Arbetsfördelning i din arrangörsgrupp

eller “vem skulle ta det där, egentligen?”

eller “It takes two to tango but a village to make a larp.”

Så, du ska påbörja arrangerandet av ditt lajv. Din vision är klar (typ) och tavlan på Pinterest av full av inspirationsbilder. Kanske är också hemsidan färdig.

Nu kommer biten som många arrangörer inte tänker på. Att allt behöver göras typ samtidigt. Som jag nämnt i ett tidigare inlägg så är en lajvarrangör inte en övernaturlig varelse som kan vara överallt samtidigt. En lajvarrangör är en människa med en väldigt bra idé som nu ska förverkligas. Men det där med förverkligande är knepigt, för vet någon annan hur det ska göras lika bra som du? Förstår någon annan detaljerna som du kommit på? Kan någon annan planera maten lika bra som du?

Det korta svaret? JA. Det här blogginlägget kommer att föreslå några överordnade principer och ett antal konkreta checklistor till ert första arrangörsmöte.

Fortsätt läsa Arbetsfördelning i din arrangörsgrupp

Annonser

5 tips för effektiva arrangörsgrupper

Här är några av tips som kan göra det enklare att komma igång med ett projekt och bli en effektiv arrangörsgrupp!

  1. Kom överens om spelregler.
    Vem kan, vill och orkar hur mycket? Spelregler som är öppna och accepterade av gruppen kommer att göra det lättare för er att hitta samspelet i gruppen.
    Tips på spelregler.
  2. Använd verktyg för samarbete
    Några exempel på verktyg:
    Google Drive/Docs (tutorial) – dela dokument och foldrar
    Skype – distansmöten. Skype ger möjlighet till skärmdelning så att du kan visa andra vad du skriver på din skärm, till exempel
    Doodle, ett verktyg för att hitta tider när alla i gruppen kan sestrello
    Chatverktyg – det finns många! Användbart både för roligt struntprat och för att göra gruppen uppmärksam på akut och viktig information.
    Trello – visuell planering och arbetsfördelning
  3. Visualisera arbetsuppgifter och vem som gör vad. vaxdukskanban
    Märk uppgifterna som kommande, pågående och färdiga.  Trello är ett favoritverktyg, tillsammans med vanliga hederliga postits på t ex en gammal vaxduk, när internet inte finns tillhands och många personer ska involveras.
  4. Baklängesplanera
    Utgå från när något måste vara färdigt och räkna baklänges för att veta när andra saker måste vara färdiga eller behöver påbörjas. Då blir det tydligt redan från början vilka förutsättningar gruppen har för att nå målet. Är vårt mål alldeles orimligt? Eller går det, om vi bara börjar i tid? Vad måste göras tidigt och vad kan vänta till senare? Är det någon person som kommer att bli flaskhals och bromsa de andra?
    Här är ett exempel.
  5. Lär känna varandra bättre
    Lägg tid på att skratta och tramsa tillsammans. Lär känna varandra på ett personligt sätt. En grupp där medlemmarna bryr sig om varandra på riktigt och litar på varandra presterar bättre. Till exempel kan man använda kortspelet Icebreaker som ett roligt sätt att lära känna nya sidor hos varandra.

(Eva Meunier har skrivit tipsen som både baserar sig på erfarenheterna från lajvet Ulvprovet (Krigshjärta 7.4) och från andra projekt.)

Tips på spelregler

Att komma överens om spelregler för hur man jobbar redan när man startar har besparat mig många problem och konflikter. Här är exempel på spelregler som jag tycker är bra.  (Exemplet är framtaget av Eva Meunier).

  • Gör enkla saker direkt för att slippa lägga energi på tjat.
  • Tala om ifall ni inte orkar/hinner. Ibland orkar man mer, ibland mindre. Det är viktigt att övriga i gruppen får chansen att stötta så att målet inte påverkas.
  • Börja och sluta möten i tid. Båda tidpunkterna är lika viktiga. Dokumentera enkelt, framförallt vem som ska göra vad till när och viktiga principbeslut.
  • Transparens. Alla ska ha tillgång till information om vilka aktiviteter som på går, vem som gör dem och när de ska vara klara. OK att bereda frågor i mindre grupp men övriga ska tas med på tåget sedan.
  • Det är OK att arbetsbelastningen i gruppen är olika. Någon kanske har mer tid eller ork än någon annan. Om det är så, se till att gruppen vet vem som man kan förvänta sig vad av.

