Allmänna praktiska lärdomar från Last Will

Sådär, nu är det hög tid att lista vad de anonyma djuren faktiskt lärt sig, rent praktiskt, av den här resan. Från oss alla, till er alla, en blandad lista visdomar:

Mat
Mathem.se (eller liknande) levererar mat till dörren, hemma eller direkt till lokalen; herregud så praktiskt! Släpa sallad på tunnelbanan och lägga flera timmar på att storhandla är kanske inte helt värt det…

Apropå mat, be en kock eller nån sån klok att kolla matmängderna du tänkt servera om du inte själv har järnkoll på hur mycket mat det kommer gå åt.

Vi gjorde all mat vegansk och glutenfri, och i stort sett mjölkfri. Det här gjorde att det var ganska lätt att anpassa sig efter sena inhopp utan att behöva fixa helt ny meny till dem.

Stuff
En runda till IKEA tar ALDRIG mindre tid än 4 timmar. ALDRIG.

This is the ”Make it work”-moment.

Mängden silvertejp som krävs för att ordna ett lajv beräknas vara Mängden Du Har + 3/4 rulle.

Klura också ut var du ska göra av allt stuff efter lajvet. Spara? Ge bort? Prångla på deltagarna? Du kommer ändå ha en himla massa skräp, kolla om lokalägarna kan ta på sig att slänga sopor eller om det blir så mycket att du behöver fixa en container och hämtning.

Lokalen

Börja såklart med att fotografera lokalen i sitt ursprungsläge, för att kunna ha som facit när man försöker återskapa allt igen efter lajvet. En flyttkartong är bra att ha till att plocka ner alla saker som står i lokalen som man inte vill ha framme, för att de inte passar stilen eller för att de riskerar att gå sönder.

Se till att du vet vart proppskåpet i lokalen sitter, och kom även ihåg att vattenkokare och värmeplattor drar mycket ström och tänkte du använda flera, gör så på olika säkringar. ehrm.

När du pratar med lokalägaren skriv ner alla koder, fråga efter wifi-lösenord och kolla upp ventilationen (mycket folk i en lokal gör att luften tar slut rätt fort). Ha alltid nummer till fastighetsägaren tillgängligt för alla frågor som kan tänkas dyka upp.

Ha minst 2 extraplaner för allt tekniskt. Jodå, även om det är väldigt simpla saker som alltid funkar hemma…

NÄR det ändå ballar ur: håll huvudet kallt, använd funkisarna och le som om ni kan fixa allt. Förmodligen kan ni fixa åtminstone detta.

Och lite diverse
Sömn. Likt småbarnsföräldrar är det ofta arrangörer går på adrenalin i brist på sömn, effektiva men sällan så klipska. Det är bra om man har en utvilad arrangör/funkis som kan ta över mot slutet av lajvet, te.x. när städningen ska organiseras.

Apropå städning. Skriv tydliga städinstruktioner att dela ut till deltagarna. De vill säkert hjälpa till, men utan handledning kommer de yra omkring och ni är för få och för trötta för att informera och styra upp dem ad hoc.

Helt sjuuukt hemlig kan man vara när man spionerar på sina deltagare. Eller så är man inte det, helt ok det också.

Jo, man vill faktiskt kunna titta lite på sitt lajv. Om du inte deltar med en roll på ditt eget lajv, se till så att du ändå kan röra dig bland lajvarna utan att störa (som skuggor eller personal). Dels får du en känsla för hur lajvet går och om något inte funkar som det ska.

Det kan vara listigt att, efter lajvet, sätta sig nånstans där deltagarna kommer passera – utcheckning, matbespisning, prop-inlämning, och tvinga av dem en historia eller tre från lajvet. Tid för kärlek och pepp, och en smula insikt i hur folk haft det på ditt lajv. Ibland vill man ju veta det.

How to treat your funkis – eller vad jag lärt mig av ett år som funktionär

EDIT 20161203 (av Susanne Vejdemo): Förutom nedanstående bloggtext, så har Siri Sandquist har även hållit en videoföreläsning om funktionärer på lajvkonventet Prolog, tillsammans med Olle Nyman.

Som uppföljning på vårt förra inlägg om att ha funktionärer, skriver proffsfunktionär Siri ett gästbloggsinlägg om att vara funkis på lajv. Läs, lär och njut.

Under 2014 har jag tagit ett jättesprång ut i lajvsverige, jag har arrangerat mitt första lajv, skrivit mitt första scenario, och dessutom varit funktionär på ett antal arrangemang. Alla dessa arrangemang har varit olika och mina uppgifter som funktionär har också varit ytterst varierande. Jag har hållit i inrollnings-workshops, lagat mat i storkök och skog, matat arrangörer, försökt fixa avlopp och säkringar, eldat sopor, suttit i incheckningar, skrivit karaktärer och mycket annat. På vägen har jag lärt mig mycket om vad jag gillar hos en arrangörsgrupp som jag arbetar åt och tänkte dela med mig av denna visdom med resten av världen så att alla arrangörer lär sig knepen i hur en håller sina funktionärer glada, nöjda och peppiga innan, under och efter lajvet.

Två glada och praktiska funktionärer Granland III. Fotograf Matilda Hagfoss

1. Kommunikation
   Det låter löjligt, men sant är det likväl, var tydliga med era funktionärer. Vad förväntas av dem? Hur många timmars arbete kommer funktionären förväntas lägga ned innan, under och efter arrangemanget? Är ni tydliga med det från början kommer funktionären kunna planera så att hen hinner med allt det ni behöver hjälp med. Gäller det att arbeta innan och efter lajvet men kommer funktionären vara en vanlig deltagare under arrangemanget? Eller kommer funktionären behöva komma till undsättning även under lajvet? På denna punkt har alla mina arrangörer varit exemplariska och jag har alltid vetat vad som förväntas av mig oavsett om jag stått som stand by eller arbetat konstant. Checka också av med era funktionärer att de ligger i tid med sin del av arbetet om det gäller förarbete. Det är inte funktionärens uppgift att checka in och se om lajv-planerandet faktiskt pågår som det ska i arrangörsgruppen, utan arrangörens uppgift att se att funktionärerna har de verktyg de behöver för att uppfylla sin kvot. Ett annat tips är att inte förvänta er något från era funktionärer som ni inte uttryckligen bett dem om. Som arrangör kan ni inte under några omständigheter kräva att era funktionärer ska göra mer än det som bestämts i början. Skulle en kris-situation uppstå och ni behöver mer hjälp än ni planerat måste allt omförhandlas, jag skulle bara skriva karaktärer men nu behöver ni även hjälp med matlagningen? Kommer det påverka min möjlighet att lajva lajvet som skulle vara min betalning? Ge mig då något annat i belöning. Vilket osökt för mig till nästa punkt…

