska man hämta upp 3-4 personer på olika ställen blir 5-15 minuters försening på varje person väldigt mycket försening i slutändan, även om just din försening “inte var så farlig”. Så kom i tid.

Men shit happens, ibland händer något man inte kunnat förutse och man blir sen. Kontakta dom andra så fort det sker, gärna på ett sätt så att du säker på att dom får meddelandet, till exempel genom att ringa. Blir du väldigt försenad så respektera om de kanske måste fara iväg utan dig.

Det är minst lika viktigt att föraren är i tid. Om det är möjligt bör man kolla bilen dagen innan så att den inte behöver tankas akut, spolarvätskan är slut eller något annat som kan ställa till det.

Respektera det gemensamma utrymmet
Ska man sitta instängda tillsammans i bil flera timmar är det viktigt att man håller en god stämning. På väg till lajvet brukar alla vara förväntansfulla och gott humör, men på vägen hem från lajvet är folk trötta, slitna och ibland emotionellt sköra eller besvikna. Då är det extra viktigt att tänkta på hur man beter sig. Man kan få ventilera något jobbigt om de andra är okej med det, men gnäll inte och var inte otrevlig. Försök få de andra att trivas och må bra under resan.

Tänk på att inkludera alla i bilen. Prata så att alla hör och kan vara med i samtalet om de vill, och väl att prata om ämnen som alla som vill kan vara med och diskutera.

Respektera allergiker och astmatiker under resan. Har någon en svår allergi, exempelvis mot nötter, så ät inte nötter i bilen eller är någon allergisk mot häst, ta inte med dig kläder du haft i stallet. Bilen är ett litet slutet utrymme där både risken för kontamination och luftburna allergier är stora. Har någon astma så ha inte stark parfym eller kom in alldeles nyrökt i bilen. Det finns nikotinprodukter att använda vid längre resor. Astmatikers behov av att andas utan problem går före rökares behov av att inte känna ett nikotinsug.

Om du har en allergi-astma eller annat hälsotillstånd som kan påverka färden berätta om det under planeringsfasen. Var konkret och beskriv vad som kan orsaka problem och vad folk kan göra för att undvika det.

Problemet med lukter gäller också personlig hygien: duscha före och stink inte svett, tack. Tänker du ta av dig skorna se till att ha rena strumpor och skor som inte är så ingrodda av fotsvett att man kan behöva utrymma bilen. Samma sak gäller mat och annat som kan lukta illa.

Mat, bensträckare och kisspauser
Om resan är lång kan man behöva stanna och äta längs vägen. Det kan vara bra att kolla upp ett ställe att stanna redan i förväg så att man hittar ett ställe som är öppet, har vettiga priser, ligger längs vägen och har mat som alla kan äta. Är du petig med maten eller har specialkost som du vet kan vara svårt att hitta längs vägen så kan det vara bäst att ta med egen matsäck.

Är du en person som blir grinig och otrevlig när blodsockret sjunker, så är det ditt ansvar att ha med dig snacks så att det inte händer. Vet du att du är sån, säg till, så att de andra har lite koll och förståelse och kan säga till om du börjar låta lite grining.

Fråga bilägaren om det är okej äta i bilen, och vad som är okej. Många bilägare är okej med kladdfria godisar och dricka, som Ahlgrens bilar och mineralvatten, men inte okej med läsk och choklad som lätt ger fläckar på sätena.

Ta kisspauser och bensträckare även om ni inte stannar för mat. Att köra nonstop i sex timmar är ingen dygd, utan bara drygt och obehagligt. Hör efter då och då om föraren vill ha avlösning om ni är flera i bilen med körkort.

Det kan vara känsligt att säga att man behöver stanna om man åker med en grupp människor man inte känner så bra. Så stanna då och då vid rastplatser och ge folk en chans att gå ut sträcka på benen och kanske gå på toa.

Föraren
Att köra bil är koncentrationskrävande. Detta innebär att den som kör får bestämma temperaturen och musiken så att hen kan koncentrera sig. Som passagerare köper man förarens val utan protester. Såvida om man inte har rent medicinska skäl att att invända, som till exempel migrän eller illamående då är det okej att säga till.

