How to treat your funkis – eller vad jag lärt mig av ett år som funktionär

EDIT 20161203 (av Susanne Vejdemo): Förutom nedanstående bloggtext, så har Siri Sandquist har även hållit en videoföreläsning om funktionärer på lajvkonventet Prolog, tillsammans med Olle Nyman.

Som uppföljning på vårt förra inlägg om att ha funktionärer, skriver proffsfunktionär Siri ett gästbloggsinlägg om att vara funkis på lajv. Läs, lär och njut.

Under 2014 har jag tagit ett jättesprång ut i lajvsverige, jag har arrangerat mitt första lajv, skrivit mitt första scenario, och dessutom varit funktionär på ett antal arrangemang. Alla dessa arrangemang har varit olika och mina uppgifter som funktionär har också varit ytterst varierande. Jag har hållit i inrollnings-workshops, lagat mat i storkök och skog, matat arrangörer, försökt fixa avlopp och säkringar, eldat sopor, suttit i incheckningar, skrivit karaktärer och mycket annat. På vägen har jag lärt mig mycket om vad jag gillar hos en arrangörsgrupp som jag arbetar åt och tänkte dela med mig av denna visdom med resten av världen så att alla arrangörer lär sig knepen i hur en håller sina funktionärer glada, nöjda och peppiga innan, under och efter lajvet.

Funkis2
Två glada och praktiska funktionärer Granland III. Fotograf Matilda Hagfoss
  1. Kommunikation
    Det låter löjligt, men sant är det likväl, var tydliga med era funktionärer. Vad förväntas av dem? Hur många timmars arbete kommer funktionären förväntas lägga ned innan, under och efter arrangemanget? Är ni tydliga med det från början kommer funktionären kunna planera så att hen hinner med allt det ni behöver hjälp med. Gäller det att arbeta innan och efter lajvet men kommer funktionären vara en vanlig deltagare under arrangemanget? Eller kommer funktionären behöva komma till undsättning även under lajvet? På denna punkt har alla mina arrangörer varit exemplariska och jag har alltid vetat vad som förväntas av mig oavsett om jag stått som stand by eller arbetat konstant. Checka också av med era funktionärer att de ligger i tid med sin del av arbetet om det gäller förarbete. Det är inte funktionärens uppgift att checka in och se om lajv-planerandet faktiskt pågår som det ska i arrangörsgruppen, utan arrangörens uppgift att se att funktionärerna har de verktyg de behöver för att uppfylla sin kvot. Ett annat tips är att inte förvänta er något från era funktionärer som ni inte uttryckligen bett dem om. Som arrangör kan ni inte under några omständigheter kräva att era funktionärer ska göra mer än det som bestämts i början. Skulle en kris-situation uppstå och ni behöver mer hjälp än ni planerat måste allt omförhandlas, jag skulle bara skriva karaktärer men nu behöver ni även hjälp med matlagningen? Kommer det påverka min möjlighet att lajva lajvet som skulle vara min betalning? Ge mig då något annat i belöning. Vilket osökt för mig till nästa punkt…
  1. Belöning
    När en funktionär lägger ner själ och hjärta i ett projekt som inte är deras eget krävs belöning. Den vanligaste formen av belöning i lajvsverige är kärlek och det är en mycket effektiv belöning. En annan typ av belöning är att få komma gratis på själva lajvet om arbetet gäller innan eller efter. Kärlek ges med fördel genom applåder (också föredömligt utfört av de flesta arrangörer jag stött på) efter lajvslut. Som kökspersonal mottages tacksamt kärlek i form av energidryck och kaosiga resor till närmsta mataffär för att det oförklarligt glömts att köpa kaffe eller något annat livsnödvändigt. En annan belöning som förekommit i flera sammanhang är middagar eller fester innan eller efter arrangemanget. Det är också ett exemplariskt sätt att visa sin uppskattning, på det viset får funktionärer och arrangörer möjlighet att umgås avslappnat utan massa arrangörs-stress, och funktionärerna känner att arrangörerna ser och uppskattar dem. Belöningen behöver inte vara monetär, funktionärer är trots allt volontärer och gör det hårda arbete de gör för att de tror på ert lajvprojekt och vill hjälpa er som arrangerar. Men den måste finnas, och den måste vara tydligt presenterad innan arbetet påbörjas, se punkt 1. Som funktionär kan jag inte utgå från att jag ska få något särskilt som inte uttryckligen lovats mig i början av arbetsfasen, men det innebär även att en arrangör inte kan utgå från att funktionärer kan hoppa in och ta på sig arbetsområden de inte från början sagt sig villiga att utföra, som tidigare omtalats.
  1. Respekt
    Att respektera funktionärerna som arbetar så hårt för ert arrangemang utan att få den credd som arrangörer får är otroligt viktigt. Respekt visas genom att följa punkt 1 och 2, men även genom andra saker. Exempelvis kan ni inte kräva att era funktionärer ska arbeta mer än ni gör. Visst, ni har lagt ner 100 timmar på deltagarkontakt och dramaturgi, men när ni väl är på lajvområdet är det inte läge för arrangörerna att luta sig tillbaka och låta funktionärerna arbeta ensam. Lämna aldrig ett lajvområde innan allt arbete är klart som arrangör, först in, sist ut är en gyllene regel. Jag har varit med om att som funktionär lämnats strandad på ett lajvområde som var svårt att ta sig hem ifrån efter att arrangörerna redan åkt hem. Det var otroligt respektlöst och inte ett bra sätt att hålla sin funktionär nöjd och glad. Era funktionärer kommer villigt stanna uppe till fyra och städa den där lajvlokalen med er, om ni också är där och tar aktiv del i arbetet och kanske matar dem med choklad och kaffe. Återigen, kräv inte mer av era funktionärer än du är villig att göra själv.

Om ni kommunicerar med, belönar och respekterar era funktionärer kommer de arbeta outtröttligt för att få ert arrangemang att fungera så smärtfritt som möjligt. Och olikt gremlins kan de med fördel matas även efter mörkrets inbrott.

Funkis1
Tre matfunkisar, men vågar man verkligen mata dem? Fotograf Eva Wei

Arbetsorganisationen då?
Men, tänker ni kanske nu, ska en toppstyra sina funktionärer, eller ge dem fria tyglar? Det beror såklart på vilka arbetsuppgifter det gäller. Men jag skulle säga att fria tyglar ofta fungerar otroligt bra. Du bad ju just den här personen att bli funktionär för just den här typen av arbete för att du litar på att hen vet vad hen gör eller hur? 
Exempel, ge köksfunkis en bild av vilken typ av mat det ska vara, berätta hur många mål mat till hur många personer, ge dem en allergi-lista och en budget så löser de resten och du kan tänka på annat. Detta kan även appliceras på andra uppgifter. På Granland III blev jag ombedd i att hålla i en workshop-grupp. Även om jag så klart rapporterade in med arrangörerna med jämna mellanrum var jag den som bestämde vem som var med i gruppen, och vi i gruppen bestämde själva vilka övningar vi skulle göra och på vilket sätt. Vi uppskattade det för att vi fick göra det vi var bra på för att hjälpa lajvet, och jag tror att arrangörerna uppskattade att inte behöva ha även den biten att stressa upp sig över.