2. Belöning
   När en funktionär lägger ner själ och hjärta i ett projekt som inte är deras eget krävs belöning. Den vanligaste formen av belöning i lajvsverige är kärlek och det är en mycket effektiv belöning. En annan typ av belöning är att få komma gratis på själva lajvet om arbetet gäller innan eller efter. Kärlek ges med fördel genom applåder (också föredömligt utfört av de flesta arrangörer jag stött på) efter lajvslut. Som kökspersonal mottages tacksamt kärlek i form av energidryck och kaosiga resor till närmsta mataffär för att det oförklarligt glömts att köpa kaffe eller något annat livsnödvändigt. En annan belöning som förekommit i flera sammanhang är middagar eller fester innan eller efter arrangemanget. Det är också ett exemplariskt sätt att visa sin uppskattning, på det viset får funktionärer och arrangörer möjlighet att umgås avslappnat utan massa arrangörs-stress, och funktionärerna känner att arrangörerna ser och uppskattar dem. Belöningen behöver inte vara monetär, funktionärer är trots allt volontärer och gör det hårda arbete de gör för att de tror på ert lajvprojekt och vill hjälpa er som arrangerar. Men den måste finnas, och den måste vara tydligt presenterad innan arbetet påbörjas, se punkt 1. Som funktionär kan jag inte utgå från att jag ska få något särskilt som inte uttryckligen lovats mig i början av arbetsfasen, men det innebär även att en arrangör inte kan utgå från att funktionärer kan hoppa in och ta på sig arbetsområden de inte från början sagt sig villiga att utföra, som tidigare omtalats.

3. Respekt
   Att respektera funktionärerna som arbetar så hårt för ert arrangemang utan att få den credd som arrangörer får är otroligt viktigt. Respekt visas genom att följa punkt 1 och 2, men även genom andra saker. Exempelvis kan ni inte kräva att era funktionärer ska arbeta mer än ni gör. Visst, ni har lagt ner 100 timmar på deltagarkontakt och dramaturgi, men när ni väl är på lajvområdet är det inte läge för arrangörerna att luta sig tillbaka och låta funktionärerna arbeta ensam. Lämna aldrig ett lajvområde innan allt arbete är klart som arrangör, först in, sist ut är en gyllene regel. Jag har varit med om att som funktionär lämnats strandad på ett lajvområde som var svårt att ta sig hem ifrån efter att arrangörerna redan åkt hem. Det var otroligt respektlöst och inte ett bra sätt att hålla sin funktionär nöjd och glad. Era funktionärer kommer villigt stanna uppe till fyra och städa den där lajvlokalen med er, om ni också är där och tar aktiv del i arbetet och kanske matar dem med choklad och kaffe. Återigen, kräv inte mer av era funktionärer än du är villig att göra själv.

Om ni kommunicerar med, belönar och respekterar era funktionärer kommer de arbeta outtröttligt för att få ert arrangemang att fungera så smärtfritt som möjligt. Och olikt gremlins kan de med fördel matas även efter mörkrets inbrott.

Tre matfunkisar, men vågar man verkligen mata dem? Fotograf Eva Wei

Arbetsorganisationen då?
Men, tänker ni kanske nu, ska en toppstyra sina funktionärer, eller ge dem fria tyglar? Det beror såklart på vilka arbetsuppgifter det gäller. Men jag skulle säga att fria tyglar ofta fungerar otroligt bra. Du bad ju just den här personen att bli funktionär för just den här typen av arbete för att du litar på att hen vet vad hen gör eller hur? 
Exempel, ge köksfunkis en bild av vilken typ av mat det ska vara, berätta hur många mål mat till hur många personer, ge dem en allergi-lista och en budget så löser de resten och du kan tänka på annat. Detta kan även appliceras på andra uppgifter. På Granland III blev jag ombedd i att hålla i en workshop-grupp. Även om jag så klart rapporterade in med arrangörerna med jämna mellanrum var jag den som bestämde vem som var med i gruppen, och vi i gruppen bestämde själva vilka övningar vi skulle göra och på vilket sätt. Vi uppskattade det för att vi fick göra det vi var bra på för att hjälpa lajvet, och jag tror att arrangörerna uppskattade att inte behöva ha även den biten att stressa upp sig över.

Det är också fullt möjligt att styra funktionärerna hårdare. Till Café Lusitania (som tyvärr blev uppskjutet på grund av för få anmälningar) var alla vi funktionärer som skulle hjälpa till att skriva intriger fria att använda vår egen kreativitet men arrangören hade alltid sista ordet, läste alla texter och tog på sig ansvaret att kontrollera att allt stämde med lajvets vision. Det var inte på något vis ett sämre sätt att göra det. Istället kände vi oss som funktionärer trygga med att ha en arrangör att falla tillbaka på så vi slapp ta svåra beslut. Men här kommer vi tillbaka till punkt 1, kommunikation. Så länge arrangören är tydlig med hur inblandade de tänker vara och sedan håller sig till den överenskommelsen så är båda modellerna bra. Det är när arrangörer inte ger tydliga direktiv om vems ansvar det är att bära de där dass-tunnorna eller skriva den där inlajv-tidningen eller vad det nu är som funktionärens tänder blir vassa och ögonen svartnar. Både om arrangören kommer och lägger näsan i blöt när funktionärerna uppfattat det som att de hade fritt spelrum, eller tvärtom, när arrangören plötsligt inte har varken instruerat funktionärerna kring att detta är deras eget ansvar eller tagit ansvaret själva. Och det är ju varken kärleksfullt eller respektfullt, eller hur?