Kör inte som en blådåre. Håll hastighetsgränserna, speciellt med en fullastad och tung bil som kommer ha längre bromssträcka än vanligt. Dels av trafiksäkerhetsskäl men också av respekt för dina medpassagerare. Det är fruktansvärt obehagligt sitta som passagerare i bil utan möjlighet att påverka om föraren kör alldeles för fort.

Shotgun
Den som sitter bredvid föraren, shotgun, assisterar föraren. Behöver föraren någon att prata med för att hålla sig pigg och koncentrerad så är det shotguns jobb att prata på. Shotgun har även ett ansvar att assistera föraren till exempel med att skruva upp flaskor, räcka över godis, svara telefon om bilen inte har handsfree, kolla karta och/eller internet, eller byta låt.  Shotgun kan också hjälpa till hålla ett öga på trafiken och eventuella överrasknings-älgar. Det är speciellt viktigt efter lajvet, när folk är trötta.

För att kunna assistera föraren måste man alltså vara vaken. Så ta plats i ett baksäte om du vill sova. Inget sovande i framsätet om inte föraren sagt att det är okej.

Om någon på grund av åksjuka eller av andra skäl måste sitta fram så gäller fortfarande samma shotgunansvar som vanligt. Har ni flera åksjuka prioritera så att reservförare får sitta fram, då det är extra viktigt att den är skick att köra sen.

Efter resan
När du stiger ut bilen så ta vara på allt ditt skräp.Flaskor, godispapper och allt som kan tänkas börja bli dåligt, mögla och lukta illa som exempelvis bananskal.  Det här gäller både när ni kommer till lajvområdet och efter hemresan. Bilägaren ska inte behöva städa efter dig.

När du stiger av efter lajvet så packa ur bilen och säg hejdå snabbt och effektivt. Tänk på att föraren oftast är den som kommer hem allra sist efter ha släppt av alla andra. Tar det massor av tid vid varje stopp drar det ut på tiden.

Annonser

Den typiska lajvbudgeten

Eller: ”Oh no where are all the monies?”.

Eller: ”My preciousssss…”

coins-1015125_640

Den här bloggposten uppkom ur en diskussion och ett samarbete i Facebookgruppen Arrnätverket

Det finns vissa återkommande teman när det gäller att göra en budget för lajv. I den här bloggposten har vi samlat dels

A) En lista över vanliga budgetposter när det gäller utgifter.

B) Några exempelbudgetar från gamla arr – ibland även med utfallsberäkningar. Vill du bidra med nån till budget? Maila arralajv@gmail.com.

All info finns även i det här länkade google-kalkylarket.

Fortsätt läsa Den typiska lajvbudgeten

Finansiering av lajv, Del 3

Sista delen av Anna Westerlings tips om finansiering av lajv. Läs även del 1 av Annas utmärkta finaniseringsskola och del 2 av Annas utmärkta finaniseringsskola.

Vilka fonder finns det?

Det finns flera olika typer av fonder, och många finns med på Invovativ kulturs omfattande lista.

De fonder mina projekt har fått bidrag av finns listade här: http://annawesterling.se/financing/

Sverok

Men det kan vara svårt att veta var man ska börja och hur man ska skriva sin första ansökan. Här brukade jag rekommendera att man börja med att ansöka hos Sverok, där det ofta fanns projektbidrag att få för större typer av projekt som skulle generera positiva effekter för hela lajvhobbyn. Det var ett bra sätt börja, lära sig skriva ansökningar och få hjälp.

Idag ser det dock annorlunda ut. Distrikten som förr hade projektbidrag har lagt ner det eller skurit ner dem. Till exempel hade Stockholm i år 2013 10 000 kr totalt budgeterat i sin projektbidragsfond, att jämför med 150 000 kr för några år sedan. Ett tag drev Sverok riks projektbidrag, men har nu också lagt ner det. Riks har istället lokalbidrag och träffbidrag, båda dåligt anpassade för lajvprojekt. Lokalbidragen gäller för lokaler som disponeras regelbundet, och ej till lokaler som hyrs vid enskilda tillfällen. Träffbidragen ger 150 kr/träff, och att få 150 kr extra till ditt lajv är ju bra, men kanske inte så mycket. Du kan själv läsa om Sveroks alla bidrag och fundera på hur du kan anpassa ditt lajv till dem här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/