Det är också fullt möjligt att styra funktionärerna hårdare. Till Café Lusitania (som tyvärr blev uppskjutet på grund av för få anmälningar) var alla vi funktionärer som skulle hjälpa till att skriva intriger fria att använda vår egen kreativitet men arrangören hade alltid sista ordet, läste alla texter och tog på sig ansvaret att kontrollera att allt stämde med lajvets vision. Det var inte på något vis ett sämre sätt att göra det. Istället kände vi oss som funktionärer trygga med att ha en arrangör att falla tillbaka på så vi slapp ta svåra beslut. Men här kommer vi tillbaka till punkt 1, kommunikation. Så länge arrangören är tydlig med hur inblandade de tänker vara och sedan håller sig till den överenskommelsen så är båda modellerna bra. Det är när arrangörer inte ger tydliga direktiv om vems ansvar det är att bära de där dass-tunnorna eller skriva den där inlajv-tidningen eller vad det nu är som funktionärens tänder blir vassa och ögonen svartnar. Både om arrangören kommer och lägger näsan i blöt när funktionärerna uppfattat det som att de hade fritt spelrum, eller tvärtom, när arrangören plötsligt inte har varken instruerat funktionärerna kring att detta är deras eget ansvar eller tagit ansvaret själva. Och det är ju varken kärleksfullt eller respektfullt, eller hur?

funkis 4
Två kärleksfulla och respektaba köksor. Fotograf Anna-Karin Linder

Summa summarum
I slutändan är det viktigaste en rak och tydlig kommunikation så att funktionärerna känner sig säkra på vilket ansvar de har och vad som förväntas av dem. Uppmuntran och belöning behöver inte vara mer än kärleksfulla utrop så länge arrangörerna inte lovat sina funktionärer mer än det. Sedan tror jag ingen funktionär skulle misstycka betalning i form av ett gratis lajv eller en god middag och en varm applåd. Att vara funktionär är ofta ett smutsigt jobb, slitsamt för kropp och själ och utan särskilt mycket cred. Men utan funktionärer skulle Lajvsverige stanna. Ta hand om dina funktionärer så kommer de hjälpa dig om och om igen.

Annonser

”Kan björnen blir 10% mer björnig?”

Denna vecka kommer det ett gästbloggsinlägg från vår illustratör som designat en logga för vår förening! Hela processen med att ta in någon till att utföra ett sånt här jobb har varit väldigt lärorik. Att försöka förmedla en vision för vad man tänker sig och vill ha utan att sätta upp för snäva ramar för en konstnär som ändå behöver få jobba fritt för att det ska bli bra… inte lätt. Det hjälper om man som i vårt fall har en väldigt förstående illustratör som vet vad hobbyn innebär och inte säger upp kontakten efter ett flummigt ”liksom… lekfullt men inte barnsligt, typ”. Vi kände oss ibland som att vi borde kvala in på listan över värsta klienter, men Fredrik höll ut.

.

Jag heter Fredrik Carrasco och tänkte skriva några rader om tankarna och processen bakom Ursula-loggan. Jag har egentligen aldrig jobbat med att teckna men försöker rita så ofta jag hittar inspiration och ro, mitt intresse för bild bottnar i en förkärlek för serier och konceptkonst. Under sommaren 2013 fick jag möjligheten att rita trycket till Battle of Wisbys limited edition-tröja, mot några öl och en betald t-shirt, vilket blev mitt första beställningsjobb. I höstas blev jag kontaktad av Frida som undrade om jag var sugen på att teckna en logga åt föreningen Ursula.Det är något nervöst med att tacka ja till att rita åt någon annan eftersom det innebär förväntningar om att faktiskt bli klar (och nöjd!). Samtidigt känns det utmanande och väldigt bekräftande att få rita på beställning – att få rita åt en väns förening blev ett avslappnat mellanting mellan buisness and pleasure.

.

Till en början diskuterade vi vad loggan skulle uttrycka. Utgångspunkten var att anspela på föreningens namn och dess latinska innebörd – en björnhona, den skulle inte vara allt för seriös men samtidigt inte barnslig, helst skulle jag anspela på föreningens inriktning mot rollspel på något sätt. ”Helvete!” tänkte jag, är det något jag inte fixar så är det djur. Jag är inte särskilt duktig på att teckna naturalistiskt och framförallt inte djurs anatomi. Jag inspireras av tecknarna Becky Cloonan (som ligger bakom senaste Conan barbaren av Darkhorse Comics), Mike Mignola (Hellboy) och bläckkonstnären Nate van Dyke. Jag är alltså mest bekväm i tydliga linjer, noir och starka kontraster i gråskala (jag färglägger sällan digitalt) och nu förväntades jag plötsligt teckna en lättsamt rollspelande björn.

.

Efter några trögstartade veckor där ritandet parerades in mellan plugg, extraknäck och lättja hade jag ett första utkast klart. Jag var inte helt nöjd och till en början försökte jag skjuta på deadlinen för att jag inte kände mig bekväm med resultatet. ”På tok för mycket leksaksbutik” hävdade jag medan föreningen menade att jag absolut kunde tona ner färgerna om jag kände att det inte passade min stil. Ett koncept vi var överens om att fortsätta på var björnens teatermasker: ”de liknar de fina monstren i Spirited away!” påpekade Frida. Busted.

.

björn1
Söt björn! Kanske lite för söt…

Efter att ha mixtrat lite med färgskalorna insåg jag hur svårt det skulle vara att justera bilden i efterhand så att den generella stilen ändrades. Det var lika bra att börja om utifrån de detaljer som kunde behållas och vad som kunde arbetas vidare på. Nästa version blev en sovande björn som var lite slätare och snäppet mörkare i syfte att göra den mer seriös. Teatermaskerna behölls som en detalj i ett av bokomslagen men det kändes fortfarande inte helt ok att lämna ifrån mig något från en färgglad barnreklam. Feedbacken var helt ömsesidigt: en sovande björn (i alla fall den här) är varken intressant eller lockande och för att hitta inspiration började vi titta tillbaka på några av mina tidigare teckningar.

björn2
Björnen sover, tråkig bok?

Jag minns att vi diskuterade en bild på ett rollkoncept (”städaren”) som jag gjorde för ett tag sen, med svarta skuggfält och ett par vitt kontrasterande ögon, som skulle kunna funka som utgångspunkt för att hitta hem till rätt björn. Efter några veckors dvala plockade jag upp projektet igen och började skissa. Jag hade hittat tillbaka till mitt rätta element och det slutliga resultatet blev en mer Mignola-esk variant av den första björnen. Med tydliga kontraster och lättsamma linjer som ger illusionen av ett det nog allt är en björn som gömmer sig där bakom masken med det breda leendet och de stora tomma ögonen…

björn3

 Vi är väldigt nöjda med resultatet, björnen har en tydlig koppling till det teatrala, den är tydligt ”björnig” utan att bli för barnslig och den funkar både nedskalad till 2 cm på ett papper och uppskalad på en enorm banderoll samt inverterad om man behöver ha den på mörk bakgrund. Björnen fick sin slutliga form strax innan föreningens hemsida kom upp, där den nu pryder sin plats. Inför lajvkonventet Prolog tryckte vi också upp linnen till oss tre arrangörer där björnen sitter på framsidan och logon för lajvet över ryggen.

linne

Suffragett: Tankar efter ett arrangemang

Daniel Armyr delar med sig av sin sammanfattning efter att ha arrangerat det väldigt omtalade och populära lajvet Suffragett! som gick av stapeln 1:a och 2:a februari 2014.