Två kärleksfulla och respektaba köksor. Fotograf Anna-Karin Linder

Summa summarum
I slutändan är det viktigaste en rak och tydlig kommunikation så att funktionärerna känner sig säkra på vilket ansvar de har och vad som förväntas av dem. Uppmuntran och belöning behöver inte vara mer än kärleksfulla utrop så länge arrangörerna inte lovat sina funktionärer mer än det. Sedan tror jag ingen funktionär skulle misstycka betalning i form av ett gratis lajv eller en god middag och en varm applåd. Att vara funktionär är ofta ett smutsigt jobb, slitsamt för kropp och själ och utan särskilt mycket cred. Men utan funktionärer skulle Lajvsverige stanna. Ta hand om dina funktionärer så kommer de hjälpa dig om och om igen.

Arr <3 Funkisar!

Till de allra flesta lajv behöver du fler armar för riggande och fixande än vad arrangörerna själva kan producera. Då behöver man hjälp och det är smart att ha en plan för hur man löser detta i förväg. Vad man nämligen lätt missar är att det också är tidskrävande att delegera arbete! De som ska göra något måste instrueras och hjälpas så att de kommer igång och som huvudansvarig behöver man ibland komma med uppmuntran under arbetets gång så att det inte avstannar och sedan kontrollera att arbetet blivit gjort och på rätt sätt.

Nu behöver vi tyvärr krossa lite falskt positiva bilder av lajvare som många har;

1. Alla de som kommer med glada utrop i sociala medier om att de gärna ställer upp och hjälper till med vadhelst som behövs – de menar väl men nej, de kommer inte leverera. De kommer plötsligt inse att de inte har tid, råd eller ork med både hjälpinsatser OCH lajvet och då prioriterar de såklart lajvet. Se sådan utlovad hjälp som en form av moraliskt stöd, inget annat.

2. Deltagare ute på lajvområdet, före och efter lajvet, är väldigt inneffektiva arbetare. De vill såklart umgås med andra deltagare, planera spel och prata om sina karaktärer före lajvet och utbyta minnen och prata om sina karaktärer efter lajvet. Att du måste få ihop det där värnet av sandsäckar innan lajvet kan starta eller röja den där ritualplatsen innan du kan få dra hem och sova är nedprioriterat för de allra flesta lajvare. Enklast är att sätta dem på uppgifter tillsammans så att de kan prata under tiden de jobbar. Fort går det inte, men det kan bli gjort iaf.

”Hacka en väldig massa lök” Det stod inte på vår lista av funkisuppgifter, vi tänkte det var självskrivet…

För att faktiskt få något gjort är alltså det man behöver hellre en mindre skara engagerade funkisar istället för en hord deltagare som har noll koll och/eller väldigt lite engagemang.

Välj dina funkisar med omsorg. Allra helst ska de som person vara lagom ödmjuka att de kan lyssna på dina instruktioner och din Plan utan att ha behov av att opponera sig bara för att de skulle gjort annorlunda, men de behöver ha självförtroende nog att kunna driva saker självständigt, vara ett ansikte utåt och ta egna initiativ inom ramarna för Planen. Du har nu antagligen skalat bort 7/10 på din vänlista på FB? Dessutom får de gärna vara av sorten som inte på kort varsel kan bli intvingade att arbeta, ofta blir sjuka eller har stökiga liv som kan göra att de faller ifrån sina uppdrag när du som mest behöver dem. Det låter ju väldigt sniket att säga det här, men bra funkisar kan rädda ett arrangemang och funkisar som faller ifrån kan sänka det. Som arrangör måste man se till sitt ansvar inför alla deltagare när man väljer sina medarbetare och underhuggare.

När du sen vaskat fram de här guldkornent till människor, var tydlig med vad det är du förväntar dig av dem. Vilka tider och vilka uppifter handlar det om? Bara före lajvet? Bara under lajvet? Mest efter lajvet? Om före och efter, hur mycket? Behöver du att de håller i workshops åt dig, eller att de har körkort för att kunna hämta hyrda grejer eller att de lägger en heldag veckan innan på att sy props till lajvet? Tänk igenom detta innan, så vet du om det känns rimligt att be om, och kommunicera med funkisarna så att de kan planera sin tid.

Skriva fejkade farvälbrev är kanske inte den vanligaste funkissysslan?

Lajvhobbyn är ju nästan uteslutande en ideell hobby, vilket innebär att du nog inte har råd/möjlighet att betala lön till dina funkisar, men se över vad annan betalning man kan ge dem. Om de får åka gratis på det lajv där de också är funktionärer, se till så att de faktiskt får lajva och ha kul också, annars är det inte mycket värt. Är det en kampanj eller som i vårat fall ett lajv som sätts upp flera gånger, se till så de har en garanterad gratisplats på ett lajv mot att de är funkisar på det föregående/andra/nästföljande lajvet. Sen betyder små tecken av tacksamhet mycket, funkisar bär upp lajvsverige – och det ska synas och höras. Ge dem speciella tishor, skriv upp dem på tacklista på hemsidan, omnämn dem och applådera dem på efterlajvsamlingen, bjud ut dem på middag…

Vi kan ha pushat våra funkisar lite över kanten …bara lite

Vårt system är att vi har totalt fyra funktionärer. Två av dem lajvar under första uppsättningen medan de andra två är funkisar på heltid och så byts de av inför andra uppsättningen i januari. På så sätt får de ett helt lajv gratis, inte bara det som blir över när de inte jobbar under arrangemanget. Vi bjöd dem på middag under försommaren, dels för att visa vår uppskattning och dels för att förklara vårt lajv och vad deras uppgifter skulle bestå i. En uppföljande middag planeras under hösten där det första paret funkisar också kan föra vidare sina erfarenheter till kommande paret.

Under första uppsättningen av Last Will var våra funkisar helt fantastiska! De riggade lokal, lagade mat, diskade, tog hand om spelare, gjorde inhoppsroller, sminkade, städade, tömde sopor, handlade (typ 24 vändor till affären?), försökte laga toaletter, gjorde te, informerade, sprang ärenden… och framförallt så höll de vårt humör uppe, sa åt oss på skarpen att gå å sova och matade oss med choklad och syltmunkar (jag lovar att det dök upp en liten tår i ögonvrån när de där sötsakerna bara lades i handen på en).