Sverok ger också föreningsbidrag. För 2013 var det 3000 kr/förening plus 50 kr/medlem i åldern 6-25 år om man har minst 60% medlemmar i åldern 6-25 år. Det kan därför vara idé att låta dina deltagare bli medlem i en förening i och med att de anmäler sig till lajvet. Det måste dock vara tydligt att de blir det, kanske bör de också ha en valmöjlighet att få kryssa i en ruta så de har gjort ett aktivt val för sitt medlemskap. Läs mer om Sveroks regler här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/#ungdomsforeningsbidrag

Men Sverok ändras ju hela tiden utefter de demokratiska beslut som tas på årsmöten. Ring därför Sverok riks och prata med dem och kolla vad som gäller just nu. De har också mycket kompetens och kan ge dig tips även vidare, så det är absolut värt att kolla upp. Fundera också igenom hur du skulle vilja att Sverok fungerade. Som medlem i en förening i ett demokratiskt förbund så kan du ju välja att vara med och påverka. Bidrag är ju politik och politik går ju att förändra.  Till exempel har motionen om projektbidrag varit uppe flera år på riksmötena och alltid röstats ner med ganska små marginaler. Men förändringsarbete kräver långsiktighet samt organisering, man kan inte bara arbeta för sitt arrangemang utan man måste arbeta för alla framtida arrangemang.

Sverok är ju ett demokratiskt förbund, och det är årsmötena som styr dem. Så prata ihop er i er förening, gå på årsmötena, skriv motioner och rösta igenom förändringar. Distrikten brukar ha årsmöte i mars-april. Sveroks riksmöte är under november och dit kan du åka om du är intresserad av nationella frågor. Notera att du får röster utefter om du representerar en förening så se till att kolla upp det.

Studieförbundet

Studieförbund ger egentligen inte ut direkta projektbidrag, men ger ofta pengar till studiecirklar eller ibland till kulturaktiviteter. En lajvarrangörsgrupp kan till exempel vara en studiecirkel. Men det är olika regler för olika studieförbund, och ofta beroende på vem du stöter på. Så igen, se till att ringa runt och kolla vad som gäller. Jag brukar boka upp ett möte med dem så vi kan diskutera igenom mitt projekt och hur vi kan jobba tillsammans med det.

Sverok är anslutet till Studiefrämjandet, och hänvisar därför till dem. Både när jag har talat med Studiefrämjandet om hjälp med finansiering till Knutpunkt 2010 och till Stockholm Scenariofestival så har de inte kunna hjälpa mig. Men kolla även med andra studieförbund om du kan samarbeta med dem. Prolog samarbetar ju med ABF och Stockholm Scenariofestival samarbetar med Sensus. Så ring runt, få möten och se om du kan hitta något som passar. Ibland kan ju studieförbunden inte ge ut rena pengar, men låna ut lokaler billigt. Till exempel till tango-lajvet In fair Verona fick vi låna danssalar av Studiefrämjandet. Därför är det bra att ta ett möte och kolla vilka möjligheter som finns.

Kommun och landsting

Varje kommun och landsting har sina egna bidrag för att stötta kulture eller barn och ungdomar hos sig. Ring därför kommunen och kolla upp vad som gäller för just den. Du bör förstås även läsa på deras hemsidor, men ibland kan det vara svårt att navigera där. Du kan både ringa kommunen där arrangörsgruppen har säte och kommunen där arrangemanget hålls. Sverok har listat kommuner och deras bidrag här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/#kommunbidrag

Större fonder

Till de större fonderna hör fonder som till exempel Allmänna arvsfonden, Nordisk kulturfond, Innovativ kultur och Kulturbryggan. Hos alla, förutom allmänna arvsfonden, finns en sista datum för ansökan några gånger om året. Det är här de stora pengarna finns, men också här du får lägga mycket tid på en ansökan och sedan skicka in och vänta månader och sedan få ett kort brev med ja eller nej. Men även dessa fonder kan man också ringa och fråga. De vill ju ge ut pengar och de vill hitta de bästa projekten för att ge pengar till, så om du känner dig osäker, ring och be om råd innan.

En regel hos Nordisk kulturfond är också att om du får mer än 50 000 DKK så ska du ha en auktoriserad revisor som tittar igenom din redovisning. Att ta in en revisor blir ju också en kostnad för projektet, och kräver en vis grad av professionalism. Å andra sidan, får du samtidigt 300 000 kr från Allmänna arvsfonden så bör ju ha det ändå.