Suffragett! En reflektion kring arrangemanget.
Av Daniel Armyr

Detta är en personlig reflektion över arrangemanget Suffragett! Den beskriver min upplevelse och överensstämmer inte nödvändigtvis med den objektiva sanningen eller med övriga arrangörers eller deltagares uppfattning.

Suffragett började med en vision. En vision om att ge båda nya och gamla lajvare en mer levande relation till en del av vår historia som det inte pratats så mycket om: kampen för kvinnlig rösträtt under tidigt 1900-tal. Till detta lades snabbt tanken att jobba aktivt mot svensk press och media för att få lajv att bli mer mainstream. Internt fanns också ett starkt önskemål om ett ordnat arrangörsskap med bra kommunikation mot deltagarna och välordnad projektledning. Så blev det också.

suffrarr
Arrangörsgruppen till lajvet Suffragett!

Arrangörsgruppens arbete
Arrangörsgruppen bestod av 4 arrangörer som bidrog med delvis olika kompetens. Cissi Billskog är engagerad i FI och har kunskap om modern feministisk politik och mediaerfarenhet. Siri Sandqvist är arkeolog med specialistkunskap om genushistoria. Susanne Vejdemo har erfarenhet av att arrangera lajv, både med det praktiska och det fiktionella. Själv kan jag projektledning och logistik. Vi valde att inte utse en huvudarrangör utan istället ha en platt organisation. En person var huvudansvarig för varje större fråga vi såg att vi skulle behöva hantera, med en annan arrangör som medhjälpare för att det skall bli robustare. Susanne tog även på sig den inofficiella rollen av att vara den som påminde oss andra om att det var dags att hålla möten, och när vi inte gjort vad vi lovat varandra.

I början av 2013 samlades vi för första gången och förhandlade fram en tydlig delad vision som alla kunde skriva under på. Det tog ganska många timmar innan alla var nöjda, men det var en väl värd investering. Vi hade ungefär ett möte i månaden i genomsnitt. Lite färre under våren, lite fler månaderna innan lajvet. Mötena började 18.30 med enkel middag hemma hos någon och slutade alla ganska precis vid 9. De korta mötena som mest handlade om att stämma av och skriva nya att-göra-listor, och där det mesta arbetet skedde mellan mötena var en effektivt och avstressande.

j
Historien om Hallwylska
I vår jakt på en lokal som fick plats i vår budget och låg lätt tillgänglig så sökte vi längs de stora järnvägslinjerna i Sveriges mitt, från Gävle i norr till Jönköping i söder. Från Sandra i Gävle fick vi tipset om att Hallwylska ju vore coolt, om vi kunde få det. Sagt och gjort skrev vi ett brev till dem. Där beskrev vi vad de skulle kunna dra för nytta av att vi fick ordna ett lajv hos dem, ett förslag om att vi skulle hålla två föredrag hos dem, och en lista på krav från vår sida som inte var förhandlingsbara. Hallwylska nappade direkt och meddelade att de var villiga att låna ut lokalerna gratis mot att vi betalade personalens löner vilket var ~13 tusen kronor totalt för en kväll (läs mer). Hallwylska använder dessutom dramatiserade visningar som del av sin vanliga verksamhet så de har personal med teatervana, vilket gav oss förtroende.

Relationen var dock otroligt skör och kommunikationen har genom hela projektet varit bristfällig. Frågan om vad den preliminärbokning vi gjorde för Söndagen faktiskt innebar eller inte, är fortfarande olöst. Det är min uppfattning att beslutet att köra på Hallwylska ökade arbetsbelastningen för oss något enormt, kanske till det dubbla. Väl på plats var dock personalen ett under av hjälpsamhet och kompromissvilja. Jag tror att de helt enkelt var väldigt nervösa inför detta projekt och trodde att de på riktigt satte museets säkerhet på spel genom att släppa in oss. Detta ändrades dock snabbt när de kunde se hur väluppfostrade vi faktiskt var. Det skall nämnas att personerna vi planerade med var cheferna och intendenterna och de som var på plats var guiderna.

Fram till ungefär 15 minuter in i spel så hade personalen planerat att mest spela sina roller på sparlåga och observera läget. Men det tog inte längre än så innan de sveptes med i stämningen och började bejaka och till och med driva lite eget spel.

.
Ny räckvidd för lajv
Det hade varit lätt att fylla detta lajv med rutinerade kvinnliga lajvare mellan 20 och 40. Vi ville bredda oss något från detta och planerade en ambitiös marknadsföringskampanj för att nå ut utanför lajvsverige. Vi valde i första hand att försöka synas i forum där feministisk intresserade, gärna yngre, personer befann sig. Vi bestämde oss även för att kvotera in nybörjare ifall det skulle se ut som att lajvet började fyllas med för många erfarna. Vi blev positivt överraskade av responsen då ett antal publikationer spred vårt budskap under våren (läs mer). När vi öppnade anmälan så vi att det fanns rejält med äldre spelare, manliga spelare och framför allt nybörjare direkt från början. Det kan vara värt att säga att vi fick in 94 anmälningar (Det totala antalet roller i båda uppsättningarna) inom 4 timmar och 5 minuter efter att vi öppnat anmälan. När vi dessutom insåg att vi hade en sittande riksdagspartiledare bland de anmälda så så blev åtminstone jag lite svag i knäna.

Vårt mediearbete resulterade dessutom i ett dryga två minuter långt reportage om oss i Kulturnyheterna på SVT precis innan lajvet vilket jag tror kan vara första gången ett lajv lyckats med något sådant i Sverige (läs mer).

.
Först-till-kvarn och tillgänglighet
Rättvisa och tillgänglighet var två andra ledord som tidigt förankrades i arrangörsgruppen. Det förekommer en diskussion inom lajvsverige kring att handplocka spelare till sina lajv, möjligen efter någon form av öppen anmälan. Vi beslutade oss för att tydligt ta ställning mot detta och att hålla en väldigt strikt först-till-kvarn. Några undantag blev det dock i och med att en deltagare betalade någon dag sent utan att bli av med sin plats. Sista veckan när inhoppare skulle väljas så gjordes även ett visst handplockande baserat på vem som hojtade högst.

På temat tillgänglighet så valde vi även att ha en samvetsbaserad differentierad deltagaravgift, vilket fungerade utmärkt. Vi skrev några meningar om hur man skulle tänka för att välja deltagaravgift och vi fick varken några särskilt upprörda reaktioner, eller att alla anmälde sig med den lägsta avgiften.