Ett stort tack från oss arrangörsdjur till Siri och Frida KL

och till Eva ch Staffan som ska göra dessa bragder i januari!

Och till alla andra som ställer upp för att genomföra andras lajv, Tack!

Utan er går lajvsverige på röven! (dvs. obekvämt och långsamt)

Läs även nästa spännande inlägg, från proffsfunktionär Siri som berättar om livet på andra sidan.

Krav och löften

Som arrangör vill man gärna försäkra sig om att deltagarna är med på noterna och vet vad de ger sig in på. Vad som förväntas av dem, och vad de kan förvänta sig av arrangörerna. För att konkretisera det kan man göra ett deltagarkontrakt, och kräva att deltagarna läser igenom det innan anmälan. Så mycket mer bindande än så går det väl tyvärr inte att göra, det är väl knappast så att man kan skicka hem en deltagare som sen inte visar sig följa kontraktet, men man har lite mer på fötterna om någon kommer och är upprörd över att man börjat utan dem eller vad det nu vara månde.

Skriv gärna under i blod. Vi kommer göra DNA analys för att försäkra oss om att varje deltagare menar allvar.

Vad kan man tänka sig att skriva in i sitt deltagarkontrakt? Själv måste jag erkänna att jag var frestad att bara ha en lång lista på krav och inte alls komma med några löften. Det vore emellertid att försumma en utmärkt chans att precisera vad det är vi kommer bjuda på, och därigenom också vad som inte ingår. Ingår skrivna roller? Workshops? Mat? Tält? Det här säger något om vad deltagaren behöver och inte behöver förbereda själv. Vad krävs av deltagaren för att arrangemanget ska fungera? Exakta start- och sluttider? Att man läst instuderingsmaterial? Att man pratat ihop sig med gruppmedlemmar? Att man har med sig särskild utrustning? Deltagarkontraktet är ett utmärkt ställe att vara väldigt tydlig med sådant.

Ett utmärkt exempel är Suffragetts exemplariskt tydliga deltagarkontrakt. Här ser vi att arrangörerna berättar vad de tänker leverera samt vad de förväntar sig att deltagarna gör innan lajvet. Det här gör att man som deltagare kan känna sig trygg med att man, om man till exempel har läst allt som heter “obligatorisk läsning” inte har missat någon för spelet väsentlig information. Som synes lovar arrangörerna att lajvet ska hållas i Hallwylska palatset, så när det blev omöjligt för söndagsuppsättningen hörde arrangöererna av sig till alla söndagens anmälda och gav dem möjligheten att hoppa av lajvet och få hela sin avgift tillbaka. Ett mycket snyggt sätt att ta ansvar för kontraktet och brott emot det. (Så vitt jag vet var det endast några få deltagare som valde att hoppa av.)

Överlag gäller att man ska vara försiktig med vad man som arrangör utlovar. Om det finns risk att budgeten inte håller för fancy champagne eller tidsramen inte räcker för 150 handskrivna brev så lova det inte till deltagarna. Låt det istället bli en positiv överraskning om det skulle funka. Roliga överraskningar gör deltagare peppade och nöjda, otrevliga överraskningar kan sänka ett i övrigt kul lajv.

Sen är det som sagt lockande att göra en rigorös lista över krav på deltagarna… Men det kan finnas en poäng i att inte ta i från tårna. Har man 30 sidor världsbeskrivning som man vill att lajvarna ska läsa? Dela upp det i 10 sidor obligatorisk läsning och extramaterial för de som vill. För vissa har inte lust och möjlighet till att förbereda sig i månader innan ett lajv och andra älskar att gotta ner sig i allt man ger dem.

I vårt fall kändes det viktigt att veta att våra deltagare är åtminstone mentalt förberedda på att vi eftersträvar ett lajv med en dehumaniserande stämning. Det här innebär att de behöver vara beredda på att olika övergrepp kan förekomma i spel. Det innebär däremot naturligtvis inte att de måste vara beredda på att utstå övergrepp, utan tvärt om vill vi att de lovar att efter bästa förmåga säger ifrån med hjälp av våra säkerhetsord om något händer som de inte vill vara med om. Det vi är ute efter är vad som brukar kallas för ”informed consent”. I vårt fall, vi meddelar våra deltagare om att lajvet kommer kunna bjuda på ganska obehagliga upplevelser. De som vill ha den sortens upplevelser anmäler sig och kommer mentalt förberedda medan de som inte vill ha den sortens upplevelser kan välja att inte delta. Vi använder också deltagarkontraktet till att klargöra vad som gäller vid anmälan och betalning, när man kan få tillbaka deltagaravgiften och när det inte längre går. Kommentarer som de här får oss att tro att vi lyckats väl i vår avsikt att klargöra vad som gäller för Last Will:

Sånt här gör en arrangör både nöjd och stolt!

>insert panic<: problem/möjligheter med digitala anmälningsverktyg.

The best laid plans
I torsdags öppnade till slut anmälan för lajvet. Vi hade väntat och förberett och klurat för att få tekniken att stämma och få ut all information till alla presumtiva deltagare så att ingen skulle känna sig förvirrad eller stressad i onödan. Well, låt oss säga att det blev blandat resultat på det där med både förvirring och stress 😛

Strax innan kl. 19, då vi skrivit att anmälan skulle öppna, satt vi och var rejält nervösa. Skulle allt funka? Skulle vi få några anmälningar? Nä, ok, vi visste att det fanns ett gäng som låg på låset och skulle anmäla sig direkt så det kändes inte som vi skulle ha några större problem att fylla platserna, men vad som komma skulle var ändå lite oväntat. Anonym Bäver nämnde någon gång under eftermiddagen ”jag tror det kommer ta kanske en timme eller två innan anmälan är full, det vore rätt tufft”. Dagens Bäver skrattar åt denna naivitet.