Ibland pratades det också om stöd från EU. EU har olika stödformer som de låter olika avdelningar i Sverige ta hand om. Det kan vara allt från barn och ungdomar, till kultur till landsbygdsstöd. EU-ansökningar är generellt väldigt byråkratiska så det gäller att hitta en handläggare som stödjer dig och kan hjälpa dig. Det gäller också att veta vart du ska leta, och det är inte alltid uppenbart. Till exempel till Knutpunkt 2010 fick vi EU landsbygdsstöd till för att hålla det i Katrineholm. Min kunskap om EU-stöd är begränsad, men varje gång jag ger mig på att leta så slås jag av att det är besvärligt.

Udda mindre fonder

Det finns också gott om udda fonder där ute som stödjer väldigt specifika projekt.  Ett exempel är lajvet Vreden (2004) som fick pengar av en stiftelse som ungefär syftade till att vi skulle minnas de brott nazismen och kommunismen begått mot mänskligheten. Många hade ansökt gällande nazismen, men få om kommunism. När så Vreden som handlade om Röda armén 1944 kom så fanns det mycket pengar till dem.

Andra fonder som finns är de bilaterala fonderna, de handlar om att man gör ett samarbete mellan två nordiska länder, ej mellan alla.

Ytterligare andra fonder är små privata stiftelser efter folk som gått bort och skapat en stiftelse av sitt arv. De kan vara kluriga att hitta och vara väldigt specificerade, men hittar man rätt så kan det gå. Nackdelen är dock att de stödjer ofta stipendium och utbildningar, samt att min erfarenhet av de jag sökt av är att jag ofta får nej. Men om man hittar rätt så kan det vara värt ett försök.

Andra finansieringsformer

Som ni säkert förstått nu så är det inte helt lätt att söka pengar, utan det kräver en del tid och arbete. Som ett exempel var den ansökan En stilla middag skickade in till Arvsfonden 18 sidor, då visserligen inklusive föreningens stadgar och rekommendationsbreven.

Därför ska vi nu titta på andra sätt att finansiera ditt lajv.

Deltagaravgifter och Crowd sourcing

Du kan låta deltagarna betala för lajvet på olika sätt. Även om inte alla dina deltagare har ekonomiska medel så kan du skapa olika nivåer för att få visa att betala mer. På Knutpunkt är det numera standard att det finns en stor spridning på priserna. I Sverige 2014 är det från 1200 kr, till 2000 kr, till 4000 kr. Då får dem lägsta prisklassen lite sämre boende, och de som betalar 4000 kr får anmäla sig först av alla, men konventet och programmet som alla får är samma. Det handlar ju om att Knutpunkt-deltagarna har förstått att de vill ha med alla, och då måste vissa betala mer. Det blir en solidaritetshandling.

Det danska konventet Fastaval arbetar efter samma solidaritets princip. Man kan när man anmäler sig vara Fastavals ”rike farbror” och betala 300 DKK extra. När man tänker efter hur mycket skoj vi har på ovanstående konvent så blir det ju en billig summa.

En annan metod är crowd sourcing. Lajvet Celestra använde det, och fick, om jag inte minns fel, in över 100 000 kr i crowd sourcing. Det handlade om folk som betalade innan anmälan öppnade för att gör det möjligt och för att få visa fördelar i castingen av roller och kostymer. Celestra hade ju även olika avgifter beroende på roll och kostym du tilldelades för den. Men en bra crowd sourcing kräver ju också att den underhålls och marknadsförs på rätt sätt.

Ytterligare en metod är ju att lägga ut visa delar och på så vis sänka deltagaravgiften. De klassiska fanatasylajven har gjort det länge. Du betalar deltagaravgiften, och tänker att det var ju inte så farligt, men sen tillkommer kostnader för mat, transport, boende, kläder etc. På så vis blir deltagaravgiften en väldigt liten del av vad lajvet i själva verket kostar. Prolog gör också det till visst del med boende. Enkelt boende ingår i deltagaravgiften, men vill man bo på hotell så får man köpa till det utanför.