.
Det perfekta praktiska arrangemanget
I två av mina ansvarsområden, kommunikation med deltagare och logistiskt genomförande, så bestämde  jag mig för att målet inte var något annat än total felfrihet.
Ett sådant mål kan man givetvis aldrig uppnå, men jag anser att vi uppnådde det så nära som rimligen kunde gjorts, om man undantar debaclet med Hallwylska och söndagen. Dock är det min uppfattning att när situationen väl dök upp så hanterade vi den enligt konstens alla regler. Vi erbjöd alla 47 deltagare som betalat möjligheten att få tillbaka sina pengar och bara en person valde detta.

Talare under lajvet Suffragett!
Talare under lajvet Suffragett!

Vi har precis fått in resultaten av vår deltagarutvärdering, och med den i hand vågar jag påstå att detta lajvprojekt är den näst största bedriften i mitt liv, endast slagen av  mitt arbete med disken på Världsscoutjamboreen 2011.

.
Slutreflektion
Jag är glad att jag blev inbjuden att vara med i denna grupp arrangörer. Jag är glad att jag tackade ja. Det var väldigt jobbig vissa, bitvis långa, sträckor. Men det var väl värt jobbet för från lajvstart på lördagen var det bara ett nöje att åka med på ett lajv som kan komma att bli historiskt.

Med detta så lämnar jag lajvhobbyn för några år, både som deltagare och som arrangör, för att fokusera på att vara en bra pappa. Och jag vill uppmana dig som läser detta, att om jag inte kommit tillbaka igen inom 15 år, ring mig. Då odlar jag ett skägg med silverstråk i, drar på mig rustningen och med några fler rynkor och en lite mer gravitas i rösten så spelar vi veteransoldater, så som det egentligen borde göras.

//Daniel Armyr
//En av fyra arrangörer bakom Suffragett!

Olika typer av rolltillsättning och deras problematik.

Arrangörstrojkan har den stora glädjen att presentera ännu ett klokt gästbloggsinlägg, den här gången är det Siri Sandquist som tänker kring rolltillsättning.

För ett par år sedan var jag med och arrangerade ett litet kvällslajv som kallades Västerbrofallet och som var placerat i Understockholms-världen. Lajvet var skrivet för 5-10 personer och föddes av en idé jag och två andra deltagare på Den flytande marknaden fick. Målet var att vi skulle få leka mer i den världen. Och vi valde att hålla det tyst och bara bjuda in personer som antingen arrangerat Den flytande marknaden eller som vi personligen kände. Så här efteråt kan jag känna att detta inte nödvändigtvis var ett genomtänkt beslut. Lajvet blev väldigt exkluderande, och en del av en elitistisk kultur jag i vanliga fall strängt motsätter mig. Resonemanget gick att det var så få platser, och att vi arrangörer i mångt och mycket gjorde det för att få återvända till en lajv-värld vi tyckte om och roller vi ville utveckla. Pretentionerna var låga, mer av ett sätt att leka ihop en kväll än ett lajv med ett syfte eller en agenda. Hade jag gjort det idag hade jag nog ändå valt att vara öppnare med det, låta alla som ville anmäla sig till de få begränsade platser vi hade. Oddsen är att samma personer hade kommit på lajvet ändå, men vi hade åtminstone öppnat för möjligheten för andra att deltaga.

Idag tillsätts platser på lajv genom flera olika metoder, dessa är oftast beroende på arrangemangens storlek och huruvida rollerna är färdigskrivna eller skapas av deltagarna själva, ibland genom workshops, ibland genom att de skrivs och skickas in till arrangörerna. Castade lajv kan lätt ge ett intryck av att deltagarnas relation till arrangörerna påverkar vilka som castas och en osäkerhet på om det är egna meriter som gör att en släpps in i en tätt knuten cirkel lajvare. Generellt har alla dessa typer av rolltillsättning problem med inkludering, nedan ser ni min subjektiva kurva.

En subjektiv graf över graden av öppenhet i olika rollsättningstekniker.
En subjektiv graf över graden av öppenhet i olika rollsättningstekniker.

Öppen tillsättning: Alla platser tillsätts efter först-till-kvarn principen, rollerna skrivs av deltagarna själva eller skapas genom workshoppande. Detta är den typ av rolltillsättning som var vanligast back-in-ancient-time när jag började lajva, men som fortfarande praktiseras inom flera olika genres.

Fri tillsättning med castade nyckelroller: Först till kvarn-principen gäller och deltagarna skriver sina egna roller, men historiebärande roller som är viktiga för historien castas av arrangörerna. Detta är idag det absolut vanligaste sättet att skapa och tillsätta roller, och har fördelen att arrangörerna kan behålla kontrollen över lajvets utveckling, och känna sig säkra på att nyckelscener sker så som de vill.

Öppen casting: Rollerna är färdigskrivna av arrangörerna och först till kvarn-principen gäller vid tillsättning. Hänsyn tas till deltagarnas önskningar i så stor mån som möjligt. Vanligare för mindre arrangemang av praktiska orsaker, som arrangör blir det oöverskådligt att skriva hur många roller som helst. Färdigskrivna roller ger dock större makt från arrangörernas sida vad gäller att styra intrigspel och ton på lajvet.

Delvis öppen casting: Rollerna är skrivna av arrangörerna, nyckelroller tillsätts av särskilt tillfrågade lajvare och resten av rollerna delas ut efter först till kvarn-principen.

Sluten casting: En relativt ovanlig rolltillsättningsform som började bli vanligare på senare år är att i princip alla roller tillsätts av arrangörerna som bjuder in ett litet antal deltagare, som de ofta känner sedan innan, och ger dem roller baserat på egen erfarenhet om deras lajvstil.

Förhoppningsvis är det inte så här jobbigt att få en roll till lajvet du vill gå på.
Förhoppningsvis är det inte så här jobbigt att få en roll till lajvet du vill gå på.

Kortfattat kan sägas att så fort ett arrangemang har ett begränsat antal platser blir det per definition exkluderande, alla kan ju helt enkelt inte få vara med då det finns en övre gräns för antal deltagare.

Rolltillsättningsmetoden speglar detta genom att öppen rolltillsättning med av deltagarna skrivna karaktärer är mycket vanligare på stora arrangemang, medan mindre arrangemang oftare har färdigskrivna roller. Det är tillsättandet av dessa färdigskrivna roller och även castade nyckelroller som lätt blir exkluderande. Att tillsätta roller med först-till-kvarn-principen är på pappret mest inkluderande, men det är bara sant om arrangörerna bemödat sig om att låta informationen om arrangemanget gå ut till så många som möjligt, annars blir följden att de som inte känner arrangörerna personligen inte ens vet om att arrangemanget existerar.  Dessutom kan det bliu svårare för arrngörerna att styra spelet åt de håll de önskar ifall rollerna är skrivna av deltagarna själva, och  kopplingar mellan olika roller intrigmässigt blir ofta mer generella. Tillsättande av nyckelroller är också knepigt eftersom det om arrangörerna inte är väldigt noga med att designa lajvet runt dessa roller lätt blir ett lajv för nyckelrollerna med ett flertal statister runt om. Ifall där lajv har färdigskrivna roller kommer en inte ifrån att de måste castas på något vis. Det kan dock leda till att arrangörer automatiskt ger intressanta roller till personer de känner personligen eftersom det är lättare att veta vad dessa individer vill få ut av ett lajv, och vad de kan tillföra dramaturgiskt. Detta blir ännu tydligare när nyckelroller castas separat. Möjligheten att få vissa roller baseras då på att en som lajvare har ett visst rykte eller känner arrangörerna personligen. Den absolut mest exkluderande formen av rolltillsättning är sluten casting, det vi använde oss av till Västerbrofallet. Denna typ av rolltillsättning används oftast till mindre arrangemang som ofta har svårare moraliska eller etiska frågor som tema. Detta ger arrangörerna tryggheten i att veta att lajvarna kommer fullfölja lajvet enligt visionen, och att risken för att personers offgränser kränks minskas då de ofta rör sig om deltagare som känner varandra sedan innan. Problemet bör vara uppenbart dock. Det blir lätt exkluderande och intressanta lajv-koncept blir reserverade för en liten skara lajvare.