Prick kl. 19:00 trycker vår hemside-Orangutang på ”uppdatera” och går in på lajvets FB-sida och meddelar att anmälan är öppen. 19.02 kommer den första anmälan in och en våg av IIIiiIIIhihihiiii går genom rummet. Det verkar funka! Sen kom lavinen… 19.07 inser vi att vi kanske behöver… göra något… ta ner länken när det blivit fullt och skriva något om det? 19.09 utbryter mer seriös panik när vi inser att formuläret vi gjort med bara ett visst antal platser tillgängligt inte funkat som förväntat och helt plötsligt har vi över 50 anmälningar till ett lajv med 43 platser :O

Stopp! Stanna! Ta ner formuläret! Hjääälp! *viftar med armarna*

Så vad hände egentligen? Vad var det som inte funkade?
Jo, vi hade lagt ner en hel del tid på att researcha, experimentera och utvärdera olika lösningar. Det första vi började med var Google Forms. De har vi använt till mycket annat och var bekanta med. Men vi hade två något speciella krav på vad detta anmälningsformulär skulle klara av. Delvis så ville vi kvotera platserna mellan män och kvinnor och delvis hade vi ett mindre antal subventionerade biljetter. Båda dessa saker krävde att man i formuläret kunde göra frågor där vi kunde säga att endast en viss mängd anmälningar fick välja ett visst svar på dessa två frågor. Det visade sig att varken Google Forms eller flera andra lösningar/program vi tittade på hade en enkel lösning på detta. Och med de begränsade programmeringskunskaperna vi har i vår arrangörsgrupp så ville vi helst hitta just en enkel lösning. Men efter ca 5-7 försök med olika lösningar/program och ungefär lika många timmar research senare så hittade vi den lösning vi sedan kom att använda: JotForm.
De hade en widget för att hantera ”gifts” genom vilken man då kunde begränsa mängden formulärs-svar som kunde välja de fält vi val att definiera som ”gifts”. Toppen, tänkte vi, för en tjänst som används för onlineförsäljning borde ju kunna hantera ca 40 anmälningar utan problem. Men för säkerhets skull satte vi också en gräns för antal biljetter hos Paypal, det är ju ett jätteföretag, de måste verkligen kunna hantera ca 40 anmälningar utan att strula! …Ha ha!
Det visade ju sig att vi var väldigt naiva när det gällde tekniken och vad vi trodde den skulle klara av. Men vi var heller inte bereda på den enorma takt som anmälningarna rullade in. Inget av systemen hanterade alltså att rapportera till deltagarna som anmälde sig att platserna var slut. Helt enkelt för att så många skickade in sina anmälningar och betalningar samtidigt, med knappa sekunders mellanrum. Helt enkelt vet vi inte riktigt vad för system som skulle kunna hantera detta på ett felfritt sätt. Åtminstone inte som är gratis eller billigt nog för vår budget. Troligtvis blir det en mer manuell eller mänsklig spärr nästa gång. Det må kanske inte vara fullt så snyggt, men desto mer tillförlitligt.

Trojkan jobbade under Torsdagen på den Anonyma orangutangens jobb, fiffigt med whiteboard och mångfärgade post-it’s!

Åtta minuter och tretton sekunder tog det att fylla lajvets platser. Det har omnämnts att det kan vara någon slags rekord – vilket ju är helt galet och fantastiskt roligt! Och ganska nervöst…

Resten av kvällen spenderades i någon slags chocktillstånd. Med stirrande ögon och mosiga hjärnor lyckades vi till slut sortera ut vilka som fick plats och vilka som inte gjorde det (vi utgick från timestamp på anmälningarna, det var alltså sekundrar som skilde åt). Sen vi var tvungna att meddela vissa att tyvärr, även om hemsidan sa det så är du inte alls anmäld 😦 Att behöva säga sånt var verkligen inte roligt, det var ju uppenbarligen folk som väldigt gärna ville åka på lajvet eftersom de hängt på låset när vi öppnade anmälan… Återbetalningar av deras avgifter gick ändå ganska smidigt via Paypal och de hamnade på en reservlista som än idag fylls på med nya namn.

Några få har gnällt öppet över att de trodde sig vara anmälda och att vi strulat till det, men de allra flesta har varit förstående för vårt tekniska strul och bara stärkt oss med stöd och pepp via olika kanaler. Lajvare är fantastiska!

Hype is a fickle mistress
Det är verkligen svårt, nästan omöjligt att i förväg säga vilka lajv som kommer bli populära och vilka som kanske till och med måste ställa in för att de inte får tillräckligt med deltagare. Rätt personer vid rätt tillfälle som säger något positivt i en grupp så sprider sig snart engagemanget som löpeld. Men det kan lika gärna utebli, att de där rätta personerna just då känner för något annat, råkar missa att lajvet finns, att lajvet ligger i fel stad, fel årstid, inte riktigt får fram vad det handlar om, har för snävt tema… Tusen små saker påverkar. Har väl hypen kring ett evenemang börjat så sprider det sig sen rätt mycket av sig självt och kan till och med bli en lavin, som i vårt fall, men får man inte igång det så är det inte mycket man kan göra. Satsa mer på marknadsföring än vad man tror behövs, det produceras väldigt många lajv i dag så det gäller att synas och höras på denna fantastiskt färggranna marknad.

Till nästa gång ska vi nog ta en funderare kring olika former av anmälningsprocess. Det ska vara rättvist först och främst, men också öppet, enkelt och fungera utan strul. Den stress som vår variant framkallade är kanske inte jättebra… Ett förslag som låter intressant är att man har anmälan öppen en lagom lång period och sen lottar man bland de anmälda. Kan det kanske vara något för anmälningsproceduren vi ska ha i september inför den andra uppsättningen? Kom gärna med tips och tankar!