Så förutom extern finansiering från fonder, fundera över hur du kan lägga upp ditt projekt med finansiering från deltagarna. En iakttagelse från min sida är också att under 2000-talet så har lajv-rörelsen gått mer från fond-finansiering till finansiering från deltagarna. En förklaring är att det är lättare att få barn och ungdomspengar än kulturpengar, och många av oss har växt ur barn och ungdomsfacket och behöver därför se på andra finansieringsformer. Samtidigt så går ju hela kultursektorn i samma riktning, med mer tal om crowd sourcing och sponsring än om stadsbidrag.

Sponsring

Idén om sponsring dyker upp med jämna mellanrum. I Saga mot Verklighet från 1997 står det ungefär att sponsring är ett outforskat område. Jag skulle vilja säga att i stort gäller fortfarande. Lajvfestivalen Futuredome fick 2002 frysmat från Dafgårds till alla sina deltagare mot att Dafgårds hade stora affischer precis utanför staden. Men Futuredrome siktade på 2000 deltagare, vilket är mer än många lajv. För ett problem när det kommer till spons på lajv är att lajven generellt är för små, det är för få personer för en sponsor att lägga pengar på. Som arrangör som försöker sälja in ett sponsorsamarbete bör man också fundera på vad får företaget ut av detta, hur gör jag dem nöjd? Sen kan man ju också fundera på om man vill sälja ut sina deltagares uppmärksamhet på reklam, och i så fall ska ju den reklamen kännas relevant. Men en tumregel kan vara att det är lättare att få prylar eller tjänster än rena pengar. En idé är också att arbeta lokalt. Få den lokala pizzerian att ge alla era deltagare rabatt på pizzan mot att de syns på hemsidan, eller få hjälp med viss utrustning från någon etc. Så sammanfattningsvis är det svårt med spons, men man kan få lite hjälp av lokal samarbeten.

Slutsats

Nu vet du hur en fond fungerar, hur du gör för att få stöd, vilka fonder som finns samt att vi har tittat på andra finansieringsmetoder. Som synes finns det många olika sätt att finansiera lajv. Hur du än väljer att finansiera ditt arrangemang så finns det inte bara en väg för det utan flera. Fundera därför igenom det så du har en finansieringsplan för hur just ditt projekt ska finansieras. Lycka till!

Anna Westerling
Annaw.org

Friska upp minnet?
Läs första delen, om fonder, föreningar och syften.
Läs andra delen, om hur du utformar din ansökan.

Finansiering av lajv, Del 2

Här kommer den andra delen av Anna Westerlings artikelserie om att söka finansiering till ett lajvprojekt! Läs och inspireras!
Första delen hittar du här.

Hur gör du?

Så med denna kunskap om hur fonder fungerar, hur ska du nu se till att få finansiering till ditt lajv? Det går till genom tre steg, som med ofta görs parallellt. Du ska hitta ditt koncept, läsa på och slutligen skriva ansökan.

pengar 2

Hitta ditt koncept

Nu är vi i den tidiga fasen av skapandet av ditt lajv. Vad gör du lajv om, vad vill du uppnå? Vad är syftet och hur kan du matcha, och eventuellt vrida det syftet lite för att matcha de fonder du vill ha finansiering av? Varför ska de ge dig pengar? Detta kan inte vara något som är lite löst påklistrat, det kommer att märkas utan måste vara förankrat i hela arrangörsgruppen.

Läs på!

Det finns många olika fonder, varav de flesta har hemsidor där man kan läsa vilka syften de vill uppnå och vilken typ av projekt de stöttar. Googla därför och läst på de olika fonderna. Ofta så tipsar fonder också om andra stödgivare på sin hemsida, till exempel har Innovativ kultur en omfattande lista.

Kolla också upp deadlines, ofta har fonder utlysningar två gånger per år så det gäller att ha lite framförhållning så att man inte missar att skicka in.

Skriva ansökan

När du har hittat dina fonder du vill söka hos så är det dags att sätta sig och skriva ner din ansökan om varför just ditt projekt ska få deras stöd. De flesta fonder har instruktioner på sin hemsida om vad de vill att din ansökan innehåller. Vissa har även gamla ansökningar du kan ta inspiration av. Du kan även låna gamla ansökningar av Sverok, eller be vänner och bekanta att få se eventuella ansökningar de har skrivit.