Oavsett vilken typ av rolltillsättning en väljer att använda sig av som arrangör, är det viktigt att en är tydlig med att motivera varför den metoden valts, och att väga nackdelar och fördelar mot varandra på ett reflekterat vis. Enligt mig är det viktigt att arrangörer har tänkt igenom och kan motivera varför de valt en viss form av rollskapande och rolltillsättning.

Finansiering av lajv, Del 3

Sista delen av Anna Westerlings tips om finansiering av lajv. Läs även del 1 av Annas utmärkta finaniseringsskola och del 2 av Annas utmärkta finaniseringsskola.

Vilka fonder finns det?

Det finns flera olika typer av fonder, och många finns med på Invovativ kulturs omfattande lista.

De fonder mina projekt har fått bidrag av finns listade här: http://annawesterling.se/financing/

Sverok

Men det kan vara svårt att veta var man ska börja och hur man ska skriva sin första ansökan. Här brukade jag rekommendera att man börja med att ansöka hos Sverok, där det ofta fanns projektbidrag att få för större typer av projekt som skulle generera positiva effekter för hela lajvhobbyn. Det var ett bra sätt börja, lära sig skriva ansökningar och få hjälp.

Idag ser det dock annorlunda ut. Distrikten som förr hade projektbidrag har lagt ner det eller skurit ner dem. Till exempel hade Stockholm i år 2013 10 000 kr totalt budgeterat i sin projektbidragsfond, att jämför med 150 000 kr för några år sedan. Ett tag drev Sverok riks projektbidrag, men har nu också lagt ner det. Riks har istället lokalbidrag och träffbidrag, båda dåligt anpassade för lajvprojekt. Lokalbidragen gäller för lokaler som disponeras regelbundet, och ej till lokaler som hyrs vid enskilda tillfällen. Träffbidragen ger 150 kr/träff, och att få 150 kr extra till ditt lajv är ju bra, men kanske inte så mycket. Du kan själv läsa om Sveroks alla bidrag och fundera på hur du kan anpassa ditt lajv till dem här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/

Sverok ger också föreningsbidrag. För 2013 var det 3000 kr/förening plus 50 kr/medlem i åldern 6-25 år om man har minst 60% medlemmar i åldern 6-25 år. Det kan därför vara idé att låta dina deltagare bli medlem i en förening i och med att de anmäler sig till lajvet. Det måste dock vara tydligt att de blir det, kanske bör de också ha en valmöjlighet att få kryssa i en ruta så de har gjort ett aktivt val för sitt medlemskap. Läs mer om Sveroks regler här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/#ungdomsforeningsbidrag

Men Sverok ändras ju hela tiden utefter de demokratiska beslut som tas på årsmöten. Ring därför Sverok riks och prata med dem och kolla vad som gäller just nu. De har också mycket kompetens och kan ge dig tips även vidare, så det är absolut värt att kolla upp. Fundera också igenom hur du skulle vilja att Sverok fungerade. Som medlem i en förening i ett demokratiskt förbund så kan du ju välja att vara med och påverka. Bidrag är ju politik och politik går ju att förändra.  Till exempel har motionen om projektbidrag varit uppe flera år på riksmötena och alltid röstats ner med ganska små marginaler. Men förändringsarbete kräver långsiktighet samt organisering, man kan inte bara arbeta för sitt arrangemang utan man måste arbeta för alla framtida arrangemang.

Sverok är ju ett demokratiskt förbund, och det är årsmötena som styr dem. Så prata ihop er i er förening, gå på årsmötena, skriv motioner och rösta igenom förändringar. Distrikten brukar ha årsmöte i mars-april. Sveroks riksmöte är under november och dit kan du åka om du är intresserad av nationella frågor. Notera att du får röster utefter om du representerar en förening så se till att kolla upp det.

Studieförbundet

Studieförbund ger egentligen inte ut direkta projektbidrag, men ger ofta pengar till studiecirklar eller ibland till kulturaktiviteter. En lajvarrangörsgrupp kan till exempel vara en studiecirkel. Men det är olika regler för olika studieförbund, och ofta beroende på vem du stöter på. Så igen, se till att ringa runt och kolla vad som gäller. Jag brukar boka upp ett möte med dem så vi kan diskutera igenom mitt projekt och hur vi kan jobba tillsammans med det.

Sverok är anslutet till Studiefrämjandet, och hänvisar därför till dem. Både när jag har talat med Studiefrämjandet om hjälp med finansiering till Knutpunkt 2010 och till Stockholm Scenariofestival så har de inte kunna hjälpa mig. Men kolla även med andra studieförbund om du kan samarbeta med dem. Prolog samarbetar ju med ABF och Stockholm Scenariofestival samarbetar med Sensus. Så ring runt, få möten och se om du kan hitta något som passar. Ibland kan ju studieförbunden inte ge ut rena pengar, men låna ut lokaler billigt. Till exempel till tango-lajvet In fair Verona fick vi låna danssalar av Studiefrämjandet. Därför är det bra att ta ett möte och kolla vilka möjligheter som finns.

Kommun och landsting

Varje kommun och landsting har sina egna bidrag för att stötta kulture eller barn och ungdomar hos sig. Ring därför kommunen och kolla upp vad som gäller för just den. Du bör förstås även läsa på deras hemsidor, men ibland kan det vara svårt att navigera där. Du kan både ringa kommunen där arrangörsgruppen har säte och kommunen där arrangemanget hålls. Sverok har listat kommuner och deras bidrag här: http://www.sverok.se/forening/bidrag/#kommunbidrag

Större fonder

Till de större fonderna hör fonder som till exempel Allmänna arvsfonden, Nordisk kulturfond, Innovativ kultur och Kulturbryggan. Hos alla, förutom allmänna arvsfonden, finns en sista datum för ansökan några gånger om året. Det är här de stora pengarna finns, men också här du får lägga mycket tid på en ansökan och sedan skicka in och vänta månader och sedan få ett kort brev med ja eller nej. Men även dessa fonder kan man också ringa och fråga. De vill ju ge ut pengar och de vill hitta de bästa projekten för att ge pengar till, så om du känner dig osäker, ring och be om råd innan.