When in doubt, insert INTURNET KITTENZ

Misärlajv eller misär på lajv

Misärlajv är ett ganska välanvänt begrepp åtminstone i den lajvsfär där vi rör oss. Det innebär att man på något sätt har ett lajvupplägg som kretsar kring lidande, ett scenario som handlar helt eller delvis om en otrygg, jobbig, hemsk situation för rollerna. Det kan röra sig om ett land i krig, ett kollapsat samhälle, smitta eller bara en ångestinducerad sits för de individuella rollerna på lajvet. Exakt varför folk är villiga att betala pengar för att åka på ett event och bli plågade på ett eller annat sätt får nog en psykolog utreda, men det är ganska vanligt även om långt ifrån alla lajvare gillar s.k. misärlajv. Min teori är att vi lever trygga, trevliga och inrutade liv till vardags och därmed söker vi oss till sådant som kan få oss att känna starka känslor under ordnade former. (Det sägs att misärlajv inte alls är lika poppis i Ryssland, något som kanhända stödjer denna teori.) Vissa tittar på skräckfilm eller läser poesi vid havet, och vissa drar på sig kläder som kliar och åker ut i en lerig skog och fejkgråter. Och älskar det.

Ingen sömn i skyttegravarna, det ser man på den tomma blicken. Från Lajvet Vreden 2004, fotograf okänd.

Men det är en ganska viktig linje mellan misärlajv och misär på lajv. Vi vill överlag ha känslan av misär men utan att det går över gränsen och blir verklig misär. Så länge det är en stämning av lidande, med hjälp av fysiska markörer som typ lera och äcklig mat, så hjälper det spelaren att leva sig in i situationen men när det blir ett verkligt fysiskt lidande så är det snarare en distraktion från den illusion och det spel man eftersträvar. Alltså, att sitta på en varm sandstrand och leka misär kan vara svårt, för det kräver mer av fantasin. Men att sitta i strilande regn, vara kissnödig och glupande hungrig kan innebära att man blir för fokuserad på kroppens gnäll att man inte längre lajvar så värst intensivt. Fail.

Som arrangör vill man därför, OM man arrangerar ett misärlajv av något slag, hjälpa till att sätta stämningen, men utan att plåga sina deltagare på riktigt. En god vän, även hon en van arrangör (hon arrangerar just nu lajvet Ófridr, som nog inte kommer bli ett myslajv 😉 ), påpekade något som stämmer alldeles utmärkt: Det viktigaste för att vi ska må bra handlar om värme, mat och sömn. Du kan bråka med en av dem för att få folk att må lagom dåligt, om du kan säkerställa de andra två kommer folk ändå att må tillräckligt bra för att inte börja få problem.

Elände. Men med mätta och torra deltagare. Lajvet Viljan år 2004. Foto Karin Johansson

Värme: Värme gäller både temperatur och fukt, för den som är fuktig kommer förr eller senare att börja frysa. I svenskt klimat är det ju extremt ovanligt att höga temperaturer blir något allvarligt problem, men visst går det in under samma förutsättningar. Att frysa drar extemt mycket på krafterna och gör folk ointresserade av något annat än strumpor och eld, vilket inte främjar något intressant spel. Däremot klarar de flesta av en hel del minusgrader så länge de får rejält med varm, näringsrik mat och är ordentligt utvilade.

Sömn: Här gäller det att räkna på både kvalitet och kvantitet. De flesta klarar sig utmärkt på bara 4-6 timmars god sömn på en natt, men då gäller det som sagt god sömn. Obekvämt underlag, ljud, ljus och temperatur påverkar sömnkvalitén negativt. Dock så kan man klara sig rätt bra trots dålig sömn under en kortare period, framförallt om man har ordentligt med energi genom mat och inte sliter på kroppens reserver med kyla och fukt.

Mat: Av de tre kan mat räknas som den viktigaste, för utan mat dalar väldigt snabbt den energi som krävs för att hålla igång och interagera. Under sträng kyla behövs mer näring än i varmare temperaturer, i hetta krävs mer vatten och ingen vill äta varm mat. Många upplever dock att de äter mindre på lajv, det är för att kroppen reagerar med stressreaktion på alla yttre påfrestningar och då avstannar matsmältningen och man känner sig inte hungrig. Däremot är det viktigt att ändå få i sig näring, annars blir kroppen efter ett tag slö och sen börjar huvudvärken sätta in…

Du kan alltså störa deltagarnas sömn med orchattacker under natten så länge du vet att de har möjlighet att värma sig och torka strumporna inomhus efteråt samt har en gryta som väntar på dem. Likaså kan du arrangera ett lajv om vintern när det är 20 minus så länge de får äta gott och krypa ner i sköna sängar på kvällen. Vill du dock simulera svält på något sätt, se till så att deltagarna kan gå off och äta mat, så kan de slåss om de smulor som serveras inlajv med desto större kraft och engagemang.

Och vad man än planerar är det såklart smartast att berätta det för deltagarna innan. Då kan de som verkligen gillar lera och ångest komma på lajvet och ha kul, medan de som vet att de inte klarar av blöta fötter eller att inte få 8 timmars obruten sömn kan välja att stanna hemma istället.

Postapolajvetlajvet Felsäkert läge. Så snyggt, så fruktansvärt kallt och fuktigt. Foto: Sebastian Utbult

What språk should we använda?

I arbetet med att skriva texter har vi kommit till ett beslut att skriva i princip allt material på engelska även om lajvet i sig kommer spelas mest på svenska. Detta för att göra det lättare för icke-svensktalande att ta del av informationen på hemsidan och för att lajvet sen ganska enkelt kan sättas upp i annat land än Sverige. Att lajv sätts upp flera gånger och kan dra på turné till andra länder (hittills har utbytet skett mest mellan de nordiska länderna men förhoppningen är att det ska sprida sig till andra områden) blir vanligare och vanligare och är ett intressant fenomen. Kanske innebär det att man lägger ner mer tanke och tydlighet i sitt arrangemang om man ser en återanvändningsbar resurs istället för ett one-hit-wonder som kommer vara glömt om några år?

Men i beslut som dessa får man också skänka en tanke åt tillgängligheten; kommer vi utestänga några som upplever engelsk text som besvärlig? Likaså gäller väldigt långa och svårlästa texter eller texter med många tekniska, svårbegripliga termer. Det som för dig kan framstå som självklart och enkelt kan för någon med läs- och skrivsvårigheter bli ett rejält hinder och alla är inte flytande på engelska.