Oavsett fond så ska alla ansökningar innehålla fem viktiga element:

1) Bakgrund

2) Vision

3) Genomförande

4) Långtgående effekter

5) Redovisning

Bakgrund

Du börjar ansökan med bakgrunden, det är själva problembeskrivningen som vi vill att ditt lajv ska lösa. Det kan vara en problembeskrivning som ser ut som följer:

”I dag har lajv i Sverige stagnerat, det är samma typ av arrangemang som görs igen och igen för och av samma människor. Det leder till en inavlad klick och det är ett problem.”

I bakgrunden bör du också förklara vad lajv är eftersom alla inte vet det. Om du likt ovan hävdar att utvecklingen har stagnerat så bör du också ge en kort redogörelse om lajvs utveckling och vad du har för grund för att påstå det. Det handlar ju om att de som bedömer ansökan ska kunna förstå och hålla med dig i din problembeskrivning så de förstår varför det är så viktigt att de måste ge dig stöd.

Din problembeskrivning ska ju också vara anpassad till den fond du söker hos, så att den stämmer med de problem just fonder ger stöd för att lösa.

pengar 4

Vision

I din vision löser du de problemen i du målar upp i bakgrunden. I exemplet ovan så kan du säga;

”För att öka mångfalden av arrangemang så vill vi bjuda in 3 kända konstnärer som ej är lajvare att skapa 3 olika interaktiva arrangemang. De ska vara Josef Fares, Anna Odell och Susanne Osten. Dessa personer är valda på följande grunder…

Detta kommer skapa en behövlig vitamininjektion som kommer att förnya lajv i Sverige. Deras varumärke kommer också att dra in nya människor för att vi ska få in nya spelare som kommer bidra med nya spännande berättelser”

Här får du gärna bli lite bombastisk. Det är ju ditt svar på hur du ska lösa alla de hemska problem du målade upp i början, och på hur allt kommer att bli fantastiskt bara du får göra ditt projekt.

Genomförande

Nu ska du berätta hur du tänkt dig att arrangemanget ska gå till rent praktiskt. Det är allt från logistik, tidsplan, budget, organisation, marknadsföring samt samarbetspartners. Många gör misstaget att gå direkt på genomförande i början av sin ansökan, men det kommer alltså först mot slutet när du berättat om bakgrunden till varför du ska göra det.

Budget och tidsplan

En budget och en tidsplan är en uppskattning av din planering just nu. Det behöver alltså inte bli exakt så i slutet, oväntade saker kan förekomma och de vet även fonder om. Att du redovisar budget och tidsplan handlar om att de ska bedöma om projektet är trovärdigt att genomföras som du planerar, så att de inte ger sitt stöd till något som inte blir av.

pengar 3
se upp så att budgeten inte innehåller några oförutsedda slukhål.

Exempel på punkter i en kostnadsbudget:

•         Lokal

•         Mat och dryck

•         Rekvisita

•         Transport

•         Marknadsföring

•         Revisor

•         Övrigt

Exempel på punkter i en tidsplan:

•         Lokal bokad

•         Anmälan öppnar

•         Marknadsföringssatsning

•         Anmälan stänger

•         Lajvet

•         Redovisning

På intäktssidan i budgeten så anger du också vad mycket du söker från fonden. Även om du inte fått dem än så ska du räkna med dem så att din budget alltid är balanserad. Generellt för de flesta fonder gäller att de inte finansierar mer än 50% av ditt projekt, så du kan därför inte söka mer än halva budgeten av dem. Du kan även ange andra fonder du sökt från på intäktssidan, även om du inte vet om de beviljat din ansökan heller. Men om du fått en ansökan beviljad är de förstås bra att skriva ut. Eftersom fonder vill stötta bra och stabila projekt så gillar de generellt att även andra fonder har gått in och stöttat projektet då projektet har större sannolikhet att bli av då. Därför är första bidraget viktigt.

Organisation

Under organisation så handlar det om att beskriva vilka ni och hur ni arbetar med detta. Igen är det för att skapa trovärdighet, att ni verkar kunna genomföra detta. Det kan också vara bra att lägga med korta CV:n för de inblandade.

Marknadsföring

Marknadsföringsplan brukar vara viktigt för att de ska kunna veta hur ni ska göra för att få deltagare till ert projekt, så att det verkligen blir av. I den kan ingå att ni ska besöka Prolog, Knutpunkt samt arbeta med sociala medier etc. Med andra ord det som de flesta lajvarrangörer redan gör, se bara till att skriva ner det.