En regel hos Nordisk kulturfond är också att om du får mer än 50 000 DKK så ska du ha en auktoriserad revisor som tittar igenom din redovisning. Att ta in en revisor blir ju också en kostnad för projektet, och kräver en vis grad av professionalism. Å andra sidan, får du samtidigt 300 000 kr från Allmänna arvsfonden så bör ju ha det ändå.

Ibland pratades det också om stöd från EU. EU har olika stödformer som de låter olika avdelningar i Sverige ta hand om. Det kan vara allt från barn och ungdomar, till kultur till landsbygdsstöd. EU-ansökningar är generellt väldigt byråkratiska så det gäller att hitta en handläggare som stödjer dig och kan hjälpa dig. Det gäller också att veta vart du ska leta, och det är inte alltid uppenbart. Till exempel till Knutpunkt 2010 fick vi EU landsbygdsstöd till för att hålla det i Katrineholm. Min kunskap om EU-stöd är begränsad, men varje gång jag ger mig på att leta så slås jag av att det är besvärligt.

Udda mindre fonder

Det finns också gott om udda fonder där ute som stödjer väldigt specifika projekt.  Ett exempel är lajvet Vreden (2004) som fick pengar av en stiftelse som ungefär syftade till att vi skulle minnas de brott nazismen och kommunismen begått mot mänskligheten. Många hade ansökt gällande nazismen, men få om kommunism. När så Vreden som handlade om Röda armén 1944 kom så fanns det mycket pengar till dem.

Andra fonder som finns är de bilaterala fonderna, de handlar om att man gör ett samarbete mellan två nordiska länder, ej mellan alla.

Ytterligare andra fonder är små privata stiftelser efter folk som gått bort och skapat en stiftelse av sitt arv. De kan vara kluriga att hitta och vara väldigt specificerade, men hittar man rätt så kan det gå. Nackdelen är dock att de stödjer ofta stipendium och utbildningar, samt att min erfarenhet av de jag sökt av är att jag ofta får nej. Men om man hittar rätt så kan det vara värt ett försök.

Andra finansieringsformer

Som ni säkert förstått nu så är det inte helt lätt att söka pengar, utan det kräver en del tid och arbete. Som ett exempel var den ansökan En stilla middag skickade in till Arvsfonden 18 sidor, då visserligen inklusive föreningens stadgar och rekommendationsbreven.

Därför ska vi nu titta på andra sätt att finansiera ditt lajv.

Deltagaravgifter och Crowd sourcing

Du kan låta deltagarna betala för lajvet på olika sätt. Även om inte alla dina deltagare har ekonomiska medel så kan du skapa olika nivåer för att få visa att betala mer. På Knutpunkt är det numera standard att det finns en stor spridning på priserna. I Sverige 2014 är det från 1200 kr, till 2000 kr, till 4000 kr. Då får dem lägsta prisklassen lite sämre boende, och de som betalar 4000 kr får anmäla sig först av alla, men konventet och programmet som alla får är samma. Det handlar ju om att Knutpunkt-deltagarna har förstått att de vill ha med alla, och då måste vissa betala mer. Det blir en solidaritetshandling.

Det danska konventet Fastaval arbetar efter samma solidaritets princip. Man kan när man anmäler sig vara Fastavals ”rike farbror” och betala 300 DKK extra. När man tänker efter hur mycket skoj vi har på ovanstående konvent så blir det ju en billig summa.

En annan metod är crowd sourcing. Lajvet Celestra använde det, och fick, om jag inte minns fel, in över 100 000 kr i crowd sourcing. Det handlade om folk som betalade innan anmälan öppnade för att gör det möjligt och för att få visa fördelar i castingen av roller och kostymer. Celestra hade ju även olika avgifter beroende på roll och kostym du tilldelades för den. Men en bra crowd sourcing kräver ju också att den underhålls och marknadsförs på rätt sätt.

Ytterligare en metod är ju att lägga ut visa delar och på så vis sänka deltagaravgiften. De klassiska fanatasylajven har gjort det länge. Du betalar deltagaravgiften, och tänker att det var ju inte så farligt, men sen tillkommer kostnader för mat, transport, boende, kläder etc. På så vis blir deltagaravgiften en väldigt liten del av vad lajvet i själva verket kostar. Prolog gör också det till visst del med boende. Enkelt boende ingår i deltagaravgiften, men vill man bo på hotell så får man köpa till det utanför.

Så förutom extern finansiering från fonder, fundera över hur du kan lägga upp ditt projekt med finansiering från deltagarna. En iakttagelse från min sida är också att under 2000-talet så har lajv-rörelsen gått mer från fond-finansiering till finansiering från deltagarna. En förklaring är att det är lättare att få barn och ungdomspengar än kulturpengar, och många av oss har växt ur barn och ungdomsfacket och behöver därför se på andra finansieringsformer. Samtidigt så går ju hela kultursektorn i samma riktning, med mer tal om crowd sourcing och sponsring än om stadsbidrag.

Sponsring

Idén om sponsring dyker upp med jämna mellanrum. I Saga mot Verklighet från 1997 står det ungefär att sponsring är ett outforskat område. Jag skulle vilja säga att i stort gäller fortfarande. Lajvfestivalen Futuredome fick 2002 frysmat från Dafgårds till alla sina deltagare mot att Dafgårds hade stora affischer precis utanför staden. Men Futuredrome siktade på 2000 deltagare, vilket är mer än många lajv. För ett problem när det kommer till spons på lajv är att lajven generellt är för små, det är för få personer för en sponsor att lägga pengar på. Som arrangör som försöker sälja in ett sponsorsamarbete bör man också fundera på vad får företaget ut av detta, hur gör jag dem nöjd? Sen kan man ju också fundera på om man vill sälja ut sina deltagares uppmärksamhet på reklam, och i så fall ska ju den reklamen kännas relevant. Men en tumregel kan vara att det är lättare att få prylar eller tjänster än rena pengar. En idé är också att arbeta lokalt. Få den lokala pizzerian att ge alla era deltagare rabatt på pizzan mot att de syns på hemsidan, eller få hjälp med viss utrustning från någon etc. Så sammanfattningsvis är det svårt med spons, men man kan få lite hjälp av lokal samarbeten.

Slutsats

Nu vet du hur en fond fungerar, hur du gör för att få stöd, vilka fonder som finns samt att vi har tittat på andra finansieringsmetoder. Som synes finns det många olika sätt att finansiera lajv. Hur du än väljer att finansiera ditt arrangemang så finns det inte bara en väg för det utan flera. Fundera därför igenom det så du har en finansieringsplan för hur just ditt projekt ska finansieras. Lycka till!

Anna Westerling
Annaw.org

Friska upp minnet?
Läs första delen, om fonder, föreningar och syften.
Läs andra delen, om hur du utformar din ansökan.

Finansiering av lajv, Del 2

Här kommer den andra delen av Anna Westerlings artikelserie om att söka finansiering till ett lajvprojekt! Läs och inspireras!
Första delen hittar du här.

Hur gör du?