Baklängesplanering – ett exempel

I en baklängesplanering börjar man vid lajvtillfället och räknar bakåt. ”När måste områdesdepositionen vara inne?””När måste deltagarna har fått sina intriger?” etc.

Här är ett exempel på en baklängesplanering för ett helglajv. Exemplet är gjort av Eva Meunier och Susanne Vejdemo.

T=0: Lajvet!
T-1 vecka: Meny, körschema för logistik, detaljschema för när vad händer, klara.
T-4 veckor: Deposition för lokalen ska betalas: alla pengar från deltagare måste vara inne. Personliga intriger skickas ut.
T-5 veckor: Sista betalningsdag.
T-6 veckor: Sista anmälningsdag
T-12 veckor: Lajvet launchar! Reklam på facebook, twitter, lajvkalendarium.
T-13 veckor: Alla hemsidestexterna klara för korrläsning.
T-16 veckor: Andra arrmötet.
T-18 veckor: Första arrmötet.
För lite tid? För mycket tid? Olika arrgrupper gillar att ha olika mycket luft i sitt schema. I vilket fall så är det bra att räkna baklänges. Då upptäcker man lättare om arrangemangets planering är alldeles orimlig.

Photo-shoot

Med hjälp av modeller, fotografer och stora mängder lånad utrustning fick vi ihop galet många galet bra bilder.
Med hjälp av modeller, fotografer och stora mängder lånad utrustning fick vi ihop galet många galet bra bilder.

Vad vi gjorde
Arrangörsgruppen inledde året med att samla ett gäng fantastiska människor och en massa rekvisita för att ta ett gäng (det blev ca 1000st) bilder till vårt kommande arrangemang Last Will. Vi tre i arrangörsgruppen började med att käka lunch ihop och prata lite om dagens plan. Sedan mötte vi upp våra två fotografer Staffan och Niclas, samt My som hjälpte till som sminkös och modell. Tillsammans preppade vi den danslokal vi lånat av Studiefrämjandet till att bli en tillfällig fotostudio med sminkhörna, rekvisitaställ och fikabord. En timma senare kom våra modeller med ytterligare rekvisita och sig själva till låns. Baserat på vilka modeller som behövde gå lite tidigare samt vilka bilder som behövde mer eller mindre smink och fejkblod så gjorde vi en scen-ordning och började sminka, preppa och fota som på löpande band. Alla scener blev klara på minde än 5 timmar. Jag var sjukt  imponerad av hur duktiga, tålmodiga och peppiga alla var!

Varför vi ville göra detta
Vårt arrangemang Last Will kommer att vara satt i en möjlig, inte alltför avlägsen men mycket dyster framtid. Känslan och stämningen i lajvet är väldigt viktig för att detta ska bli ett lyckat arrangemang, därför har det för oss känts väldigt viktigt att försöka förmedla dessa till våra deltagare. Den visuella visionen är starkt länkad till den känsla och stämning vi vill frammana. Men om vi bara skulle googla fram bilder på kläder och stilar som vi tycker skulle passa så är risken stor att det ändå skulle ge väldigt stort utrymme för tolkning. För ett lyckat lajv är det viktigt att alla strävar åt samma mål, arrangörer som deltagare. Med tydliga riktlinjer så ges möjlighet för alla att bidra till helheten. (Läs mer om visuella visoner i ett tidigare blogginlägg).

Arrangemang som är satta i en tid som inte redan passerat har svårare att hjälpa sina deltagare att hitta/göra rätt. Är det t.ex. ett vikingalajv så finns det en uppsjö av material för deltagarna att gräva i och arrangörerna att referera till. I andra fall kanske man har en film eller bok som stark inspiration till sitt arrangemang och då kan det också vara lätt att ge tydliga riktlinjer till sina deltagare. Men i vårt fall har vi inget att referera till, och för att undvika att några kommer på lajvet inspirerade av Mad Max och andra av Gattaca så kände vi oss starkt motiverade att lägga arbete på att förmedla just den unika stil och stämning vi är ute efter.

Modeller och fotografer arbetar med en stämningsscen.
Modeller och fotografer arbetar med en stämningsscen.