Jag vet inte vad de snackar om eller varför. Och google translate hävdar att de vill ha yogurt på huvudet… *suck*

Någon nivå måste man i slutändan alltid besluta sig för, men med dessa aspekter i bakhuvudet kan man kanske vara lite öppnare för sänka trösklar och lösa problem som kan uppstå; kanske kan man tala in texterna i en ljudfil ganska enkelt, kanske kan det finnas en svensk version av texten att ge till den som frågar efter det?

Själv skriver jag helst texterna på svenska och översätter sen till engelska, då har man redan en svensk version sparad dessutom… För andra är det enklare att skriva texten på varje språk för sig, för att inte riskera att fastna i svengelska formuleringar. Man får väga varje detalj i arbetet – vad är en onödig bonus, vad är en gyllene bonus, vad tar för mycket tid och ork, vad har vi råd med och vad skulle deltagarna uppskatta…

Vi avslutar denna lilla utläggning med att säga:

Taip, galite naudoti vertimo programinė įranga, tačiau ji retai tvarkinga.

För övrigt så…
I söndags träffades vi och gick igenom de förändringar vi ville göra inför den uppsättning av Debt and Deliverance vi ska stå för under Prolog den kommande helgen. Under lajvkonventet Prolog kommer vi också göra vår första officiella presentation av Last Will och hemsidan kommer öppna. Nervositeten finns där men peppen är enorm!!

Men innan dess måste hemsidan bli färdig, och affischer tryckas och texter korrläsas och linnen hämtas från tryckeriet och ljud till en metascen fixas och bilder till presentationen klippas och… Ja, tråkigt har man iaf inte när man arrangerar lajv 😉

Photo-shoot

Med hjälp av modeller, fotografer och stora mängder lånad utrustning fick vi ihop galet många galet bra bilder.

Vad vi gjorde
Arrangörsgruppen inledde året med att samla ett gäng fantastiska människor och en massa rekvisita för att ta ett gäng (det blev ca 1000st) bilder till vårt kommande arrangemang Last Will. Vi tre i arrangörsgruppen började med att käka lunch ihop och prata lite om dagens plan. Sedan mötte vi upp våra två fotografer Staffan och Niclas, samt My som hjälpte till som sminkös och modell. Tillsammans preppade vi den danslokal vi lånat av Studiefrämjandet till att bli en tillfällig fotostudio med sminkhörna, rekvisitaställ och fikabord. En timma senare kom våra modeller med ytterligare rekvisita och sig själva till låns. Baserat på vilka modeller som behövde gå lite tidigare samt vilka bilder som behövde mer eller mindre smink och fejkblod så gjorde vi en scen-ordning och började sminka, preppa och fota som på löpande band. Alla scener blev klara på minde än 5 timmar. Jag var sjukt  imponerad av hur duktiga, tålmodiga och peppiga alla var!

Varför vi ville göra detta
Vårt arrangemang Last Will kommer att vara satt i en möjlig, inte alltför avlägsen men mycket dyster framtid. Känslan och stämningen i lajvet är väldigt viktig för att detta ska bli ett lyckat arrangemang, därför har det för oss känts väldigt viktigt att försöka förmedla dessa till våra deltagare. Den visuella visionen är starkt länkad till den känsla och stämning vi vill frammana. Men om vi bara skulle googla fram bilder på kläder och stilar som vi tycker skulle passa så är risken stor att det ändå skulle ge väldigt stort utrymme för tolkning. För ett lyckat lajv är det viktigt att alla strävar åt samma mål, arrangörer som deltagare. Med tydliga riktlinjer så ges möjlighet för alla att bidra till helheten. (Läs mer om visuella visoner i ett tidigare blogginlägg).

Arrangemang som är satta i en tid som inte redan passerat har svårare att hjälpa sina deltagare att hitta/göra rätt. Är det t.ex. ett vikingalajv så finns det en uppsjö av material för deltagarna att gräva i och arrangörerna att referera till. I andra fall kanske man har en film eller bok som stark inspiration till sitt arrangemang och då kan det också vara lätt att ge tydliga riktlinjer till sina deltagare. Men i vårt fall har vi inget att referera till, och för att undvika att några kommer på lajvet inspirerade av Mad Max och andra av Gattaca så kände vi oss starkt motiverade att lägga arbete på att förmedla just den unika stil och stämning vi är ute efter.

Modeller och fotografer arbetar med en stämningsscen.

Hur vi planerade det
Till vårt lajv kommer vi att ha skrivna roller och alla rollerna kommer att ha en arbetsuppgift att utföra under lajvets gång. En del av de scener vi tog bilder på har som huvudsyfte att sätta stämning till den arbetsuppgiften och visa på hur en roll som har det arbetet kan vara klädd. De bilderna är lite mer konkreta och kommer troligtvis att användas främst i samband med texter som pratar om det arbetet eller de rollerna.Andra scener är mer till för att beskriva hur något förhåller sig i denna tid och plats och är lite mer abstrakta och ytterligare några är mer ikoniska och sätter stämningen mer än de visar på något som faktiskt kommer förekomma på lajvet.

Vi planerade 11 scener som vi ville fota och varje scen fotades i lite olika versioner för att se till att vi skulle få något som funkade. Medan en scen fotades så preppade vi inför nästa med smink, kläder och rekvisita. Vi gav fotografer och modeller en kort brief om vad det var vi var ute efter när en ny scen startades och oftast höll en av oss ett öga på hur det gick, men i övrigt lämnade vi stor frihet till fotografer och modeller att prova sig fram till något som funkade.

Nöjd arrangör håller ordning på modellerna med järnhand.

Lajvare är awesome!
Att vi alls kunde göra allt detta var helt och hållet tack vare fantastiska vänner och bekanta som ställde upp och hjälpte till utan annan betalning än fika, kramar och vår tacksamhet. Lajvsverige går runt och utvecklas tack vare alla helt awesome människor som finns inom hobbyn. Får arrangörsgruppen vill vi ropa ut ett stort tack till alla som kom och hjälpte oss med detta, resultatet ser ut att kunna bli enastående!

Ögonblicksbild i juletid

Här kommer ett litet snitt ur den kakan som är vårt arrangerande, vad händer just nu:

Vi försöker sätta ett datum som passar för att träffa representant för Studiefrämjandet, så att vi kan prata om olika möjligheter och vägar för att få stöd (pengar eller annat) till vårt arrangerande av Last Will i sommar. Kanske blir det också en studiecirkel av vårt lajvarrangerande – det behövs tre personer för att det ska kunna räknas som en cirkel = voilá.