Så med denna kunskap om hur fonder fungerar, hur ska du nu se till att få finansiering till ditt lajv? Det går till genom tre steg, som med ofta görs parallellt. Du ska hitta ditt koncept, läsa på och slutligen skriva ansökan.

pengar 2

Hitta ditt koncept

Nu är vi i den tidiga fasen av skapandet av ditt lajv. Vad gör du lajv om, vad vill du uppnå? Vad är syftet och hur kan du matcha, och eventuellt vrida det syftet lite för att matcha de fonder du vill ha finansiering av? Varför ska de ge dig pengar? Detta kan inte vara något som är lite löst påklistrat, det kommer att märkas utan måste vara förankrat i hela arrangörsgruppen.

Läs på!

Det finns många olika fonder, varav de flesta har hemsidor där man kan läsa vilka syften de vill uppnå och vilken typ av projekt de stöttar. Googla därför och läst på de olika fonderna. Ofta så tipsar fonder också om andra stödgivare på sin hemsida, till exempel har Innovativ kultur en omfattande lista.

Kolla också upp deadlines, ofta har fonder utlysningar två gånger per år så det gäller att ha lite framförhållning så att man inte missar att skicka in.

Skriva ansökan

När du har hittat dina fonder du vill söka hos så är det dags att sätta sig och skriva ner din ansökan om varför just ditt projekt ska få deras stöd. De flesta fonder har instruktioner på sin hemsida om vad de vill att din ansökan innehåller. Vissa har även gamla ansökningar du kan ta inspiration av. Du kan även låna gamla ansökningar av Sverok, eller be vänner och bekanta att få se eventuella ansökningar de har skrivit.

Oavsett fond så ska alla ansökningar innehålla fem viktiga element:

1) Bakgrund

2) Vision

3) Genomförande

4) Långtgående effekter

5) Redovisning

Bakgrund

Du börjar ansökan med bakgrunden, det är själva problembeskrivningen som vi vill att ditt lajv ska lösa. Det kan vara en problembeskrivning som ser ut som följer:

”I dag har lajv i Sverige stagnerat, det är samma typ av arrangemang som görs igen och igen för och av samma människor. Det leder till en inavlad klick och det är ett problem.”

I bakgrunden bör du också förklara vad lajv är eftersom alla inte vet det. Om du likt ovan hävdar att utvecklingen har stagnerat så bör du också ge en kort redogörelse om lajvs utveckling och vad du har för grund för att påstå det. Det handlar ju om att de som bedömer ansökan ska kunna förstå och hålla med dig i din problembeskrivning så de förstår varför det är så viktigt att de måste ge dig stöd.

Din problembeskrivning ska ju också vara anpassad till den fond du söker hos, så att den stämmer med de problem just fonder ger stöd för att lösa.

pengar 4

Vision

I din vision löser du de problemen i du målar upp i bakgrunden. I exemplet ovan så kan du säga;

”För att öka mångfalden av arrangemang så vill vi bjuda in 3 kända konstnärer som ej är lajvare att skapa 3 olika interaktiva arrangemang. De ska vara Josef Fares, Anna Odell och Susanne Osten. Dessa personer är valda på följande grunder…

Detta kommer skapa en behövlig vitamininjektion som kommer att förnya lajv i Sverige. Deras varumärke kommer också att dra in nya människor för att vi ska få in nya spelare som kommer bidra med nya spännande berättelser”

Här får du gärna bli lite bombastisk. Det är ju ditt svar på hur du ska lösa alla de hemska problem du målade upp i början, och på hur allt kommer att bli fantastiskt bara du får göra ditt projekt.

Genomförande

Nu ska du berätta hur du tänkt dig att arrangemanget ska gå till rent praktiskt. Det är allt från logistik, tidsplan, budget, organisation, marknadsföring samt samarbetspartners. Många gör misstaget att gå direkt på genomförande i början av sin ansökan, men det kommer alltså först mot slutet när du berättat om bakgrunden till varför du ska göra det.

Budget och tidsplan

En budget och en tidsplan är en uppskattning av din planering just nu. Det behöver alltså inte bli exakt så i slutet, oväntade saker kan förekomma och de vet även fonder om. Att du redovisar budget och tidsplan handlar om att de ska bedöma om projektet är trovärdigt att genomföras som du planerar, så att de inte ger sitt stöd till något som inte blir av.

pengar 3
se upp så att budgeten inte innehåller några oförutsedda slukhål.

Exempel på punkter i en kostnadsbudget:

•         Lokal

•         Mat och dryck

•         Rekvisita

•         Transport

•         Marknadsföring

•         Revisor

•         Övrigt

Exempel på punkter i en tidsplan:

•         Lokal bokad

•         Anmälan öppnar

•         Marknadsföringssatsning

•         Anmälan stänger

•         Lajvet

•         Redovisning

På intäktssidan i budgeten så anger du också vad mycket du söker från fonden. Även om du inte fått dem än så ska du räkna med dem så att din budget alltid är balanserad. Generellt för de flesta fonder gäller att de inte finansierar mer än 50% av ditt projekt, så du kan därför inte söka mer än halva budgeten av dem. Du kan även ange andra fonder du sökt från på intäktssidan, även om du inte vet om de beviljat din ansökan heller. Men om du fått en ansökan beviljad är de förstås bra att skriva ut. Eftersom fonder vill stötta bra och stabila projekt så gillar de generellt att även andra fonder har gått in och stöttat projektet då projektet har större sannolikhet att bli av då. Därför är första bidraget viktigt.

Organisation

Under organisation så handlar det om att beskriva vilka ni och hur ni arbetar med detta. Igen är det för att skapa trovärdighet, att ni verkar kunna genomföra detta. Det kan också vara bra att lägga med korta CV:n för de inblandade.

Marknadsföring

Marknadsföringsplan brukar vara viktigt för att de ska kunna veta hur ni ska göra för att få deltagare till ert projekt, så att det verkligen blir av. I den kan ingå att ni ska besöka Prolog, Knutpunkt samt arbeta med sociala medier etc. Med andra ord det som de flesta lajvarrangörer redan gör, se bara till att skriva ner det.

Samarbetspartners och rekommendationsbrev

Samarbetspartners är bra för att det ger er trovärdighet, speciellt när det handlar om små och för fonder okända lajvföreningar. I exemplet ovan, om att bjuda in kulturpersonligheter för att arrangera lajv så skulle ett samarbete med till exempel Kulturhuset och Konstfack skapa tyngd. Det bevisar att de är med på detta, och tror på det, och kommer se till att det blir av.

Man kan också be folk att skriva rekommendationsbrev. Det kan till exempel vara:

·         En arkeolog från riksantikvarieämbetet som förklarar varför ens lajv är intressant och viktigt för att förstå historien.

·         En dramaturg från riksteatern som förklarar varför ens lajv är utvecklande för teatern.

·         Ordförande i Sverok som säger att detta är viktigt för lajvhobbyn.

·         En spelforskare som uttrycker varför detta är så intressant.

Igen handlar det om skapa trovärdighet, att andra människor från helt olika perspektiv förklarar varför det är viktigt för dem att ditt arrangemang genomförs. Dessa brev ska personerna skriva själva, efter förklaring av arrangemang från dig, men vid behov kan man ibland hjälpa dem på traven med lite stödord.