Hur vi planerade det
Till vårt lajv kommer vi att ha skrivna roller och alla rollerna kommer att ha en arbetsuppgift att utföra under lajvets gång. En del av de scener vi tog bilder på har som huvudsyfte att sätta stämning till den arbetsuppgiften och visa på hur en roll som har det arbetet kan vara klädd. De bilderna är lite mer konkreta och kommer troligtvis att användas främst i samband med texter som pratar om det arbetet eller de rollerna.Andra scener är mer till för att beskriva hur något förhåller sig i denna tid och plats och är lite mer abstrakta och ytterligare några är mer ikoniska och sätter stämningen mer än de visar på något som faktiskt kommer förekomma på lajvet.

Vi planerade 11 scener som vi ville fota och varje scen fotades i lite olika versioner för att se till att vi skulle få något som funkade. Medan en scen fotades så preppade vi inför nästa med smink, kläder och rekvisita. Vi gav fotografer och modeller en kort brief om vad det var vi var ute efter när en ny scen startades och oftast höll en av oss ett öga på hur det gick, men i övrigt lämnade vi stor frihet till fotografer och modeller att prova sig fram till något som funkade.

Nöjd arrangör håller ordning på modellerna med järnhand.
Nöjd arrangör håller ordning på modellerna med järnhand.

Lajvare är awesome!
Att vi alls kunde göra allt detta var helt och hållet tack vare fantastiska vänner och bekanta som ställde upp och hjälpte till utan annan betalning än fika, kramar och vår tacksamhet. Lajvsverige går runt och utvecklas tack vare alla helt awesome människor som finns inom hobbyn. Får arrangörsgruppen vill vi ropa ut ett stort tack till alla som kom och hjälpte oss med detta, resultatet ser ut att kunna bli enastående!

Ögonblicksbild i juletid

Här kommer ett litet snitt ur den kakan som är vårt arrangerande, vad händer just nu:

Vi försöker sätta ett datum som passar för att träffa representant för Studiefrämjandet, så att vi kan prata om olika möjligheter och vägar för att få stöd (pengar eller annat) till vårt arrangerande av Last Will i sommar. Kanske blir det också en studiecirkel av vårt lajvarrangerande – det behövs tre personer för att det ska kunna räknas som en cirkel = voilá.

Vi har en lokal vi vill använda och ett datum då den går att hyra. Nu ska vi bara besluta om kostnaden funkar med vår budget, och om den inte gör det – kan vi ändra i budgeten eller måste vi leta ny lokal?

Vi planerar inför vårt photoshoot som är planerat till strax efter nyår. Lokal, utrustning, modeller, smink, kläder, rekvisita… det är en del som behöver klaffa. Dessutom är det bra att ha en halvtydlig plan för vilka bilder man vill ta, fotograferingar brukar ta lååång tid även om de flyter på och är effektiva.

Till fotograferingen vore det bra om vi hade vissa tydliga rekvisita färdiga… så de måste hittas, beställas, utvärderas och säkert modifieras. Hittils är de hittade och beställda och vi hoppas tomten ser till att vi får dem innan jul så vi hinner fixa och utvärdera dem innan fotograferingen.

Två hemsidor är på gång. En till lajvet såklart, det är till denna vi fotograferar. Den andra är till föreningen. Det kan vara väldigt praktiskt att ha en snygg men inte så ymnig hemsida som man kan hänvisa till i alla officiella ärenden; när man pratar med t.ex. företag om att få hyra deras lokal eller fonder om att få ta del av deras pengar så kan man hänvisa dem till hemsidan där de kan se föreningens ”meritlista”.

Till hemsidan har det börjat producerats texter, och snart är vi inne i en produktionsfas där det gäller att få ner alla bra tankar på ett enkelt och tillgängligt sätt för presumptiva deltagare att läsa och ta till sig. Visionstext och lite om lajvets bakgrund är i dag mer eller mindre färdiga.

Och till sist så är det ju bloggen!