Samarbetspartners och rekommendationsbrev

Samarbetspartners är bra för att det ger er trovärdighet, speciellt när det handlar om små och för fonder okända lajvföreningar. I exemplet ovan, om att bjuda in kulturpersonligheter för att arrangera lajv så skulle ett samarbete med till exempel Kulturhuset och Konstfack skapa tyngd. Det bevisar att de är med på detta, och tror på det, och kommer se till att det blir av.

Man kan också be folk att skriva rekommendationsbrev. Det kan till exempel vara:

·         En arkeolog från riksantikvarieämbetet som förklarar varför ens lajv är intressant och viktigt för att förstå historien.

·         En dramaturg från riksteatern som förklarar varför ens lajv är utvecklande för teatern.

·         Ordförande i Sverok som säger att detta är viktigt för lajvhobbyn.

·         En spelforskare som uttrycker varför detta är så intressant.

Igen handlar det om skapa trovärdighet, att andra människor från helt olika perspektiv förklarar varför det är viktigt för dem att ditt arrangemang genomförs. Dessa brev ska personerna skriva själva, efter förklaring av arrangemang från dig, men vid behov kan man ibland hjälpa dem på traven med lite stödord.

Långtgående effekter

När du nu skrivit nästan hela ansökan med problem, vision och genomförande så har du bara en sak var. Vad händer med effekterna och lärdomarna av lajvet efter att det är slut? Här ska du förklara hur ni tar till vara på dem. Ska ni ge ut en bok, starta upp en websida eller hålla en workshopsserie, eller hur tänker ni ta till vara på lärdomarna? Det kan också vara så enkelt som att ni planerar att skriva en artikel i till Knutpunktsboken och hålla en workshop på Knutpunkt och Prolog för att sprida budskapet. Allt är beroende på skala på lajvet.

Denna punkt kan ibland stå som dokumentation också.

Redovisning

Efter att hela projektet är klart så ska ni redovisa tillbaka till fonden om hur ni använde deras stöd. Fonder har ofta ett formulär för redovisning som det är bara följa. Det handlar om att ni ska berätta om hur ni möte de mål ni satte upp i er ansökan, samt redogöra för budgetutfall och er dokumentation av projektet. Det kan vara så att det inte blev exakt som ni sa i er ansökan, och det är ofta inga problem så länge ni har hållit er till er vision och kan motivera hur de val ni gjort följt den visionen.

Om man har sökt pengar och projektet som inte blir av går bra att lämna tillbaka pengarna. Har man fått pengarna och skickar sedan inte in en slutredovisning så kan man bli återbetalningsskyldig.

Vill du friska upp minnet? Då hittar du första delen av Annas kurs i finansiering av lajv, om fonder, föreningar och syften här, och tredje delen, som fokuserar mer på exakt vilka bra fonder det finns, hittar du här.

Finansiering av lajv, Del 1

Ett gästbloggsinlägg i tre delar av Anna Westerling. Del två hittar du här.

Finansiering av lajv

Sitter du och funderar på att arrangera lajv, men upplever att pengarna inte räcker? Här följer lite handfasta råd på hur du kan tänka runt finansiering av lajv. Artikelserien fokuserar på hur du kan få pengar från fonder, men eftersom det kräver en hel del jobb och inte är rätt väg för alla så berör en också hur man kan tänka runt deltagaravgifter, crowd founding och sponsring. Men vi börjar med att titta på hur fonder fungerar, och hur du kan få finansiering från dem.

Hur fungerar en fond?

1) Förening

Grunden för alla fonder är att de sällan ger bidrag till enskilda individer, de vill istället ge till föreningar. Starta därför en förening och sök sedan alla bidrag i föreningens namn. Hur du startar en förening kan du kolla upp på Sveroks hemsida. Vissa fonder kräver ibland att du skickar med er förenings stadgar, och om du inte vill skriva själv går det också utmärkt att använda Sveroks exempel-stadgar för er förening.

2) Syfte

Alla fonder vill uppnå något syfte med att ge ut pengar. Det kan vara att främja nordiskt samarbete, främja nyskapande projekt eller stödja ungdomsverksamhet. De uppnår det här syftet genom att stödja projekt som också arbetar mot samma syfte.  Så regel nummer 1 för att få finansiering via fonder:

Ditt projekts syfte måste gå in linje med den fonds syfte du vill söka pengar ur.