Långtgående effekter

När du nu skrivit nästan hela ansökan med problem, vision och genomförande så har du bara en sak var. Vad händer med effekterna och lärdomarna av lajvet efter att det är slut? Här ska du förklara hur ni tar till vara på dem. Ska ni ge ut en bok, starta upp en websida eller hålla en workshopsserie, eller hur tänker ni ta till vara på lärdomarna? Det kan också vara så enkelt som att ni planerar att skriva en artikel i till Knutpunktsboken och hålla en workshop på Knutpunkt och Prolog för att sprida budskapet. Allt är beroende på skala på lajvet.

Denna punkt kan ibland stå som dokumentation också.

Redovisning

Efter att hela projektet är klart så ska ni redovisa tillbaka till fonden om hur ni använde deras stöd. Fonder har ofta ett formulär för redovisning som det är bara följa. Det handlar om att ni ska berätta om hur ni möte de mål ni satte upp i er ansökan, samt redogöra för budgetutfall och er dokumentation av projektet. Det kan vara så att det inte blev exakt som ni sa i er ansökan, och det är ofta inga problem så länge ni har hållit er till er vision och kan motivera hur de val ni gjort följt den visionen.

Om man har sökt pengar och projektet som inte blir av går bra att lämna tillbaka pengarna. Har man fått pengarna och skickar sedan inte in en slutredovisning så kan man bli återbetalningsskyldig.

Vill du friska upp minnet? Då hittar du första delen av Annas kurs i finansiering av lajv, om fonder, föreningar och syften här, och tredje delen, som fokuserar mer på exakt vilka bra fonder det finns, hittar du här.

Finansiering av lajv, Del 1

Ett gästbloggsinlägg i tre delar av Anna Westerling. Del två hittar du här.

Finansiering av lajv

Sitter du och funderar på att arrangera lajv, men upplever att pengarna inte räcker? Här följer lite handfasta råd på hur du kan tänka runt finansiering av lajv. Artikelserien fokuserar på hur du kan få pengar från fonder, men eftersom det kräver en hel del jobb och inte är rätt väg för alla så berör en också hur man kan tänka runt deltagaravgifter, crowd founding och sponsring. Men vi börjar med att titta på hur fonder fungerar, och hur du kan få finansiering från dem.

Hur fungerar en fond?

1) Förening

Grunden för alla fonder är att de sällan ger bidrag till enskilda individer, de vill istället ge till föreningar. Starta därför en förening och sök sedan alla bidrag i föreningens namn. Hur du startar en förening kan du kolla upp på Sveroks hemsida. Vissa fonder kräver ibland att du skickar med er förenings stadgar, och om du inte vill skriva själv går det också utmärkt att använda Sveroks exempel-stadgar för er förening.

2) Syfte

Alla fonder vill uppnå något syfte med att ge ut pengar. Det kan vara att främja nordiskt samarbete, främja nyskapande projekt eller stödja ungdomsverksamhet. De uppnår det här syftet genom att stödja projekt som också arbetar mot samma syfte.  Så regel nummer 1 för att få finansiering via fonder:

Ditt projekts syfte måste gå in linje med den fonds syfte du vill söka pengar ur.

Ditt projekt kan förstås ha flera olika syften, men du måste kunna visa på att något av dem går i linje med just den fonden du söker ur.

Exempel:

När jag skapade lajvet En stilla middag med familjen så baserade det sig från början på bara den danska filmen Festen. När jag sedan kom i kontakt med den norska författaren Henrik Ibsen och den svenska August Strindberg så ville jag lägga till deras pjäser som spelbara roller. Jag insåg att blanda dessa nordiska pjäser kunde dessutom ge mig finansiering från nordisk kulturfond. Därav letade jag också upp och la till en finsk pjäs för att få cirkeln fullständig. Det lönade sig då vi fick 55 000 kr från nordisk kulturfond. Sensmoralen är att man inte kan skapa projektet och sedan utse en person i projektgruppen till att ordna finansieringen utan finansieringen måste finnas med som en del av planen när själva projektet skapas.

Men En stilla middag var självklart inte bara nordiskt, det var även ett nyskapande kulturprojekt av ungdomar för ungdomar. Så det resulterade också i bidrag från allmänna arvsfonden och Sverok. Så ett projekt kan ha flera syften, så länge de inte går emot varandra.

3) Projekt

Fonder ger oftast endast stöd till projekt, ej till ordinarie verksamhet. Ett projekt är något avgränsat som har en tydlig början och att tydligt slut, och den beskrivning passar ju bra på de flesta lajv som görs. Att de bara ger till projekt är egentligen inte så konstigt, då fonder till stor del är kulturens riskkapital. Någon har en ny idé och en fond väljer att satsa på just den idén.

Det innebär att fonder till exempel inte vill ge pengar till ett lajv som är nummer tre i en serie. Konceptet har ju gjorts förut, så varför ska de stötta extra? Ingen fond vill heller att en förening ska bli beroende av stöd från dem varje år för att överleva. Fonden vill ju kunna ge pengar till nya projekt varje år.

Om man ska söka pengar till ett lajv som är nummer 3 i en serie så ska det vara för att man vill göra något extra. Det kan till exempel vara;

”Vi har gjort det här konceptet två gånger, och upplever ett problem med att det kommer bara deltagare som är vit medelklass. Vi vill breda oss och därför göra en speciell marknadsföringssatsning mot invandrartäta förorter. Det vill vi göra genom förträffar, affischering mm enligt bifogad plan. ”

Om ni söker ur en fond som arbetar för mångfald kan ni då få stöd för er marknadsföringssatsning, men inte för lajvet. Om ni tänker att de marknadsföringspengarna ska gå till att ha förträffar i de här förorterna, och de ersätter de träffar ni ändå skulle haft mer centralt i stan och ni då sparar pengar på de senare så är det absolut ok. Så länge ni håller just de träffar ni lovat fonden och arbetar i den riktning ni lovat.

4) Avkastning

Eftersom fonden har ett syfte de vill uppnå med att ge er pengar, så vill de försäkra sig om att de pengarna de ger verkligen ger en avkastning och inte bara blir en ”one-hit-wonder”. Därför frågar de ofta efter böcker eller annan form av dokumentation som gör att projektet kan leva kvar längre. Du som söker bidrag ska kunna berätta om vilka långtgående effekter som just ditt projekt har och hur det kommer att förändra världen lite.

Två exempel på projekt som lyckats bra med sin avkastning är lajvet Nyteg (1997) och lajvet En stilla middag med familjen (2007). Nytyg fick bidrag av allmänna arvsfonden för att skriva en bok om hur man arrangerar lajv, boken Saga mot verklighet. Den levde sedan kvar länge som referensmaterial. En stilla middag fick bidrag för att utveckla nya tekniker, och blanda lajv och teater. För att se till att dessa tekniker verkligen befästes så gav allmänna arvsfonden oss särskilt med finansiering för att genomföra ett konvent året efteråt och fortsätta med utvecklingen av dem. Det är ju också från En stilla middag som den idag populära tekniken ”meta” kommer. Så visst ger fonders pengar effekt utnyttjade på rätt sätt.

Läs andra delen av Annas finansieringstips här.