Vi har några gästbloggare på ingång med rejäla och fantastiskt intressanta inlägg – en hel serie faktiskt! Först ut är Anna Westerling som skriver om olika sätt att få in pengar till sitt projekt. Det blir totalt tre delar om detta intressanta ämne, den första kommer dan före dan föredopparedan, den 22:a december. Så ni kommer ha tillgång till rejält med matnyttig läsning under julledigheten att läsa framför brasan, med en kopp glögg och lussekatt som tilltugg (hoppas vi, men i avsaknad av brasa, glögg och katt går annan mysig ställning också an). Glad advent på er.

Image
Vid den här brasan planerar Anonym Bäver att fira jul. Med tossor och god bok. Och te och skinkmacka.

Och ungen ska heta?

Att döpa sitt lajv är inte alltid så lätt som man kan tro. En gång i tiden kunde man bara sätta ihop två häftiga ord för att namnge sitt fantasylajv… Mörker + ögon = Ögon i mörkret, Natt + silver = Silvernatt, Dolk + blod = Blodsdolken! Och det bästa var att ingen förväntade sig varken blodsdolkar eller månsken på de där lajven, alla visste att det bara var ett coolt namn. Men så kom 2000-talet och heeelt plötsligt måste namnet ha någon slags… Relevans. Poäng.

Alltså. Första kriteriet för ett bra namn på ditt lajv är att det ska säga – lagom mycket – om lajvet. Genom namnet ska man få en känsla för vad det är för slags tema på lajvet utan att namnet blir för beskrivande av själva handlingen, för då kan det skapa onödiga ramar som spelarna känner att de bör hålla sig inom (om inte lajvet har en spårvagnsintrig eller tillomed ett manus så klart, då är det kanske bara bra). Att utgå från själva huvudpoängen eller temat med lajvet och utifrån det bli poetisk är nog min metod, men det finns säkert många.

Andra saker att tänka på är t.ex. att namnet bör vara lätt att uttala (eller åtminstone inte skitsvårt), inte för långt (tänk isåfall på hur det kommer se ut som förkortning, för då kommer folk börja använda den istället, oavsett vad du tycker om det) Och om lajvet kanske kommer omnämns i internationella sammanhang, finns det risk att det låter märkligt, har det en massa å-ä- och ö, eller är det kanske lika bra att döpa det på engelska redan från början?

När vi skulle döpa vårt kommande arrangemang så använde vi oss av arrangörers viktigaste verktyg; post-its! Det är något med post-its snabbhet som liksom hjälper en att tänka fritt och brett. Man kan skriva vilken fånighet som helst på en post-it eftersom man inte tänker sig att den någonsin kommer läsas av utomstående eller sparas. Man plockar ner den mentala barriären som prestationskrav alltid ställer på oss och det där som lät fånigt i ens huvud kanske blir värsta bra idén!

postits
Ja ja… ”Debt” är felstavat, det är en del av charmen

Alla tre fick en egen hög med post-its och under en lagom lång stund skrev vi ner alla namnförslag som dök upp i huvudet och satte fast dem på bordet mellan oss. Sen stod vi och strök våra imaginära skägg en stund medan vi satte stjärnor på de lappar vi gillade och kommenterade ibland hur vi tänkt med något eller varför vi tyckte som vi tyckte. Tillslut hade vi sållat bort de som vi inte gillade och vi hade två lappar med tre stjärnor vardera, ett för vårt minilajv och ett för det stora lajvet nästa år.

Ett tips är att sen gå och ”idissla” namnen ett tag innan man går ut med dem till allmänheten. Något som låter asfräckt en sen kväll efter några glas rosé kanske framstår som idiotiskt när morgonens bleka ljus träffar det.

Vårt minilajv kommer heta Debt and Deliverance. Det är ett namn som står för balansgången mellan hopp och förtvivlan som scenariot kommer kretsa kring, där skillnaden mellan skuldfällan och friheten är enorm och ändå aldrig långt ifrån varandra. Dessutom är det klatschigt med allitterationer! Det låter också lite som titeln på ett tv-program i stil med Lyxfällan, eller hur? Vilket var precis det vi var ute efter 🙂

Vårt stora lajv har döpts till Last Will. Scenariot utspelar sig i en tid då människor erbjuds att ”frivilligt” skriva under papper som begränsar eller helt fråntar dem deras fria vilja i utbyte mot säkerhet, mat och husrum. Avtalet blir deras sista handling som fria men också något som kan komma att påverka demokratin i stort, därav kopplingen till ett testamente – vad vi lämnar efter oss till nästa generation.