Vi har en lokal vi vill använda och ett datum då den går att hyra. Nu ska vi bara besluta om kostnaden funkar med vår budget, och om den inte gör det – kan vi ändra i budgeten eller måste vi leta ny lokal?

Vi planerar inför vårt photoshoot som är planerat till strax efter nyår. Lokal, utrustning, modeller, smink, kläder, rekvisita… det är en del som behöver klaffa. Dessutom är det bra att ha en halvtydlig plan för vilka bilder man vill ta, fotograferingar brukar ta lååång tid även om de flyter på och är effektiva.

Till fotograferingen vore det bra om vi hade vissa tydliga rekvisita färdiga… så de måste hittas, beställas, utvärderas och säkert modifieras. Hittils är de hittade och beställda och vi hoppas tomten ser till att vi får dem innan jul så vi hinner fixa och utvärdera dem innan fotograferingen.

Två hemsidor är på gång. En till lajvet såklart, det är till denna vi fotograferar. Den andra är till föreningen. Det kan vara väldigt praktiskt att ha en snygg men inte så ymnig hemsida som man kan hänvisa till i alla officiella ärenden; när man pratar med t.ex. företag om att få hyra deras lokal eller fonder om att få ta del av deras pengar så kan man hänvisa dem till hemsidan där de kan se föreningens ”meritlista”.

Till hemsidan har det börjat producerats texter, och snart är vi inne i en produktionsfas där det gäller att få ner alla bra tankar på ett enkelt och tillgängligt sätt för presumptiva deltagare att läsa och ta till sig. Visionstext och lite om lajvets bakgrund är i dag mer eller mindre färdiga.

Och till sist så är det ju bloggen!

Vi har några gästbloggare på ingång med rejäla och fantastiskt intressanta inlägg – en hel serie faktiskt! Först ut är Anna Westerling som skriver om olika sätt att få in pengar till sitt projekt. Det blir totalt tre delar om detta intressanta ämne, den första kommer dan före dan föredopparedan, den 22:a december. Så ni kommer ha tillgång till rejält med matnyttig läsning under julledigheten att läsa framför brasan, med en kopp glögg och lussekatt som tilltugg (hoppas vi, men i avsaknad av brasa, glögg och katt går annan mysig ställning också an). Glad advent på er.

Vid den här brasan planerar Anonym Bäver att fira jul. Med tossor och god bok. Och te och skinkmacka.

En bild och tusen ord.

Härom senast hade Trojkan en skypedejt med bävrar som inte vågade sig ut i spårtrafiken i stormvindarna och soffdejt för orangutangen och uttern som bor i samma stad. Vi har pratat om det ena och det andra, bland annat om estetisk vision.

Som bekant säger en bild mer än tusen ord, och alla vet vi att utskick på flera tusen ord läser ingen men bilderna på hemsidan kommer ni liksom inte undan. Därför planerar vi att ha en photo shoot, så vi kan bygga en särdeles snygg hemsida att släppa lagom till Prolog. Så idag har vi diskuterat vilka bilder vi behöver, vad de ska illustrera och vilken känsla de ska förmedla, samt allt det praktiska – fotografer, rekvisita, modeller och utrustning.

Estetisk vision. Vad är det, och måste man ha en sån?
En estetisk vision handlar om att få det estetiska uttrycket på lajvet – dvs hur det ser ut – att samverka med den känsla man vill förmedla med lajvet. Hur ser en realistisk men lite norensk parterapihelg ut? Ett episkt high-fantasylajv, hur vill vi att deltagarna ska gestalta det? Eller, som i vårt fall, en dystopisk men inte alltför avlägsen framtid präglad av fattigdom och ofrihet. Hur ser en sån – eller snarare känslan av en sån – ut? För att förmedla detta, både känslan och hur man vill att lajvet ska se ut, kan man försöka kommunicera sin estetiska vision redan innan lajvet.

Bild från photo-shooten till Understockholm. Föreställandes er allra käraste anonyma bäver, faktiskt.

Jaha, hur förmedlar man den?
Lämpligen med bilder, antingen foton eller tecknade illustrationer. För att förmedla en känsla behöver bilderna inte vara helt reportage-realistiska, som tagna direkt från lajvet som inte ens har hänt än, utan kan vara mer suggestiva och abstrakta. Vill du att deltagaren ska förstå hur utrustningen ska se ut är dock mer tydlighet av nöden. Beskrivningar kan också vara bra till det, till exempel att hobitar har varma jordfärger och vadlånga kläder på underkroppen.

Hemsidan är en utmärkt plats att ha sina bilder på. Vi planerar som sagt ett photo shoot, då vi tänker ta en uppsjö bilder, så vi kan illustrera både utskick och hemsida och annat man kommer på man vill ha. Kanske en affisch?

Vi vill varna för att använda sig av bilder och fotografier lånade från nätet, även om det är sådana som lagligen får användas. De flesta presumptiva deltagare märker direkt skillnaden, och projektet framstår genast som långt mer professionellt och seriöst om man undviker ett hopplock av andras skapelser och istället skapar egna, speciellt framtagna för arrangemanget.

Och en anonym bäver i annan setting, inför lajvkampanjen Nox Fera

Hur använder man den då?
Härom mötet smidde vi storartade planer för hur vi ville förmedla känslan av utbytbarhet och otrygghet genom att ha uniformsplagg som sitter ganska dåligt och har namnskyltar som är lätta att byta. Sen insåg vi att vi inte vill lägga mer än halva budgeten på kläder till just det här lajvet. Då gäller det att lista ut vad som är kärnan i den här tanken och hur vi tar med den in i ett mer budgetanpassad idé.

Och hur kopplar vi lokalen vi klurar på med bilden vi vill ge er av lajvet? Vår hemsidesansviarige arrangörsorangutang har lovat att utforska det. Ni, kära läsare, får ge er till tåls tills hemsidesläppet. Vi arrangörsdjur hoppas på att få soffdejta ihop alla tre en annan dag.