Ditt projekt kan förstås ha flera olika syften, men du måste kunna visa på att något av dem går i linje med just den fonden du söker ur.

Exempel:

När jag skapade lajvet En stilla middag med familjen så baserade det sig från början på bara den danska filmen Festen. När jag sedan kom i kontakt med den norska författaren Henrik Ibsen och den svenska August Strindberg så ville jag lägga till deras pjäser som spelbara roller. Jag insåg att blanda dessa nordiska pjäser kunde dessutom ge mig finansiering från nordisk kulturfond. Därav letade jag också upp och la till en finsk pjäs för att få cirkeln fullständig. Det lönade sig då vi fick 55 000 kr från nordisk kulturfond. Sensmoralen är att man inte kan skapa projektet och sedan utse en person i projektgruppen till att ordna finansieringen utan finansieringen måste finnas med som en del av planen när själva projektet skapas.

Men En stilla middag var självklart inte bara nordiskt, det var även ett nyskapande kulturprojekt av ungdomar för ungdomar. Så det resulterade också i bidrag från allmänna arvsfonden och Sverok. Så ett projekt kan ha flera syften, så länge de inte går emot varandra.

3) Projekt

Fonder ger oftast endast stöd till projekt, ej till ordinarie verksamhet. Ett projekt är något avgränsat som har en tydlig början och att tydligt slut, och den beskrivning passar ju bra på de flesta lajv som görs. Att de bara ger till projekt är egentligen inte så konstigt, då fonder till stor del är kulturens riskkapital. Någon har en ny idé och en fond väljer att satsa på just den idén.

Det innebär att fonder till exempel inte vill ge pengar till ett lajv som är nummer tre i en serie. Konceptet har ju gjorts förut, så varför ska de stötta extra? Ingen fond vill heller att en förening ska bli beroende av stöd från dem varje år för att överleva. Fonden vill ju kunna ge pengar till nya projekt varje år.

Om man ska söka pengar till ett lajv som är nummer 3 i en serie så ska det vara för att man vill göra något extra. Det kan till exempel vara;

”Vi har gjort det här konceptet två gånger, och upplever ett problem med att det kommer bara deltagare som är vit medelklass. Vi vill breda oss och därför göra en speciell marknadsföringssatsning mot invandrartäta förorter. Det vill vi göra genom förträffar, affischering mm enligt bifogad plan. ”

Om ni söker ur en fond som arbetar för mångfald kan ni då få stöd för er marknadsföringssatsning, men inte för lajvet. Om ni tänker att de marknadsföringspengarna ska gå till att ha förträffar i de här förorterna, och de ersätter de träffar ni ändå skulle haft mer centralt i stan och ni då sparar pengar på de senare så är det absolut ok. Så länge ni håller just de träffar ni lovat fonden och arbetar i den riktning ni lovat.

4) Avkastning

Eftersom fonden har ett syfte de vill uppnå med att ge er pengar, så vill de försäkra sig om att de pengarna de ger verkligen ger en avkastning och inte bara blir en ”one-hit-wonder”. Därför frågar de ofta efter böcker eller annan form av dokumentation som gör att projektet kan leva kvar längre. Du som söker bidrag ska kunna berätta om vilka långtgående effekter som just ditt projekt har och hur det kommer att förändra världen lite.

Två exempel på projekt som lyckats bra med sin avkastning är lajvet Nyteg (1997) och lajvet En stilla middag med familjen (2007). Nytyg fick bidrag av allmänna arvsfonden för att skriva en bok om hur man arrangerar lajv, boken Saga mot verklighet. Den levde sedan kvar länge som referensmaterial. En stilla middag fick bidrag för att utveckla nya tekniker, och blanda lajv och teater. För att se till att dessa tekniker verkligen befästes så gav allmänna arvsfonden oss särskilt med finansiering för att genomföra ett konvent året efteråt och fortsätta med utvecklingen av dem. Det är ju också från En stilla middag som den idag populära tekniken ”meta” kommer. Så visst ger fonders pengar effekt utnyttjade på rätt sätt.

Läs andra delen av Annas finansieringstips här.